Assistant

OECD; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation internationale recherche un soutien administratif à Paris pour organiser des réunions, gérer la correspondance et assister le personnel dans divers projets. Le candidat idéal doit avoir une formation en administration, une expérience en organisation d'événements, et maîtriser le français et l'anglais. Un contrat à durée déterminée de deux ans est proposé, avec un salaire démarrant à 3 809 EUR par mois plus allocations. Les candidatures sont ouvertes jusqu'au 02/02/2026.

Prestations

Mobilité interne

Développement des compétences

Modalités de travail flexibles

Qualifications

• Expérience pertinente en administration ou secrétariat, de préférence dans un contexte international.
• Expérience en organisation de réunions à grande échelle.
• Capacité d'adaptation rapide à de nouveaux outils informatiques.

Responsabilités

• Apporter un soutien administratif et organisationnel aux réunions.
• Organiser des missions officielles et préparer les documents nécessaires.
• Gérer les correspondances en français et en anglais.

Connaissances

Excellente connaissance et expérience de la suite MS Office

Aisance avec les applications informatiques

Capacité à travailler efficacement avec des équipes diverses

Maîtrise courante du français et anglais

Formation

Enseignement secondaire ou formation en gestion administrative

Outils

Concur

Zoom

Microsoft Teams

Description du poste

Responsabilités principales

Réunions et missions

Apporter un soutien administratif et organisationnel aux réunions plénières du GAFI (plus de 500 participants) à Paris et à l’étranger ainsi que par visioconférence notamment en inscrivant les participants dans la base de données de contacts de l’OCDE (EMS), en préparant des lettres d’invitation le cas échéant et en gérant la correspondance par courriel aux membres et observateurs du GAFI.

Organiser des réunions des ateliers et des conférences à Paris et à l’étranger ainsi que par visioconférence, y compris la réservation de salles et/ou de services, l’inscription des participants, la préparation des plans de table et/ou des listes de participants et assurer le soutien administratif et logistique pendant les réunions.

Assurer la liaison avec le(s) responsable(s) du programme concerné(s) afin de tenir à jour le calendrier des événements du Secrétariat, estimer les coûts associés et obtenir les autorisations préalables de dépenses conformément aux procédures du GAFI.

Organiser et préparer les missions officielles des membres du personnel et des invités du GAFI, y compris les réservations de voyage et d'hôtel, les demandes de visa, la préparation des ordres de mission et des notes de frais dans l’outil de gestion des missions Concur.

Conseiller le personnel du GAFI sur les questions relatives aux réunions et aux missions.

Documents et correspondance

Aider à la préparation des documents et rapports dans les deux langues officielles (anglais et français) conformément au Guide de style de l’OCDE. Cela inclut la mise en forme, la relecture et l’utilisation des logiciels standards de l’OCDE.

Rédiger la correspondance courante en anglais et en français. Répondre aux demandes d’information adressées aux boîtes électroniques de l’unité par les délégations du GAFI et le public.

Contribuer à la gestion des listes de diffusion pour toutes les délégations du GAFI et autres destinataires selon les besoins à l’aide du Système de gestion des événements.

Soutien administratif général

Apporter un soutien administratif aux membres du personnel du GAFI.

Préparer les lettres d’invitation, les contrats de services intellectuels et autres marchés publics, les factures pro forma et les ordres de paiement conformément aux règles et procédures de l’OCDE et du GAFI.

Gérer et mettre à jour la plateforme des Communautés et faciliter la communication et le partage d’informations entre le GAFI et ses parties prenantes.

Contribuer aux objectifs de l’équipe administrative notamment en collaborant à des projets ou initiatives visant à améliorer les processus administratifs et les méthodes de travail.

Apporter un soutien ponctuel aux autres membres du personnel de soutien du Secrétariat du GAFI.

Effectuer toute autre tâche connexe selon les besoins.

Apprentissage permanent et amélioration des processus

Se tenir informé(e) des engagements professionnels du GAFI, des dates importantes et des principales sources de financement, et soutenir l’équipe chargée de l’analyse des politiques pour la mise en œuvre du Programme de travail et Budget.

Prendre l’initiative de suggérer les améliorations pouvant être apportées aux processus administratifs, à l’organisation opérationnelle et aux méthodes de travail.

Adopter une démarche ouverte à l’apprentissage permanent face à l’évolution des systèmes et procédures internes et des outils informatiques utilisés.

Se tenir informé(e) des règles financières et/ou de gestion des ressources humaines relatives aux tâches confiées.

Compétences demandées

Profil du candidat idéal

• Formation : enseignement secondaires. Une formation en gestion administrative ou en secrétariat ou des études dans ce domaine.
• Expérience professionnelle : expérience pertinente en administration et/ou secrétariat, de préférence dans un contexte international; expérience en organisation de réunions à grande échelle, en gestion de voyages d’affaires et en mise en forme de documents.
• Outils : excellente connaissance et expérience de l’utilisation de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et capacité à apprendre rapidement à utiliser les logiciels standards utilisés dans l’organisation, par exemple Concur, Missions Event Management System, Conference Reservation Management System, SRP, SRM procurement et Invitations. Une expérience préalable dans la gestion de conférences et d’événements à distance (en particulier dans ZOOM et MS Teams) serait un atout. Aisance avec les applications informatiques et capacité à apprendre de nouveaux outils informatiques. Capacité à travailler efficacement avec des équipes diverses et bonnes compétences organisationnelles.
• Langues : maîtrise courante d’une des deux langues officielles de l’OCDE (français et anglais) et connaissance de l’autre langue que les candidat(e)s retenu(e)s s’engagent à porter à un niveau opérationnel. Pour certains postes, la connaissance d’autres langues serait un atout.

Compétences clés

• Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE.

Informations supplémentaires

Durée du contrat

• Contrat à durée déterminée de deux ans renouvelable jusqu’à un maximum de 36 mois.

Date de clôture

• Les candidatures doivent nous parvenir au plus tard le 02/02/2026 à 23h59 (heure de Paris).

Processus de sélection

• Pour les personnes retenues à l’issue d’une présélection, le processus de sélection pourra comporter un entretien sous forme d’enregistrement vidéo, une évaluation des compétences professionnelles et un entretien avec un jury.
• Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur si ses qualifications et son expérience professionnelle y correspondent.
• La présente offre d’emploi pourrait servir à la constitution d’un vivier de candidates jugées aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre d’un engagement à durée indéterminée ou déterminée.

Conditions contractuelles et avantages

• En fonction du niveau de l’expérience, le salaire mensuel commence à 3 809 EUR plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle exonérés d’impôt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour consulter les Statut Règlement et Instructions applicables aux agents de l’Organisation. Veuillez noter que toute personne nommée agente à compter du 1er juillet 2025 sera engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE.
• Notre éthique professionnelle et notre environnement international sont particulièrement appréciés par nos agents. La mobilité interne et les possibilités offertes de développement des compétences, des modalités de travail flexibles et des activités sociales font partie des autres avantages que nous offrons.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que nous proposons et pourquoi l’OCDE est un excellent lieu de travail.
• Cliquez ici pour parcourir notre Guide de Gestion des Talents et en savoir plus sur tous les aspects humains liés à l’environnement de travail de l’OCDE ainsi que sur les nombreuses autres politiques soutenant le personnel dans sa vie quotidienne.

Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage les candidatures qualifiées qui sont ressortissants des pays membres de l’OCDE et des pays membres du GAFI indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de handicap.

l’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.

Remote Work: No

Employment Type: Full-time