Assistant-e en gestion administrative H/F

CNRS; Aubervilliers; Hybride; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un institut de recherche public recherche un(e) assistant(e) en gestion administrative à Aubervilliers. Le candidat sera responsable de la gestion financière et administrative, en assurant le traitement des dépenses et le suivi des crédits. Les connaissances en réglementation de la recherche publique, ainsi que la maîtrise de certains outils de gestion, sont essentielles. Ce poste offre un environnement de travail collaboratif avec la possibilité de télétravail.

Prestations

Accès à la restauration collective

Bureau individuel

Possibilité de télétravail

Qualifications

• Connaissance de la réglementation dans le domaine de la gestion financière.
• Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome.
• Expérience dans la gestion administrative ou financière.

Responsabilités

• Gestion des crédits CNRS et IRD.
• Suivi des dépenses et traitements dans les outils de gestion.
• Soutien logistique pour colloques et séminaires.

Connaissances

Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur

Maîtrise des outils de gestion (Geslab, Etamine, Notilus)

Rigueur

Autonomie

Bonnes compétences en communication

Formation

Diplôme en gestion ou domaine similaire

Outils

Geslab

Etamine

Notilus

Description du poste

Date Limite Candidature : jeudi 15 janvier 2026 17:00:00 heure de Paris

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public

Intitulé de l'offre : Assistant‑e en gestion administrative H/F

Référence : UMR8171-MOBINT-P54006

Lieu de travail : AUBERVILLIERS

Institut : INSHS - Institut des sciences humaines et sociales

Date de publication : mercredi 3 décembre 2025

Session : Campagne Hiver 2026

Groupe de Fonction : AIG2

BAP : J - Gestion et Pilotage

Emploi type : Assistante ou assistant en gestion administrative

Missions

Le ou l'assistant‑e en gestion financière et administrative assurera une partie de la gestion financière et administrative de l'IMAF sur le campus Condorcet.

Placé‑e sous l'autorité hiérarchique de la directrice d'unité et travaillant en collaboration avec la secrétaire générale, il ou elle aura plus particulièrement en charge la gestion des crédits CNRS et IRD.

Activités

• Procéder au traitement de la dépense dans les outils de gestion des tutelles CNRS et IRD (commandes, missions en France et à l'étranger).
• Apporter un soutien logistique à l'organisation de colloques, de séminaires : gestion financière, relations fournisseurs, mission des invités.
• Assurer le suivi des crédits budgétaires affectés aux contrats, conventions de recherche.
• Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion et prévues par les contrats.
• Établir des états, bilans et tableaux de bord nécessaires au suivi des contrats.
• Préparer les justifications financières des contrats (ANR, Europe, fondations).
• Répondre aux demandes et enquêtes des tutelles.
• S'informer et suivre l'évolution des règles, directives et procédures des tutelles dans le domaine financier et des achats et les mettre en œuvre.
• Traiter les litiges fournisseurs, prévenir le contentieux.

Compétences

Connaissances :

• Connaissance de l'organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique.
• Connaissance générale de la réglementation et des procédures applicables dans le domaine de la gestion financière et des achats.
• Connaissance des règles et techniques de la gestion financière et comptable publique.

Savoir‑faire :

• Maîtriser les outils Geslab, Etamine et Notilus et savoir s'adapter facilement à des applications spécifiques.
• Savoir renseigner des tableaux de bord.
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Savoir alerter sa hiérarchie et rendre compte de l'avancement des dossiers gérés.
• Respecter la confidentialité des données et des informations.

Savoir‑être :

• Rigueur et sens de l'organisation.
• Autonomie et esprit d'initiative.
• Capacité à travailler en équipe.
• Bonne communication écrite et orale.

Contexte de travail

L'Institut des Mondes Africains (IMAF, UMR 8171) est une unité multi-sites (Aix en Provence/MMSH, Aubervilliers/Campus Condorcet), et multi‑tutelles (CNRS, IRD, EHESS, EPHE, Université Paris 1 Panthéon‑Sorbonne, Aix‑Marseille Université). Son effectif est de 201 personnes, dont 93 chercheurs/enseignants‑chercheurs, 14 ITA et 94 doctorants. Le budget est de 2,6 millions d'euros dont 265 k€ de crédits récurrents.

L'unité a 11 contrats en gestion CNRS, dont 2 ANR et 4 contrats européens (3 ERC, 1 marché d'études). Les crédits de l'EHESS, de l'EPHE, de Paris 1 et de l'AMU sont en mandat de gestion CNRS. Les crédits récurrents IRD sont gérés à l'IRD, y compris 2 contrats ANR.

• Sur le site d'Aubervilliers, de deux personnels de scolarité (dont 1 à 50 %) pour notamment la gestion des doctorants, et de trois gestionnaires financiers basés sur le site d'Aubervilliers pour les crédits CNRS, crédits IRD et contrats.
• Sur le site d'Aix‑en‑Provence, de deux gestionnaires (dont 1 à 50 %) pour les crédits CNRS et missions à l'étranger hors contrats.

La personne recrutée travaillera au sein de l'équipe administrative de l'IMAF sur des crédits CNRS et IRD et bénéficiera d'un bureau individuel.

Un accompagnement par la formation sur les outils de gestion (IRD, CNRS) pourra être proposé.

La personne recrutée aura accès à la restauration collective, restaurant SODEXO et la cafétéria de l'INED. Le quartier dispose de boulangeries, restaurants et commerces. L'IMAF dispose d'une salle de convivialité avec une cuisine équipée.

Ce poste offre la possibilité de télétravailler dans le respect de la réglementation en vigueur au CNRS.