Assistant·e de Direction H/F

Talentsdici; Bordeaux; Sur place; EUR 30 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

ARS Nouvelle-Aquitaine recherche un agent administratif pour appuyer la direction déléguée aux professionnels de santé et à la prospective. Vous coordonnez l'agenda, préparez les réunions, rédigez des supports et assurez le suivi des décisions.

Le poste implique l'accueil, la gestion du courrier, l'archivage et la création de tableaux de bord, avec des tâches transversales liées à la coordination des ressources humaines et statistiques régionales.

Qualifications

• Connaissances : bureautique et outils collaboratifs, environnement administratif et institutionnel.
• Savoir-faire : communiquer, concevoir un support ou un document, prioriser, planifier, archiver.
• Savoir-être : autonomie, initiative, adaptabilité, discrétion, sens de l'organisation, aisance relationnelle.

Responsabilités

• Organiser l'agenda du directeur délégué et préparer les réunions.
• Rédiger messages, supports, comptes rendus et notes, suivre les décisions.
• Gérer les listes de contacts et les déplacements.
• Constituer et archiver les dossiers et documents numériques et physiques.
• Mettre en œuvre des tableaux de bord et suivre les échéanciers.
• Assurer l'accueil téléphonique et physique et prendre les rendez-vous.
• Gérer le courrier et la messagerie fonctionnelle.
• Participer à l'organisation d'événements internes et externes.
• Assurer les interfaces avec les autres directions et la direction générale.

Connaissances

Rigueur

Communication

Planification

Archivage

Savoir-faire rédaction

Outils

BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS

Description du poste

ARS NOUVELLE AQUITAINEAgence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine Espace Rodesse 103 bis rue Belleville CS91704 BORDEAUX CEDEX Direction : Direction de l'Offre de Soins Direction : Direction déléguée aux professionnels de santé et à la prospective Localisation géographique du poste : Bordeaux Si vous êtes en CDI sous convention collective de la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général : Catégorie : Personnel Administratif Niveau : 4A à 5A (nouvelle classification UCANSS) Si vous n'êtes pas concernés par le statut cité ci-dessus : recrutement possible en CDD de droit public d'une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable. Niveau : Contractuel-le niveau 4 du Cadre de Gestion Ministériel. Poste d'encadrement : Non Fonction soumise à Déclaration Publique d'Intérêt : Non Fonctions télétravaillables : Partiellement : 1 jour fixe avec possibilité de 1 jour flottant de façon ponctuelle. La direction de l'offre de soins (DOS) est notamment compétente sur les champs suivants : formation et suivi des professionnels de santé, structuration globale de l'offre de soins de ville et hospitaliers, allocation de ressources et supervision budgétaire des établissements de santé et autres offreurs de soins, promotion de l'efficience de l'offre de soins et médico-sociale (mission partagée avec la DPSA), prospective/innovation/préparation aux situations sanitaires exceptionnelles, coordination, pour l'ensemble de l'ARS, des parcours de santé concernant des pathologies ou types de pathologies.

• - Ressources humaines en santé et prospective
• - Organisation des soins de ville et hospitaliers
• - Financement de l'offre de soins
• - Efficience de l'offre de soins et médico-sociale (direction déléguée transversale)

La direction déléguée aux Ressources humaines en santé et à la prospective est composée de 2 pôles

• - Le pôle ressources humaines en santé (23 agents) est en charge des actions régionales en matière de démographie, de formation et de gestion des professionnels de santé. Il construit avec les partenaires la feuille de route régionale des ressources humaines en santé qui définit les actions de court, moyen et long terme à mettre en oeuvre afin de garantir l'adaptation des RH en santé aux besoins des populations dans tous les territoires d'une part, à l'évolution des prises en charge et des modalités d'exercice d'autre part.
• - Le pôle études et statistiques (15 agents) définit la stratégie data permettant de répondre aux besoins de pilotage et d'aide à la décision de l'ensemble des secteurs de l'agence : santé publique, prévention, médico-social et sanitaire.

Le pôle études et statistiques (15 agents) définit la stratégie data permettant de répondre aux besoins de pilotage et d'aide à la décision de l'ensemble des secteurs de l'agence : santé publique, prévention, médico-social et sanitaire.

Description du poste

Définition du poste : Apporter son appui dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au suivi des dossiers en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées au sein de la direction déléguée aux professionnels de santé et à la prospective.

Activités essentielles

• - Assurer l'organisation de l'agenda du directeur délégué,
• - Organiser les différentes réunions des équipes de direction (préparation des fonds de dossiers, rédaction de messages, de supports, de présentations, de comptes rendus ou de notes, du suivi des décisions prises),
• - Gérer les listes de contacts de la direction déléguée,
• - Gérer les déplacements du directeur et des agents de la direction déléguée,
• - Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile pour les équipes de direction,
• - Evaluer, signaler et orienter les urgences,
• - Gérer la boite de messagerie fonctionnelle de la direction déléguée ainsi que la messagerie commune à la DOS concernant les déplacements des agents,
• - Elaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques et en assurer le suivi en lien avec les autres directions,
• - Assurer l'accueil téléphonique et physique et prendre les rendez-vous,
• - Assurer la gestion et le suivi du courrier (dont les courriers élus en lien avec le cabinet) impliquant l'utilisation notamment de l'outil ELISE,
• - Mettre en oeuvre et assister les équipes dans l'archivage des documents numériques et physiques de la direction déléguée,
• - Participer à l'organisation des évènements internes et externes de la direction déléguée,
• - Assurer les interfaces avec les autres directions et la direction générale.

Activités annexes

• - Appui ponctuel au pôle RHS,
• - Appui ponctuel au pôle études et statistiques,
• - Suppléer de façon régulière le secrétariat de direction de la Direction déléguée à l'efficience et à la transformation numérique du système de santé pendant les congés de l'assistante,
• - Suppléer de façon ponctuelle le secrétariat de la DOS et des autres directions métiers.

Relations internes

Ensemble des directions de l'agence.

Relations externes

Services de l'Etat, administrations centrales, organismes d'assurance maladie, élus de Nouvelle-Aquitaine (parlementaires, conseillers départementaux et régionaux, maires, présidents de communautés d'agglomérations), établissements de santé, établissements médico-sociaux, facultés et université, instituts de formationetc.

Spécificités du poste / Contraintes

• - Poste exposé et exigeant, notamment en termes de disponibilité, réactivité, rigueur, capacités relationnelles et discrétion professionnelle,
• - Variété et complexité des sujets et des dossiers traités.

Rattachement hiérarchique

Directeur délégué aux professionnels de santé et de la prospective.

Profil recherché

Vos compétences

Connaissances

Connaissances : BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS, ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL, GESTION DE L'INFORMATION, ORGANISATION, MÉTHODE ET PROCESSUS, TECHNIQUES DE RÉDACTION.

Savoir-faire

Savoir-faire : COMMUNIQUER, CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT, PRIORISER, PLANIFIER, ARCHIVER.

Savoir-être

Savoir-être : ÊTRE AUTONOME, ESPRIT D'INITIATIVE, FACULTÉ D'ADAPTATION, FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION, SENS DE L'ORGANISATION, AISANCE RELATIONNELLE, AVOIR L'ESPRIT D'ÉQUIPE, RÉACTIVITÉ, ÊTRE RIGOUREUX, DISPONIBILITE.

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelle.

Tous les postes de l'ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Informations complémentaires

Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle.