Assistant.e du Directeur Général et des chargées de mission (H/F)

PSL Université Paris; Paris; Sur place; EUR 24 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

L'ESPCI Paris recherche un(e) assistant(e) pour soutenir le Directeur Général. Ce poste comprend des missions variées de gestion administrative et d'appui aux chargé.e.s de mission dans un cadre prestigieux et innovant. Le candidat idéal doit avoir une forte maîtrise des techniques de secrétariat et une bonne connaissance des rouages administratifs. Une disponibilité pour gérer plusieurs tâches est essentielle.

Qualifications

• Bonne connaissance des rouages administratifs de l’école.
• Aisance dans le classement et l'organisation.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité.

Responsabilités

• Gestion des missions administratives et du secrétariat du Directeur Général.
• Appui logistique et administratif aux chargé.e.s de mission.
• Organisation des événements institutionnels.

Connaissances

Maîtrise de l'orthographe/grammaire

Aisance dans l’utilisation des techniques de secrétariat

Excellente expression orale et écrite

Outils

Outils bureautiques

Logiciels de messagerie

Description du poste

Assistant.e du Directeur Général et des chargées de mission (H/F) (F/H)

Notre établissement fait partie de l'Université PSL.Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est à la fois une Grande École d’ingénieurs et un institut de recherche (17 laboratoires) de réputation internationale jouissant d’une forte culture d’excellence scientifique (6 Prix Nobel).

L’enseignement et la recherche se situent à la croisée du savoir et du savoir-faire en physique, chimie et biologie.

Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d'excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche.

Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 9 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l'enseignement

Activités principales

Les missions de l’assistant.e s’articule autour de 2 axes principaux:

1/ Assistant.e du Directeur Généralet gestion administrative

• Travaux de secrétariat courants (rédaction de comptes rendus, frappe et mise en forme de courriers, de notes…)
• Gestion de l’agenda informatique : planification des rendez-vous et des réunions
• Gestion du courrier et diffusion au sein des services et des laboratoires
• Traitement des documents à faire signer par le Directeur Général dans le parapheur électronique
• Réception et orientation des appels téléphoniques
• Tri des mails du Directeur Général
• Gestion administrative courante (bons de commande, suivi de la facturation et du budget, carte achat, ordre de mission, …)
• Réception, traitement et diffusion des informations
• Tri, classement, scan et archivage des documents de la Direction Générale dans un logiciel de partage informatique
• Préparation des dossiers en vue des rendez-vous et des réunions
• Contribution à l’organisation des événements institutionnels (gestion des invitations, mise sous pli)
• Exécution et suivi des procédures et des décisions administratives (suivi des ordres de mission et des conventions de partenariat en assurant le lien avec le Secrétariat général)
• Commande de fournitures

2/ Appui aux chargé.e.s de mission

Dans le cadre de la mise en œuvre de son plan stratégie «PC 2025», l’ESPCI a défini des priorités qui se déclinent en actions à mettre en œuvre. Le suivi d’une partie de ces actions a été confié à des chargé.e.s de missions, chercheurs et enseignants-chercheurs de l’École: une chargée de mission «Égalité femme – homme», une chargée de mission «Vie étudiante», une chargée de mission «Développement durable» et un directeur de la «Maison de l’expérimentation».

L’assistant.e du DG fournira ainsi un appui logistique et administratif aux chargé.e.s de mission dans la mise en œuvre de leurs projets:

• Point d’entrée des chargé.e.s de mission auprès des services du secrétariat général
• Gestion administrative courante (bons de commande, suivi de la facturation, ordre de mission, …)
• Suivi financier des comptes financiers des chargé.e.s de mission
• Aide à l’organisation de réunions (réservation de salle, création de sessions Zoom, …)
• Réalisations de tâches diverses confiées par les chargé.e.s de mission en accord avec le Directeur Général (aide à la réponse à des appels à projet, suivi des bourses Joliot, …

Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Le poste est rattaché au Directeur Général. Le/la titulaire du poste est placé.e sous la responsabilité directe du Directeur Général.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

• Bonne connaissance des rouages administratifs de l’école et du fonctionnement de ses instances
• Maîtrise de l’orthographe/ grammaire
• Bonne culture générale

Savoir-faire opérationnel

• Aisance dans l’utilisation des techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée)
• Bonne méthode de classement

Compétences numériques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, des logiciels de messagerie sous Windows et Mac et utilisation courante d’internet

Compétences linguistiques

• Bonne maîtrise de l'anglais

Savoir-être

• Discrétion, devoir de réserve, confidentialité
• Savoir gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité (téléphone, visites, courriers) et faire preuve de polyvalence
• Savoir évaluer les priorités et l’importance des messages
• Respect des délais et des plannings
• Rapidité d’exécution et rigueur dans la finition
• Capacité à faire preuve de réactivité face aux situations imprévues
• Capacité d’adaptation
• Capacité d'analyse
• Sens de l'initiative
• Organisation et méthode
• Excellente expression orale et écrite
• Diplomatie, courtoisie
• Sens du travail en équipe
• Aisance relationnelle et bonne compréhension des situations
• Disponibilité en cas de nécessité de service

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de recrutement

Modalités de Recrutement

Catégorie : B

Filière : Administrative

Corps : Secrétaire administratif

Le poste est à pourvoir:

par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris;

par voie de détachement pour les agents titulaires d'autres fonctions publiques;

par voie contractuelle pour une durée d'un an pour les agents non titulaires.

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.

Poste à pourvoir à compter du 1er janvier 2023

Modalités de candidature

Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à : [e-mail] en indiquant leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)

Pour tout complément d’information, contacter: Pierre BAHAIN, Directeur des ressources humaines de l’ESPCI

Tél. [phone]

Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 Vélib’ stations à proximité.

Autres informations

Type de contrat / de poste recrutement ouvert aux titulaires et aux contractuels

Durée du contrat CDD 12 mois pour les contractuels

Emploi type (filière ITRF ou équivalent) filière administrative