Assistant-e du chef de service - Pôle adoslecents (H/F)

FOYER DEPARTEMENTAL DE L'ENFANCE; Auxerre; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un foyer d’enfance à Auxerre recherche un Assistant-e du chef de service pour aider dans l'organisation quotidienne du service. Le rôle implique des responsabilités variées comme la gestion de dossiers d'enfants, la rédaction de courriers et le soutien administratif. Le candidat idéal doit faire preuve de coopération, d'adaptabilité et être capable de travailler dans un milieu social dynamique.

Qualifications

• Capacité à rédiger des documents et à mettre à jour des dossiers.
• Connaissances des dispositifs de la protection de l’enfance.
• Débutant accepté.

Responsabilités

• Assister le chef de service dans la gestion du service.
• Gérer le dossier enfant et tenir à jour les informations.
• Rédiger des courriers aux familles et partenaires.
• Préparer des documents pour les réunions et comptabilité.

Connaissances

Coopération avec le chef de service

Confidentialité

Capacité d’adaptabilité

Initiative

Organisation

Aptitude pro-active

Formation

Qualification : Employé qualifié

Outils

Outils informatiques

Description du poste

Offre n° 200KHVJ - Assistant-e du chef de service - Pôle adolescents (H/F)

Sous l’autorité directe du Chef du service, ou en son absence et le cas échéant, d’un autre chef de service de l’institution. La relation professionnelle entre l’assistante et le chef de service suppose un haut niveau de coopération favorisant la fluidité de leur collaboration et le bon fonctionnement du service.

Assister le ou la chef‑fe de service dans la gestion et le suivi de l’organisation du service.

Qualités requises et savoir‑être

• Capacité à coopérer avec le chef de service
• Confidentialité
• Capacité d’adaptabilité
• Capacité d’initiative et rigueur
• Sent de l’organisation
• Aptitude pro‑active tant avec les partenaires qu’au sein de l’institution

Connaissances professionnelles et savoir‑faire

• Connaissances des dispositifs de la protection de l’enfance
• Maîtrise d’outils informatiques
• Capacité rédactionnelle

Responsabilités

• Gestion du dossier enfant : création (papier et numérique), constitution en temps réel (photo, infos administratives, attestation d’identité), mise à jour régulière, numérisation, tenue du dossier.
• Rédaction et mise en forme de courriers aux familles et partenaires.
• Rédaction des calendriers en lien avec les coordonnateurs.
• Constitution et envoi des dossiers des enfants aux établissements pour les demandes d’orientation.
• Archivage des documents relatifs aux enfants.
• Contact avec les UT ou SOLIS pour récupérer les documents.
• Correction et mise en forme des écrits professionnels et diffusion.
• Secrétariat : mise en page de documents divers (procédures, projets...), gestion des appels téléphoniques du chef de service et prise de message, mise à jour des agendas.
• Suivi des projets éducatifs, création, mise à jour et suivi des tableaux de bord concernant les mineurs.
• Suivi des effectifs enfants (journaliers, hebdomadaires, mensuels, annuels), statistiques, recueil des données, mise en forme et rédaction du rapport d’activités éducatives.
• Préparation de l’état des sommes dues à l’établissement (RT hors Département).
• Déclaration d’incident à l’assurance.
• Enregistrement des modifications horaires.
• Vérification des droits à congés et gestion des fiches navettes des agents.
• Compte rendu des réunions de service, organisation des formations.
• Régie et comptabilité en lien avec le service comptable : établissement des bons de commande, préparation des prestations mensuelles versées par l’établissement lors de la réunion de service, régisseur ou sous‑régisseur FDE (prestations réglées en liquide, argent de poche des jeunes).
• Prise de contact avec des fournisseurs pour l’ouverture de compte client (récupération SIRET, RIB).

Si vous n’êtes pas contacté(e) sous 3 semaines, vous pouvez considérer que votre candidature n’a pas été retenue.

Type de contrat

CDD – 6 mois – Durée du travail 37H/semaine – Travail en journée

Salaire

• CSE
• Selon grille salariale

Déplacements

Ponctuels

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Collaborer avec des partenaires sociaux et professionnels
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir‑être professionnels

• Avoir l’esprit d’équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d’activité : Hébergement social pour enfants en difficultés

Employeur

Le Foyer départemental de l’Enfance de l’Yonne à Auxerre (89) assure une mission d’accueil d’urgence 24h/24, 365 jours par an. Cet accueil permet de procéder à l’évaluation de la situation de l’enfant puis de l’orienter vers une structure adaptée, si le retour en famille n’est pas adapté au regard de la problématique familiale et des éléments de danger. Ce foyer de l’enfance accueille 40 enfants en situation de danger ou de risque de danger de la naissance à 18 ans répartis en 4 groupes d’âge.