Assistant(e) en gestion et en communication interne (h / f)

Université Paris Cité; Lille; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de recherche en France recherche un/e assistant/e de communication interne pour produire et structurer des éléments de communication. Vous assisterez le directeur général délégué et organiserez les séminaires. Le poste requiert des compétences en outils de communication, la maîtrise du Pack Office, et un niveau de diplôme Bac+3. Ce rôle est essentiel pour améliorer la circulation de l'information au sein de l'organisation.

Qualifications

• Bac+3 ou équivalent en communication ou administration.
• Expérience préalable en gestion administrative ou communication.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.

Responsabilités

• Produire des éléments de communication interne.
• Assister le directeur général délégué dans ses missions.
• Organiser la logistique des séminaires.

Connaissances

Outils et technologies de communication et de multimédia

Techniques de communication

Maîtrise de l'ensemble du Pack Office

Esprit d'équipe

Capacité d'expression écrite et orale

Formation

Niveau II - Bac+3 Licence, Licence professionnelle

Outils

Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Description du poste

REJOINDRE UNIVERSITE PARIS CITE

Ancrée au cœur de la capitale, l’Université Paris Cité est une université de recherche intensive, omni disciplinaire, labélisée IdEx, avec une forte dimension professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour la société, l’Université Paris Cité a fait de la « santé planétaire » sa signature : « des êtres humains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonne santé ».

Lauréate de nombreux appels à projet d’investissements d’avenir (PIA), l’Université Paris Cité s’appuie sur les compétences et l’engagement de l’ensemble de ses communautés académiques, administratives et techniques, et sur le dynamisme de sa communauté étudiante, pour développer des projets de recherche et de formation à forte valeur ajoutée, et former les citoyennes et les citoyens de demain, dans un monde en transition.

L’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés & Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, et intègre un établissement composante, l’Institut de physique du globe de Paris (IPGP), et un organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur. Elle compte plus de 63 000 étudiants, 4 773 enseignants et enseignants-chercheurs ainsi que 2 767 personnels administratifs et techniques.

Forte de la grande diversité et de l’excellence de ses domaines disciplinaires alliant les sciences formelles, naturelles et expérimentales, les sciences humaines et sociales, et la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur essentiel de son identité et de sa signature « santé planétaire ».

Dans une démarche d’amélioration continue au service de son projet d’établissement, l’Université Paris Cité se dote de schémas directeurs et de plans d’action pour asseoir sa responsabilité sociétale et environnementale, et notamment s’engager pour les égalités et lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante.

Rejoindre l’Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes : celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle, de l’innovation, du dialogue, de l’ouverture aux autres et au monde.

RESUME DU POSTE

Au sein de l’assistance de direction rattachée au directeur général délégué en charge des ressources humaines et des organisations, l’assistant / l’assistante de communication interne a deux grandes missions :

• Produire et aider à structurer tous les éléments de communication interne qui ont trait à la DGDRHO.
• Assister, sous l’autorité de l’assistante de direction, le directeur général délégué des ressources humaines et des organisations et son adjoint dans leurs missions de coordination d’actions de gestion collective ayant trait aux agents de la DGDRHO

PRESENTATION DE LA DIRECTION / STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Sous l’autorité de la direction générale des services de l’université, la direction générale déléguée en charge des Ressources Humaines et des Organisations propose et met en œuvre la politique des ressources humaines de l’établissement. La DGD RHO a pour vocation à accompagner le changement, avec pour préoccupation majeure de mettre en cohérence la stratégie de l’établissement, les parcours professionnels des agents et l’amélioration du bien-être au travail pour tous.

Elle est constituée de quatre directions déléguées (développement RH, Pilotage RH, qualité de vie au travail et accompagnement social, gestion individuelle et collective) et est composée à ce jour d’environ 170 collaborateurs.

L’assistance de direction est composée de quatre agents : deux assistantes de direction, un juriste RH et un assistant chargé de communication interne.

