Assistant ou Assistante spécialisée - secrétariat du doctorat H/F

Sciences Po; Marlenheim; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique renommée recherche un Assistant ou Assistante spécialisée pour gérer le secrétariat du doctorat. Le candidat idéal aura un diplôme de Bac+2/3 minimum, d'excellentes qualités relationnelles, ainsi qu'une maîtrise de l'anglais (B2 minimum). Ce poste nécessite autonomie, sens de l'initiative et bonne organisation. Le travail se déroulera à Paris avec des responsabilités variées, notamment la gestion des admissions et l'amélioration des procédures académiques.

Qualifications

• Diplôme de l’enseignement supérieur (Bac+2/3 minimum) de préférence, avec une expérience réussie.
• Excellentes qualités relationnelles et sens de l’écoute.
• Excellente maîtrise de l'anglais (B2 minimum).

Responsabilités

• Gérer le secrétariat central du doctorat et suivre les procédures.
• Analyser et améliorer les procédures du doctorat et de la HDR.
• Maintenir la cohérence des pratiques disciplinaires.

Connaissances

Qualités relationnelles

Sens de la diplomatie

Autonomie

Qualités rédactionnelles

Maîtrise de l'anglais

Formation

Diplôme Bac+2/3 minimum

Outils

Outils informatiques

Description du poste

Assistant ou Assistante spécialisée - secrétariat du doctorat H/F

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant ou Assistante spécialisée - secrétariat du doctorat H/F

Type de contrat

Durée indéterminée

Présentation de l'entité

Créée en 1988, l'École de la Recherche (EDR) propose pour plus de 600 étudiants, des programmes de master et de doctorat dans les cinq disciplines enseignées à Sciences Po (droit, économie, histoire, science politique et sociologie). Les missions de l'École sont menées à bien en étroite collaboration avec les enseignants chercheurs, les centres de recherche, la Direction de la Formation et de la Recherche.

Description de la mission

Sous l’autorité de la direction exécutive de l’Ecole de la recherche, vous aurez la responsabilité de gérer le secrétariat central du doctorat et vous effectuerez les missions suivantes:

• Effectuer le suivi de la procédure d’admission en doctorat, deux fois par an, en lien avec la direction des Admissions:
  • Préparation des COMEX d’admission en lien avec la direction exécutive de l’Ecole et la direction des Admissions ;
  • Vérification du statut académique des directeurs de thèse ;
  • Enregistrement des admis dans la base de données Banner ;
  • Vérification des conventions de cotutelle, en collaboration avec les programmes doctoraux.
• Effectuer le suivi de la procédure d’admission en habilitation à diriger des recherches (HDR):
  • Prise de connaissance de l’ordre du jour du Conseil scientifique et des comptes-rendus ;
  • Enregistrement des admis dans la base de données Banner.
• Gérer la procédure de venue en soutenance pour le doctorat et la HDR, en collaboration avec l’ensemble des programmes doctoraux :
  • Recueil des validations, vérification des pièces, envoi des courriers et suivi ;
  • Convocations du jury, annonce des soutenances ;
  • Accueil du jury lors des soutenances, tenue des registres ;
  • Transmission des thèses et travaux à la bibliothèque ;
  • Veille juridique.
• Analyser et améliorer les procédures du doctorat et de la HDR :
  • Renforcement de l’efficacité et de la conformité des procédures existantes ;
  • Mise en place d’outils de gestion rapidement mobilisables permettant de piloter finement les différentes procédures existantes.
• Gérer l'animation des sujets liés au doctorat et à la HDR en lien avec les responsables administratifs et administratives des différentes disciplines (sociologie, science politique, économie, histoire, droit):
  • Diffusion des bonnes pratiques en instaurant une communication fluide avec les responsables administratifs et administratives ;
  • Maintien de la cohérence des pratiques disciplinaires.
  • Mise à jour du fichier central de signalement des thèses en préparation (STEP) ;
  • Veille juridique et suivi de l’évolution du cadre légal et des informations relatives au doctorat et à la HDR, et mise à jour des documents associés - site web, formulaires…) ;
  • Etablissement des listes académiques, à envoyer au Rectorat, et transmission des certificats de diplôme et des diplômes académiques ;
  • Etablissement d’attestations en lien avec le Pôle de la scolarité et le Service des archives, à partir de bases de données dédiées ;
  • Réponses aux demandes d’informations ;
  • Production de chiffres et indicateurs à la demande de la direction exécutive pour répondre aux besoins de pilotage des procédures mais aussi aux demandes internes et externes.

Le poste est ouvert en CDI, basé à Paris.

• Diplôme de l’enseignement supérieur (Bac+2/3 minimum) de préférence, avec une expérience réussie dans un domaine similaire
• Excellentes qualités relationnelles, capacité à s’exprimer à l’oral face à des interlocuteurs variés (interne/externe)
• Grand sens de la diplomatie et de la pédagogie
• Forte autonomie, sens de l’initiative et des responsabilités
• Qualité d’organisation du temps, du travail en équipe, et en mode collaboratif avec les autres services de l’Institution
• Excellentes qualités rédactionnelles et sens de l’écoute
• Connaissance du projet éducatif de Sciences Po et capacité à en rendre compte
• Excellente maîtrise de l'anglais (B2 minimum)
• Très bonne capacité à s’exprimer à l’oral et à l’écrit et excellente capacité de synthèse
• Capacité à représenter l’Institution
• Très bonne maîtrise des outils informatiques.

Entretiens prévus avec

• La direction de l'école de la recherche
• La direction des ressources humaines