Assistant(e) (H/F)

AGENCE DE LA BIOMEDECINE; Saint-Denis; Hybride; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence publique de santé à Saint-Denis recherche un(e) assistant(e) à temps plein. Le poste implique des responsabilités en gestion de secrétariat et organisation de réunions. Les candidats doivent avoir un BTS de secrétariat ou équivalent, et 3 à 5 ans d'expérience. La maîtrise des outils informatiques et des compétences en rédaction sont essentielles. Ce CDI offre la possibilité de télétravail et une rémunération fixée par la fonction publique.

Prestations

Télétravail possible

Restauration

Ordinateur portable

Qualifications

• Expérience de 3 à 5 ans dans un emploi de secrétariat.
• Compétences en gestion d'agendas et organisation de réunions.
• Capacité à maîtriser les outils et logiciels nécessaires.

Responsabilités

• Gestion du secrétariat pour différents pôles et professionnels.
• Organisation des déplacements des médecins et gestion des réunions.
• Gestion des bons de commande et des avis d'autorisation.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques

Compétences rédactionnelles

Qualités relationnelles

Autonomie

Langues étrangères (anglais)

Formation

BTS de secrétariat ou diplôme souhaité en secrétariat médical

Bac+2 ou équivalent

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

SAP

Description du poste

Missions principales

En interaction avec l'autre assistant(e), la personne recrutée aura un rôle d'assistanat auprès du pôle stratégie prélèvement greffe, du pôle national de répartition des greffons et du pôle évaluation-biostatistique.

Pour garantir les travaux classiques inhérents à un secrétariat, participer à l'organisation et la tenue de réunions, ainsi qu'à la gestion du don croisé.

• Prise en charge du secrétariat :
  • Gestion des agendas et plannings partagés des différents médecins et responsables de pôles.
  • Organisation des déplacements des différents médecins via l'outil DOMINO (réservation de titres de transport, remboursement de frais de missions).
  • Rédaction, suivi et archivage de courriers (demandes de patients, nouvelles, boîte contact).
  • Accueil téléphonique : prise de rendez‑vous et gestion des messages.
  • Transmission, suivi et archivage documentaire.
• Organisation et gestion des réunions internes et externes (scientifiques, groupes de travail) :
  • Gestion de l'organisation logistique des réunions (réservation de salles via DCLIC, programmation et connexion de la visioconférence via Zoom, accueil des participants).
  • Convocation des participants et réservation des titres de transport des participants externes.
  • Réalisation et transmission des ordres du jour.
  • Organisation de réunions préparatoires internes en amont de groupes de travail ou réunions externes.
  • Prise de notes et rédaction des comptes rendus des groupes de travail, diffusion et archivage des comptes rendus.
• Gestion des bons de commande via le logiciel SAP pour :
  • Les inscriptions aux congrès pour le personnel de la DPGOT.
  • Les demandes d'interprétariats pour les Comités Donneurs Vivants.
  • Les demandes de facturation de transports de greffons.
  • Les demandes de posters ou relectures d'articles.
• Gestion des demandes d'avis d'autorisation d'activité en liaison avec les médecins, les services régionaux, le service juridique et le pôle recherche, Europe, international et veille de la DGMS.
• Organisation du renouvellement des collèges d'experts rénaux, pancréatiques, cardio‑pulmonaires et hépatique.
• Prise en charge du secrétariat pour les dons croisés.
• Participation à la continuité des services de la DPGOT (palier aux urgences en cas d’absence de la secrétaire du directeur).

Relations fonctionnelles

• En interne : l'ensemble des services de l'Agence – interface active entre les différents services et pôles de la DPGOT.
• En externe : l'ensemble des professionnels impliqués dans l'activité de prélèvement et de greffe d'organes et de tissus.

Spécificités et contraintes du poste

• Confidentialité et devoir de réserve.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Diplôme souhaité : préfèré secrétariat médical ou BTS de secrétariat.
• Expérience souhaitée : 3 à 5 ans dans un emploi de secrétariat.
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, intranet et internet).
• Connaissance des applications/logiciels : Cristal, SESAME, Infoservice, AGAAR, SAP.
• Qualités relationnelles avérées : contact avec des interlocuteurs de statuts/fonctions variés.
• Compétences rédactionnelles : lettres, notes, comptes rendus.
• Autonomie, initiative, aptitude à rendre compte.
• Capacités d'adaptation, disponibilité, polyvalence.
• Langues étrangères : anglais souhaité.

Type de contrat

CDI – Contrat de travail. Durée du travail : 38h30/semaine. Travail en journée.

Conditions de travail

• Possibilité de télétravail.
• Restauration.
• Ordinateur portable.
• Rémunération fixée par décret statutaire de la fonction publique.

Profil souhaité

• Qualification : Employé qualifié.
• Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale.

Expérience

• 3 ans – cette expérience est indispensable.
• Bac+2 ou équivalent – cette formation est indispensable.

Information complémentaires

• Employeur : 250 à 499 salariés.

À propos de l’Agence

L’Agence de la biomédecine est une agence publique nationale créée par la loi de bioéthique de 2004.

Elle exerce ses missions dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et de la génétique humaines.