Assistant Médico-Administratif (H/F) CSAPA Boris VIAN

Ghtpsy Npdc; Lille; Hybride; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

L’EPSM de l’agglomération lilloise recherche un Assistant médico-administratif pour soutenir le pôle CSAPA et les unités associées (Boris Vian, Vernon Sullivan et le centre TSO).

Vous participerez au parcours patient, saisirez et suivrez les rendez-vous, assurerez la tenue des dossiers et coordonnerez les échanges avec les professionnels et partenaires. Poste à temps plein, Lille.

Qualifications

• Adjoint administratif ou AMA; BAC SMS/ST2S ou diplôme équivalent.
• Expérience souhaitée au secrétariat médical.
• Qualités relationnelles, écoute et communication.
• Connaissance bureautique et outils informatiques.
• Numérisation de documents et gestion des données.

Responsabilités

• Gestion du parcours administratif des patients et de leurs proches.
• Saisie, mise à jour et archivage des dossiers patients.
• Accueil physique et téléphonique des patients et proches.
• Utilisation des logiciels CROSSWAY et PRO G DIS, formation interne.
• Relations avec les tiers et partenaires du CSAPA et du centre TSO.

Connaissances

Organisation

Discrétion professionnelle

Communication

Gestion de dossiers

Bureautique

Formation

BAC SMS, ST2S ou diplôme équivalent

Outils

REFERENCE

PRO G DIS

ENNOV

CROSSWAY

Bureautique (Word, Excel, PowerPoint)

Description du poste

Description du Contexte / Environnement du poste

L’Etablissement Public de Santé Mentale de l’agglomération lilloise prend en charge les personnes ayant des troubles psychiques au sein de la population des 540 000 habitants de Lille, Roubaix, Villeneuve d’Ascq et environs.

L’EPSMal gère 376 lits, 152 places et une soixantaine de structures réparties sur la métropole:

• Le site principal de Saint André regroupant l’hospitalisation complète des secteurs lillois, le pôle Accueil thérapeutique, intersectoriel, et d’orientation, le pôle médico-technique et les pôles support,


• Le site de Lucien Bonnafé à Roubaix regroupant l’hospitalisation complète des secteurs roubaisiens


• Et une antenne administrative et logistique spécifique et 2 Cliniques pour anxiodépressifs,


• 1 Clinique pour adolescents,


• 6 hôpitaux de jour (adultes et enfants),


• 26 Centres Médico-Psychologiques et centres d'accueil thérapeutique à temps partiel,


• Des appartements thérapeutiques


• Une Maison d’Accueil Spécialisée

1 500 professionnels y travaillent: 100 médecins et 1400 professionnels non médicaux (personnels soignants et socio-éducatifs, personnels administratifs et personnels techniques et logistiques).

Médecin Chef de Pôle : Madame le Docteur Véronique VOSGIEN

Médecins Psychiatres : Monsieur le Docteur Alexandre BONORD

Monsieur le Docteur Thomas FOUBERT

Madame le Docteur Tiphaine MARTINAGE

Médecins généralistes addictologues:

Madame le Docteur Camille BENCE

Madame le Docteur Bénédicte BLONDEL

Monsieur le Docteur Sébastien MOUVEAUX

Médecins attachés: Monsieur le Docteur Jean-Claude GUICHARD

Madame le Docteur Charline MICHEL

Madame le Docteur HAMMOU Yamina

Cadre supérieur de Santé : Madame Véronique FLEJSZAR

Cadres de Santé:Madame Emilie FIEVET

Le Pôle d’Addictologie est composé de:

• 1 clinique d’addictologie avec 2 unités: Lewis Caroll et la Croisée


• 1 Hôpital de jour


• 1 équipe de liaison


• 1 CSAPA (Centre de Soins, d’Accompagnement et de Prévention en Addictologie)
  
  
  • Le centre de consultations Boris Vian,
  
  
  • La CJC (Consultation jeunes Consommateurs) Vernon Sullivan
  
  
  • Le centre TSO (centre de délivrance des Traitements de Substitution aux Opiacés).
  
  

Le dispositif de soins s’articule autour du CSAPA, point de départ des prises en charge en addictologie. Il organise des actions de prévention et de réduction des risques, d’accueil et de soins ambulatoires.

Le CSAPA est en lien étroit avec la Clinique d’addictologie et ses deux unités d’hospitalisation de 10 lits et 11 lits ainsi que l’hôpital de jour d’addictologie et l’Equipe de Liaison et de Soins en Addictologie.

Missions générales

Gestionnaire d’informations médico-administratives au sein du pôle, l’Assistant(e) Médico-Administratif(ve) (AMA) participe au parcours des patients et de leurs proches, en lien avec les professionnels médicaux, soignants et administratifs.

Le gestionnaire recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement médico-administratif du service.

Il intervient principalement sur les différentes structures du CSAPA (Boris Vian, Vernon Sullivan et le centre TSO), avec possibilité d’intervenir sur la clinique en remplacement.

Il suit et gère les processus administratifs, ainsi que la prise des rendez-vous.

