Assistant-e en gestion administrative H/F

CNRS; Saint-Aubin; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une unité de recherche scientifique en Île-de-France recherche un(e) Assistant(e) en gestion administrative. Le candidat idéal maîtrisera l'organisation et la communication, gérera l'agenda et les relations internes et externes, et soutiendra les ressources humaines. Les compétences incluent une bonne maîtrise des outils bureautiques, du droit public et une autonomie affirmée. Si vous êtes rigoureux(se) et réactif(ve), ce poste est fait pour vous.

Qualifications

• Compétences en organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur.
• Maîtrise des méthodes de classement et archivage.
• Connaissances en droit public.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative de l'équipe de direction.
• Coordonner la gestion des ressources humaines.
• Gérer les appels, mails et l'agenda du directeur.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion des ressources humaines

Rigueur

Autonomie

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Date Limite Candidature : jeudi 15 janvier 2026 17:00:00 heure de Paris

Informations générales

• Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public
• Intitulé de l'offre : Assistant-e en gestion administrative H/F
• Référence : UAR839-MOBINT-P59004
• Lieu de travail : PARIS CEDEX 05
• Institut : INSMI - Institut national des sciences mathématiques et de leurs interactions
• Date de publication : mercredi 3 décembre 2025
• Session : Campagne Hiver 2026
• Groupe de Fonction : AIG2
• BAP : J - Gestion et Pilotage
• Emploi type : Assistante ou assistant en gestion administrative

Missions

Assurer et optimiser la gestion administrative de l'activité de l'équipe de direction ; coordonner la gestion des ressources humaines avec les tutelles ; assurer le secrétariat et être le point de contact pour la gestion de toutes les relations externes de l'entreprise et internes avec les agents de l'IHP.

Activités

• Gérer les appels, les mails, l'agenda du directeur
• Organiser des événements, réunions et les déplacements de la direction
• Suivre les dossiers et assurer le bon traitement des urgences
• Instruire les demandes et assurer le relais avec les partenaires extérieurs
• Archiver les dossiers traités tant physiquement que numériquement selon les règles de l'art
• Rédiger des mails, des courriers ou des comptes-rendus de réunions et les diffuser
• Participer à la communication interne et externe
• Réaliser des tableaux de bords de suivi
• Coordonner la logistique des recrutements et des formations
• Suivre administrativement la gestion des personnels (organigramme, congés, calendrier des entretiens annuels)
• Gérer les accès aux outils de l'IHP (déclaration dans les annuaires, RESEDA, gestion des listes de diffusion, gestion des droits d'accès etc.)

Compétences

Savoirs/connaissances

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
• Techniques de communication
• Méthodes de classement, numérisation et archivage
• Expertise des outils bureautiques
• Techniques de management
• Gestion des groupes et des conflits
• Notions de droit public et droit des contrats
• Environnement et réseaux professionnels
• Méthodologie de conduite de projet
• Techniques d'élaboration de documents
• Connaissances budgétaires générales
• Notions de finances publiques
• Connaissance générale des ressources humaines
• Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire

• Réaliser des synthèses
• Rechercher et fiabiliser l'information
• Rédiger des rapports ou des documents
• Créer les conditions favorables à un entretien
• Conduire des entretiens
• Déléguer et évaluer
• Encadrer / Animer une équipe
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Élaborer des éléments de langage
• Concevoir des tableaux de bord

Savoir-être

• Fiabilité
• Rigueur
• Sens accru de l’accueil et du relationnel
• Réactivité
• Autonomie

Contexte de travail

Fondé en 1928 et situé au 11 rue Pierre et Marie Curie 75005 Paris, l'Institut Henri Poincaré est une unité d’appui et de recherche CNRS – Sorbonne Université, dédiée aux mathématiques et à la physique théorique. Structure d’accueil ayant pour missions de favoriser les échanges scientifiques au niveau international et les interactions entre disciplines scientifiques, de conserver et développer des collections documentaires et patrimoniales, et de contribuer à la diffusion des connaissances scientifiques et aux interactions avec la société, l'IHP met à disposition les ressources appropriées, conçoit et met en œuvre des activités à l'interface entre sciences, culture et société. L'IHP est organisé en trois départements : Bibliothèque, Centre Émile Borel, Maison Poincaré, et trois pôles supports : Accueil et logistique, finances, multimédia.

La direction supervise l'ensemble des services de l'IHP et est composée d'un Directeur, d'une Directrice Adjointe, d'une Secrétaire Générale et d'un(e) assistant(e) de direction.