Assistant.e département F/H

Framatome; Courbevoie; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Framatome, à Courbevoie, recherche un(e) assistant(e) pour soutenir une équipe de 200 personnes, principalement des ingénieurs. Vous serez chargé(e) de l’accueil administratif des nouveaux employés, de la mise à jour des documents, et du suivi des activités administratives.

Le candidat idéal doit être proactif(ve), organisé(e), et maitriser les outils bureautiques comme Word, Excel, et SAP. La connaissance de l’anglais est un plus.

Qualifications

• Capacité à s'organiser de manière autonome.
• Excellentes compétences en communication.
• Maîtrise des logiciels bureautiques et outils opérationnels.

Responsabilités

• Accueil administratif des nouveaux arrivants.
• Mise à jour des annuaires et organigrammes.
• Suivi des activités administratives pour l'équipe.
• Organisation de réunions et événements.
• Gestion de la documentation et contrôle des temps.

Connaissances

Organisation

Communication

Proactivité

Dynamisme

Esprit d'équipe

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

SAP

CONCUR

COEDM3

Description du poste

Intégré.e au sein du département DTIPR, vous prenez en charge l’assistanat d’une équipe d’environ 200 personnes constituée principalement d’ingénieurs études, du jeune embauché.e à l’expert.e confirmé.e, et du management associé.

Le département est composé de 14 sections d’environ 15 personnes chacune, dont 4 bases à Lyon.

Missions

• Accueillir les nouveaux arrivants sur le plan administratif selon les processus en vigueur (embauchés, stagiaires, alternants).
• Mettre à jour régulièrement les annuaires et organigrammes des équipes du département, suivi des effectifs, et documents supports associés (dont page wiki).
• Assurer le suivi des activités administratives en support à l’ensemble des collaborateurs : ordres de mission, notes de frais, demandes d’accès, renouvellement de badge, calendrier des vacances, fiches de déménagement ou de changement d’entité.
• Assurer la création puis le suivi des réquisitions, demandes d’achat et commandes : création, saisie, suivi des dépenses…
• Organiser des réunions : réunions de département, réunions techniques, événements spécifiques au département…
• Assurer l’interface avec les services généraux si besoin (demande de mobilier, déménagement…).
• Gérer la documentation : création de notes Coedm3, diffusion.
• Contrôler les saisies mensuelles des temps des collaborateurs du département.

Excellence opérationnelle

• Remontage des taux d’adhérence 6WLA par section, suivi des Paretos section et relance des intervenants.
• Mettre à jour mensuellement des indicateurs simples par section (KPI).

Cette liste de missions pourra être enrichie en fonction des besoins.

Profil

Votre rigueur, votre capacité à vous organiser et votre aptitude à communiquer vous permettront de mener de manière autonome et efficace ces missions.
Proactivité, dynamisme et esprit d’équipe seront également des atouts pour intégrer notre équipe.
Vous êtes à l’écoute pour accompagner au mieux les managers tout en étant force de proposition et sachant prendre des initiatives.
Vous maîtrisez les principaux logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
Vous serez amené.e également à utiliser les logiciels SAP, CONCUR et COEDM3.
La connaissance des outils d’excellence opérationnelle mis en œuvre à Framatome et la pratique de l’anglais seraient un plus.