Assistant(e) de Direction / Office Manager

Reej Consulting; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de conseil dynamique en pleine croissance à Aix-en-Provence recherche un(e) Assistant(e) / Office Manager pour assurer la gestion administrative, logistique et financière. Vous serez en étroite relation avec la direction et responsable de l'organisation interne. Le candidat idéal maîtrise les outils bureautiques, possède un BTS/DUT et fait preuve d'organisation et de polyvalence. Ce poste en alternance de 12 à 24 mois offre de nombreux avantages, dont des tickets restaurants et la possibilité d'un CDI.

Prestations

Tickets restaurants SWILE (10€ par jour, 50% à la charge de l’employeur)

Plan d’épargne entreprise

Ambiance de travail agréable avec des activités sociales

Remboursement du pass navigo à 100%

Possibilité de CDI à la fin de l'alternance

Qualifications

• Expérience en gestion administrative ou office management appréciée.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Discrétion et respect de la confidentialité sont essentiels.

Responsabilités

• Gestion administrative, logistique et financière du bureau.
• Superviser la maintenance des locaux et gérer les relations avec les prestataires.
• Assister la direction dans les dossiers stratégiques et projets.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)

Connaissance des logiciels de gestion (ERP, CRM)

Capacités de gestion budgétaire

Bonne communication écrite et orale

Maîtrise de l'anglais

Formation

Diplôme en gestion, administration, ou équivalent (BTS/DUT minimum)

Description du poste

A propos du Groupe REEJ

Chez le groupe REEJ (Reej Consulting, LINK R, The University et Weevr), on ne se contente pas de suivre le mouvement — on le crée. Groupe en pleine croissance, on accompagne les entreprises et les talents dans leur transformation digitale, leur montée en compétences et leurs projets innovants. Formation, conseil, tech : on mixe les expertises pour proposer des solutions concrètes, humaines et impactantes. Nos équipes sont basées à Paris (Levallois-Perret), Aix-en-Provence et Moirans.

Mission principale

L’Assistant(e) / Office Manager joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’entreprise. Il/elle est en charge de l’organisation administrative, logistique, et parfois financière, tout en veillant à la bonne gestion des locaux et des relations avec les collaborateurs. Il/elle est en lien étroit avec le CEO, la gestion de son agenda et l’assiste dans son quotidien.

Responsabilités

Gestion administrative

• Rédiger, traiter et archiver des documents administratifs (factures, contrats, correspondances).
• Assurer la gestion des agendas (réunions, rendez‑vous, déplacements).
• Traiter les appels téléphoniques et les courriels entrants/sortants.
• Préparer les comptes‑rendus des réunions et suivre les décisions prises.
• Gérer la commande et le suivi des fournitures de bureau.

Gestion des locaux et logistique

• Superviser la maintenance des locaux et le bon fonctionnement des équipements (photocopieurs, téléphonie, etc.).
• Gérer les relations avec les prestataires externes (fournisseurs, sociétés de nettoyage, etc.).
• Organiser l’aménagement des espaces de travail et veiller à leur optimisation (préparation des salles de réunion).
• Suivre les aspects liés à la sécurité et à l’hygiène sur site.

Support à la direction

• Assister la direction dans la préparation des dossiers stratégiques et dans le suivi des projets en cours (COMEX et suivi administratif des dossiers).
• Effectuer des recherches et collecter des données nécessaires pour appuyer les décisions de la direction.

Gestion RH et financière

• Participer à l’accueil des nouveaux collaborateurs et à leur intégration.
• Aider à la préparation de la paie et au suivi des notes de frais.

Organisation d’événements

• Assister le marketing dans l’organisation des séminaires, réunions d’équipe, et événements internes (pot de départ, fêtes d’entreprise, etc.).
• Coordonner les déplacements professionnels (réservations d’hôtels, transports).

Le profil recherché

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance des logiciels de gestion (ERP, CRM) est un atout.
• Capacités de gestion budgétaire et suivi de projets.
• Bonne communication écrite et orale, avec un bon niveau d’orthographe.
• Maîtrise de l’anglais.

Qualités personnelles

• Organisation et rigueur.
• Proactivité et sens de l’initiative.
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Excellent relationnel et capacité à travailler en équipe.
• Le permis est un plus.

Formation et expérience

• Diplôme en gestion, administration, ou équivalent (BTS/DUT minimum).

Type d'emploi

Alternance

Rythme

4 jours / 1 jour ou 3 semaines / 1 semaine

Durée du contrat

12 à 24 mois

Avantages

Tickets restaurants SWILE (10€ par jour, 50% à la charge de l’employeur).

Plan d’épargne entreprise.

Ambiance de travail (After work, Séminaires, Cafés et boissons à volonté, Mario Kart…) et Leeto : avantages bien‑être.

Remboursement du pass navigo à 100%.

Possibilité de CDI à la fin de l’alternance.

Contact

Pour postuler, envoyez votre CV à < email deleted for security reasons > avec l'objet : Alternance - Assistant(e) de Direction / Office Manager.

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