Assistant Manager

Utaceram; France; On-site; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération brute annuelle versée sur 12 mois

Prime de transport

Congés payés et RTT

Accord de télétravail

Restaurant d’entreprise ou tickets restaurants

Mutuelle obligatoire avec de bons remboursements

Job summary

Une entreprise spécialisée dans la mobilité en France recherche un assistant administratif pour anticiper et préparer le travail de l'équipe, gérer des flux de vente et assurer un suivi financier. Le candidat devra avoir un Bac +2 minimum et une expérience dans un environnement technique ou industriel. Cette entreprise offre un cadre de travail inclusif et la possibilité de développer ses compétences.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans un environnement technique ou industriel.
• Capacité à organiser des réunions et rédiger des comptes rendus.
• Gestion des tâches administratives et logistiques.

Responsibilities

• Anticiper et préparer le travail du manager ou de l’équipe.
• Suivi financier et reporting.
• Organiser des déplacements professionnels et réunions.

Skills

Capacité à travailler en transversalité

Sens de l’initiative

Esprit collaboratif

Adaptabilité

Education

Bac +2 minimum (type BTS Assistant Manager, DUT GEA ou équivalent)

Job description

UTAC, groupe leader dans les domaines de la mobilité numérique et durable, des essais sur mesure, de l’homologation, la certification, le conseil et expertise règlementaire, l’ingénierie véhicule, la formation, le contrôle technique, la normalisation, les évènements corporate et festivals pour voitures anciennes et sportives.

Le Groupe fournit des services et des solutions d'essais aux acteurs des secteurs de la mobilité, des transports, des pneumatiques, de l’agriculture, de la pétrochimie et de la défense. UTAC est le seul centre d’essais officiel Euro NCAP en France et possède également une place unique en Europe grâce à ses laboratoires d’essais accrédités ISO 17025. Le Groupe dispose de centres d’essais et de laboratoires en France, au Royaume-Uni, en Finlande et au Maroc et aux USA ainsi que des filiales en Chine, en Corée du Sud, au Japon, en Italie et en Roumanie. UTAC emploie aujourd'hui environ 1300 personnes sur ses différents sites.

En tant que groupe, nous partageons une vision forte et claire, celle de fournir à nos clients des solutions et des systèmes sûrs et efficaces. Nous sommes fiers et confiants dans notre héritage, nos capacités et notre personnel, et nous pensons qu'en créant une culture où les individus sentent qu'ils peuvent faire la différence et aiment venir travailler, nous pouvons fournir le meilleur service possible à nos clients.

Nos valeurs fondamentales d'expertise, d'innovation et d'intégrité constituent un guide quotidien clair sur la manière dont nous travaillons ensemble en toute sécurité, en tant qu'équipe, en nous aidant mutuellement à réussir.

Description du poste

Anticiper et préparer le travail du manager ou de l’équipe

Suivi financier et reporting

Concevoir et suivre les tableaux de bord et KPI (financier, QSE, SQCDP)

Gestion des plans de prévention REN / STLA

Organiser des réunions, rédiger des comptes rendus

Rédaction de notes de service

Suivi des flux de vente, livraisons, facturations

Organiser les emplois du temps

Tenir à jour l’organigramme du service et le publier tous les mois

Gestion des flux et commandes :

Création des ARC à réception des dossiers (quotidien)

Suivi et mise à jour des dates de livraison (hebdomadaire)

Gestion des demandes d’achat dans SAGE

Relation client et organisation :

Gestion des appels et demandes clients

Accueil physique des clients et visiteurs sur site

Soutien logistique lors des visites ou événements internes

Gestion des livraisons (véhicules / pièces)

Transversalité :

Être l’interface entre les services internes et les interlocuteurs externes

Participe au soutien administratif et logistique de tous les services homologation selon les besoins.

Gérer les tâches administratives

Organiser des déplacements professionnels, voyages et réunions (réservations, convocations, logistique)

Répondre aux appels téléphoniques

Demande de travaux et entretiens (SIT)

Gérer les aspects logistiques (matériel de bureau, ...)

Gestion des fournitures magasin

Apporter un support sur le flux avant-vente pour les relances clients et préparation des devis type

Apporter un support aux chefs de Projet au sein de la division

Maintenir à jour les formes Qualité (rapport, fiches, formulaires)

Gestion des flux dossiers et qualité :

Mettre à jour les portails qualité et homologation

Rédaction de rapports techniques (PVS, PV 2 pages, rapports UK)

Vérification de l’envoi des dossiers aux autorités (CNRV..), contrôle «mur qualité»

Complétude et correction des documents qualité dans le portail homologation

Utiliser les outils numériques et IA pour automatiser les tâches répétitives

Recherche de documents d’archives (microfiches / sous anneau)

Gestion des flux et envois activité MICHELIN

Gestion des «Annule et remplace»

Gestion des «Arrêt de production»

Activités principales pour Homologation

Gestion des flux dossiers et qualité :

Mettre à jour les portails qualité et homologation

Rédaction de rapports techniques (PVS, PV 2 pages, rapports UK)

Vérification de l’envoi des dossiers aux autorités (CNRV..), contrôle «mur qualité»

Complétude et correction des documents qualité dans le portail homologation

Utiliser les outils numériques et IA pour automatiser les tâches répétitives

Recherche de documents d’archives (microfiches / sous anneau)

Gestion des flux et envois activité MICHELIN

Gestion des «Annule et remplace»

Gestion des «Arrêt de production»

Bac +2 minimum (type BTS Assistant Manager, DUT GEA ou équivalent)

Expérience souhaitée dans un environnement technique ou industriel

Capacité à travailler en transversalité avec plusieurs services

Sens de l’initiative, esprit collaboratif et adaptabilité

Informations supplémentaires

En nous rejoignant, vous intégrerez une entreprise à dimension internationale avec des activités diversifiées. Vous aurez l’opportunité de développer vos compétences ou d’appréhender de nouveaux métiers en fonction de votre sensibilité. UTAC prône l’égalité des chances et favorise l’équité pour tous.

UTAC est en constante évolution pour s’adapter à son marché et ses clients, nous comptons sur votre agilité pour contribuer à la réussite du groupe.

• Rémunération brute annuelle versée sur 12 mois
• Une prime de transport selon votre lieu d’habitation
• Congés payés, congés d’ancienneté et RTT
• Un accord de télétravail
• Restaurant d’entreprise ou tickets restaurants selon les sites de travail
• Une mutuelle obligatoire avec de bons niveaux de remboursements