Assistant évènementiel (H/F)

Université Claude Bernard Lyon 1; Villeurbanne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université pluridisciplinaire recherche un gestionnaire d'événements pour aider à l'organisation administrative et logistique dans un contexte d'intensification des activités en 2026. Les responsabilités incluent la préparation logistique, le suivi administratif et l'accueil des participants. Des qualités d'organisation, de réactivité et la maîtrise de l'anglais sont requises. Ce poste offre également des avantages tels que des congés annuels, des jours de télétravail et un remboursement des frais de transport.

Prestations

Congés annuels de 48.5 jours

Télétravail possible

Remboursement des frais de transport

Accès à des activités sportives et artistiques

Restauration sur le campus

Qualifications

• Notions d'organisation au sein d'une administration de l'État.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.
• Maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral.

Responsabilités

• Préparation logistique des événements.
• Suivi administratif et budgétaire des événements.
• Accueil des participants et intervenants.

Connaissances

Organisation et hiérarchisation des tâches

Réactivité

Capacité à partager les informations

Outils

Logiciels de gestion

Outils bureautiques

Description du poste

À propos de nous

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.

Mission

La personne recrutée aura pour mission d'accompagner les deux cheffes de projets événementiels dans l’organisation administrative et logistique des événements dont elles ont la responsabilité pour faire face à une charge de travail élevée liée au nombre d’événements en 2026.

• Aide à la préparation logistique des événements : réservation des salles, demande de devis et suivi des demandes aux prestataires, gestion des commandes, réservation des hébergements et des transports pour les conférenciers.
• Assurer le suivi administratif et budgétaire de l’événement: contrôle des devis, demandes d’achat, bons de commande et factures ;
• Préparation du matériel nécessaire à la tenue de l’événement : signalétique, badges ;
• Participer à l’accueil des intervenants, des participants et des prestataires le jour J ;
• Recherche de nouveaux lieux et de nouveaux prestataires : assurer une veille dans le domaine .
• Toute autre tâche liée au bon déroulement des événements.

Une formation est prévue sur les différents logiciels propres à la cellule congrès (logiciel de gestion des congrès) et à l’UCBL (Notilus)

Conditions Particulières D'exercice

Déplacements ponctuels sur les événements ; Disponibilités élargies lors des périodes de préparation et de déroulement des événements.

Profil

Connaissances

• Organisation et fonctionnement d’une administration de l’État (notions) ;
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels de gestion courante ;
• Règles de gestion administrative et comptable de base ;
• Maîtrise de l’anglais à l'écrit et à l'oral.

Compétences Opérationnelles

• Organiser et hiérarchiser les tâches dans des délais contraints ;
• Réactivité ;
• Bonne capacité à partager les informations de suivi.

Qualités Personnelles

• Sens de l’organisation et de la rigueur ;
• Réactivité et adaptabilité ;
• Qualités relationnelles et sens du service ;
• Discrétion professionnelle.

Relations Fonctionnelles

• En interne : relations régulières avec les services supports : Pôle Gestion Financière, Pôle Voyages Affaires, entre autres.
• En externe : contacts avec les prestataires (traiteurs, salles, hôtels, etc.)

Poste à pouvoir

dès le 02/02/2026

Le poste est ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie B

Rémunération mensuelle brute

2173.73€

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, …
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l’université

Référence de l'offre : io8sdob7hi