DESCRIPTIF DES ACTIVITES

Au sein de la DGDRHO, en lien avec les assistantes de Direction, vous aurez en charge des missions suivantes ayant pour objectif commun de faciliter les échanges d’informations, tant d’un point de vue externe (aspect communication) que sur un aspect interne (gestion administrative coordonnée d’une structure de 170 agents) :

D’une part, sur les aspects de communication :

• Elaborer, organiser et mettre en œuvre des supports de communication papier et électronique en lien avec les services producteurs de contenu de la DGD RHO, dans le respect de la charte graphique et des gabarits fournis par la DGDCOM.
• En tant que référent numérique de la DGD RHO, accompagner les services de la DGD RHO dans leur communication interne à leurs usagers via l’intranet.
• Assurer l'organisation matérielle et logistique des séminaires de la DGD RHO (2 par an)
• Assurer la centralisation d’information internes liées aux agents de la DGD RHO à la DGD RHO, pour une diffusion adaptée pour chaque service en fonction de ses droits et de ses habilitations.
• Assurer la bonne diffusion d’informations à caractère collective au bon niveau, notamment pour ce qui concerne des questions liées aux avancements individuels des agents de la DGD RHO.
• Effectuer la diffusion de documents de communication en interne à la DGD RHO.
• Echanger des pratiques et des informations dans le cadre des réseaux de communication internes à la DGD RHO.
• Centraliser les informations relatives aux RHO et les remonter aux chargés de communication interne de la DGDCOM, qui relaient aux personnels de l’université.

D’autre part, sur les aspects de gestion interne liés à une meilleure circulation de l’information au sein de la DGDRHO :

• Assurer le circuit des parapheurs entre les différents services intersites en lien avec la Direction Générale des Services
• Assurer le suivi des dossiers tel que les campagnes de gestion collective concernant les personnels de la DGDRHO (avancement Liste d’aptitude / Tableau d’avancement des agents titulaires, Télétravail, suivi des Compte épargne temps pour les agents de la DGD RHO), en lien avec le département de gestion collective de la DGD RHO.
• Suivre et mettre à jour les délégations de signature, en lien avec la DGDAJ
• Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers et convocations pour le compte du directeur de la DGDRHO
• Intégrer les nouvelles arrivées (préparation du poste de travail, accueil, information) en lien avec la DSIN
• Aider au fonctionnement matériel et organisationnel de la direction : réservation de salles et de matériel, commande de fournitures, logistique
• Mettre à jour les listes de diffusion encadrants et personnels de la direction et les différents alias liés à la communication de la DGD RHO
• Suivre dans les logiciels les demandes de congés de l’ensemble des agents de la DGD RHO
• Aider au suivi des factures France Travail pour transmission aux services de l’agence comptable et pilotage

Encadrement : non

Conditions particulières d'exercice

Activité soutenue tout au long de l’année.

PROFIL RECHERCHE

Connaissances :

• Outils et technologies de communication et de multimédia –
• Techniques de communication
• Technique de présentation écrite et orale
• Techniques de gestion administrative
• Maîtrise de l'ensemble du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférences…)
• Environnement de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

• Analyser les problèmes opérationnels, techniques et humains et identifier des résolutions possibles
• Traiter de l'information
• Savoir planifier et respecter des délais
• Avoir l’esprit d'équipe, adaptabilité
• Capacité d'expression écrite et orale
• Concevoir un tableau de bord

Savoir être – Compétences comportementales :

• Savoir s’organiser
• Savoir travailler dans l’urgence et respecter les délais
• Être rigoureux / rigoureuse, réactif / réactive et autonome
• Disposer de facultés d'adaptation, d'écoute, d'analyse et de synthèse
• Avoir une bonne aisance relationnelle
• Garantir la confidentialité des informations et des données
• Avoir le sens de l’écoute, de la diplomatie
• Savoir rendre compte et être force de proposition
• Avoir le sens des responsabilités

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :

Niveau II - Bac+3 Licence, Licence professionnelle