Assistant (H/F) de direction RH

INSTITUT MUTUALISTE MONTSOURIS; Île-de-France; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé recherche un(e) assistant(e) de direction RH pour travailler aux côtés du directeur des ressources humaines. Vous serez chargé(e) d'accueillir les interlocuteurs, de gérer l'agenda, d'organiser des réunions, ainsi que de traiter divers documents administratifs. Ce poste exige d'excellentes compétences en communication et en organisation, et une expérience en assistanat est un atout. Ce rôle vous permet de contribuer à l'amélioration continue des processus internes au sein du service RH.

Qualifications

• Expérience en assistanat de direction ou administratif appréciée.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Compétences rédactionnelles solides.

Responsabilités

• Soutenir le directeur des ressources humaines dans ses tâches quotidiennes.
• Organiser et planifier les réunions et rendez-vous.
• Gérer la communication et la circulation de l'information.

Connaissances

Gestion de l'agenda

Accueil et orientation des interlocuteurs

Rédaction de documents

Gestion des appels téléphoniques

Planification et organisation

Description du poste

Véritable partenaire de confiance et collaborateur(rice) privilégié(e) du directeur des ressources humaines, l'assistant(e) de direction RH le soutient dans ses tâches quotidiennes.

Sans être exhaustives, ses missions principales sont les suivantes :

• Accueil et orientation des interlocuteurs,
• Réception et distribution du courrier du service,
• Réception, filtrage, traitement et suivi des appels téléphoniques, courriers et e-mails,
• Gestion et diffusion de l'information à partir des consignes du DRH,
• Gestion de l'agenda du DRH, prise de rendez-vous, priorisation des échéances, planification et organisation des entretiens et des réunions, préparation des dossiers pour ces entretiens et réunions (notamment pour les instances), accompagnement à l'anticipation des différentes échéances,
• Organisation, gestion et planification des activités du directeur des ressources humaines en lien avec les différentes parties prenantes internes à l'IMM et externes (Ministères, ARS, CNG, établissements hospitaliers partenaires, ...),
• Gestion et suivi des procédures de recrutement des médecins étrangers (vérification des dossiers, autorisation de travail, conventions...),
• Organisation des réunions et rendez-vous du directeur (reproduction de documents, réservation de salle, lien de visioconférence...),
• Préparation des dossiers de réunion, mise en forme et vérification des documents (invitations, convocations, ordre du jour, présentations PowerPoint ...),
• Assistanat à la préparation de dossiers, enquêtes, sollicitations diverses et suivis d'actions,
• Rédaction et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, attestations, contrats, procédures...
• Préparation et suivi des réunions du CSE et de sa CSSCT (organisation, convocation, ordre du jour, préparation des dossiers de réunion, transmission des éléments aux élus et accompagnement aux suivis d'actions ...),
• Classement et archivage des documents et dossiers traités,
• Coordination de la vie du service RH,
• Mise à jour et suivi du calendrier RH annuel, en lien avec les échéances institutionnelles et règlementaires,
• Participation à l'amélioration continue de l'organisation et des processus internes au service RH,
• Soutien et remplacement de sa collègue assistante administrative accueil ...