Prise en charge des patients

L’A.M.A. participe et contribue au parcours patient et de leurs proches en lien avec les professionnels soignants et médicaux de l’unité

• Accueil physique et téléphonique des patients et de leurs proches


• Orientation et renseignements d’ordre général

Gestion des dossiers en relation avec la Commission des Usagers

Gestion de l’information

L’A.M.A. participe à la gestion de l’information médico-administrative. Il ou elle collecte, enregistre, met à jour et partage l’information.

Il ou elle traite, organise et coordonne les informations médico-administratives, dans le respect du secret professionnel.

• Création du dossier patient en enregistrant les éléments nécessaires au parcours de soin.


• Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers


• Traitement des courriers dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)


• Vérification du codage des actes - Travail en lien avec le PMSI


• Gestion des données administratives au niveau de l’identité, en lien avec la Cellule d’Identito-Vigilance


• Réception, frappe, diffusion interne, externe des courriers et documents, prise de notes.


• Saisie, contrôle et mise en forme des principaux documents, rapports, bilan d’activité, courriers


• Reproduction de documents

Utilisation et gestion des deux logiciels patients du CSAPA «CROSSWAY» et «Pro G Dis» (une formation est proposée en interne à l’établissement)

Gestion matérielle

• Dépannage de 1er niveau des matériels de bureau


• Gestion des fournitures hôtelières et du matériel de bureau


• Gestion et suivis des demandes de travaux et logistique

Lien entre des tiers et le CSAPA

• Accueil physique et téléphonique (prestataires internes et externes à l’EPSM-AL, professionnels internes et externes au CSAPA)


• Relation avec les autres CSAPA, les CAARUD, les CTR et autres partenaires


• Relation avec le service de gastro-entérologie du GHICL


• Relation avec G&T 59/62, organisation, en lien avec eux, des intervisions

L’AMA s’inscrit dans une dynamique d’amélioration continue, autoévalue la qualité de son travail compte tenu des objectifs fixés lors de l’entretien d’évaluation avec le Médecin Cheffe de Pôle et le cadre supérieur de santé.

• Actualisation des connaissances


• Inscription dans la politique de formation du pôle


• Connaît et respecte les limites de son champ d’intervention

Connait les mises à jour des logiciels utiles à l’addictologie et les transmets à ses collègues

Caractéristiques particulières du poste

• Adjoint Administratif ou Assistant médico-administratif


• BAC SMS, ST2S ou diplôme équivalent.


• Expérience souhaitée en secrétariat médical.


• Vous possédez des qualités relationnelles, d’écoute et de communication


• Vous avez des capacités d’anticipation, l’esprit d’initiative et vous êtes pro-active


• Vous possédez le sens de l’organisation, des responsabilités et vous êtes méthodique


• Vous faites preuve de discrétion professionnelle

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

Lieu d’exercice

Vous travaillez principalement sur le CSAPA et le centre TSO avec possibilité d’intervenir sur la clinique d’addictologie

Conditions d’exercice

• Quotité de temps : poste à temps plein


• Amplitude de travail en journée du lundi au vendredi


• Horaires : 9h30 – 17h40 ou 7h50 – 16h00

Compétences attendues et souhaitées

• Expérience souhaitée


• Qualités relationnelles, disponibilité, accueil, écoute


• Connaissance de la bureautique


• Connaissance de l'environnement médical


• Capacités d’anticipation et esprit d’initiative


• Sens de l’organisation, des responsabilités – Méthodique


• Connaissance de la loi du 31 décembre 1970 relative aux soins en addictologie


• Connaissance de la Loi du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé


• Connaissance ou acquisition des connaissances concernant les outils informatiques, adaptation aux différents softwares (Word – Excel, Open Office, Power Point) ainsi que les logiciels spécifiques à l’établissement (REFERENCE, PRO G DIS, ENNOV, CROSSWAY, GAM, CHRONOS, BO). Numérisation de documents.


• Travail en équipe pluridisciplinaire

Direction des Ressources Humaines

Renseignements

Mme. Véronique FLEJSZAR

Cadre Supérieur de Santé

Dr Véronique VOSGIEN

Chef de pôle

La Direction des Ressources Humaines

Avant le mardi 16 octobre 2026

• De 2 unités d’hospitalisation «Lewis Carroll» de 11 lits et «La Croisée» de 10 lits (St-André)


• D’un CSAPA « Centre de soins, d'Accompagnement et de Prévention en Addictologie» situé à Lille avec 2 centres de consultations (Boris Vian et Vernon Sullivan pour jeune public) et 1 centre de délivrance de traitements de substitution aux opiacés


• D'un hôpital de jour intersectoriel de 10 places (St-André)


• D'une équipe mobile (EHLSA)

Les unités d'hospitalisation assurent la prise en charge de patients ayant une dépendance avec souvent une comorbidité psychiatrique. Ceux-ci viennent effectuer une cure de sevrage et/ou mettre en place un traitement de substitution. Le champ de compétence des unités d'hospitalisation en addictologie s'étend à l'ensemble des conduites addictives (alcool, tabac, substances illicites, médicaments, addictions sans produits).