Assistant(e) de Direction expérimenté(e) - H/F

VINCI; Les Figons; On-site; EUR 48,000 - 68,000; Full time

Job summary

NUVIA, filiale du groupe VINCI, recherche un(e) Assistant(e) de Direction Expérimenté(e) pour son Pôle Industrie & Services à Aix-en-Provence. Vous accompagnerez l’organisation et la coordination de l’activité du Pôle et contribuerez à l’amélioration des outils et indicateurs.

Rattaché(e) au Directeur de Pôle, vous gérerez l’agenda, les déplacements, les dossiers et les appels d’offres, et participerez à la mise en place de tableaux de bord pour gagner en efficacité.

Qualifications

• Expérience significative d’au moins 10 ans sur un poste similaire, idéalement dans un environnement industriel et multi-entreprises.
• Organisé et autonome, avec un excellent sens du service et une capacité de gérer les priorités et s’adapter à différents interlocuteurs.
• Reconnu(e) pour votre discrétion, votre flexibilité et votre capacité d’anticipation, vous aimez prendre des initiatives et améliorer les méthodes et outils de travail.
• A l’aise avec les outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Word, Outlook); intérêt pour les outils numériques, les tableaux de bord et les solutions d’efficacité.

Responsibilities

• Gérer l’agenda: planifier les rendez-vous, organiser les réunions et prioriser les tâches.
• Assurer le lien avec les assistantes des entités du Pôle et du Groupe.
• Organiser les réunions et événements : convocations, ordres du jour, supports et CR.
• Coordonner les déplacements professionnels: transports, hébergements et notes de frais.
• Réaliser les commandes de fournitures et consommables; suivre la facturation et les relances.
• Contribuer à la consolidation et à l’amélioration des processus et outils existants.
• Participer à la rédaction et à la mise en forme de dossiers et d’appels d’offres.
• Mettre en place et suivre des indicateurs de pilotage et tableaux de bord.

Skills

Organisation

Autonomie

Discrétion

Anticipation

Gestion du temps

Tools

Excel

PowerPoint

Word

Outlook

Job description

Qui sommes-nous ?

Filiale du groupe VINCI, NUVIA se positionne comme spécialiste du secteur nucléaire depuis plus de 30 ans avec plus de 4000 collaborateurs dans le monde.

NUVIA intervient tout au long du cycle de vie des installations nucléaires et sensibles, de la construction jusqu’au démantèlement en passant par l’exploitation et la maintenance.

Description du poste

Dans le cadre de l’évolution de notre organisation, nous ouvrons un poste d’Assistant(e) de Direction Expérimenté(e) pour rejoindre notre Pôle Industrie & Services (composé de 12 entités) à Aix-en-Provence.

Vous accompagnerez l’organisation et la coordination de l’activité du Pôle au quotidien. Véritable facilitateur(trice), vous participez également à l'amélioration des outils, au suivi d'indicateurs et à la mise en œuvre de solutions permettant de gagner en efficacité.

Rattaché(e) au Directeur de Pôle, vous prenez en charge les missions suivantes :

• Assurer la gestion et la mise à jour de l'agenda : planification des rendez-vous, organisation des réunions et gestion des priorités.
• Faire le lien avec les assistantes des différentes entités du Pôle et du Groupe.
• Organiser les réunions et événements : convocations, ordres du jour, supports de présentation, comptes-rendus.
• Coordonner les déplacements professionnels : transports, hébergements et notes de frais.
• Réaliser les commandes de fournitures, matériels et consommables.
• Participer au suivi de la facturation : validation, contrôle et relances si nécessaire.
• Participer à la consolidation et à l'amélioration des processus et outils existants.
• Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de dossiers et d'appels d'offres.
• Mettre en place et suivre des indicateurs de pilotage et tableaux de bord.

Vous pourrez être amené(e) à assurer d'autres missions en fonction des besoins de l'activité.

Profil recherché

Vous justifiez d'une expérience significative d'au moins 10 ans sur un poste similaire, idéalement dans un environnement industriel et multi-entreprises.

Organisé(e), autonome et doté(e) d'un excellent sens du service, vous savez gérer les priorités et vous adapter à des interlocuteurs et situations variés.

Reconnu(e) pour votre discrétion, votre flexibilité et votre capacité d'anticipation, vous aimez prendre des initiatives et contribuer à l'amélioration des méthodes et outils de travail.

À l'aise avec les outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Word, Outlook), vous avez également un intérêt pour les outils numériques, les tableaux de bord et les solutions permettant de gagner en efficacité.

Envie d’un nouveau challenge ?

Rejoignez nos équipes NUVIA pour nous accompagner dans la réalisation de projets techniques à valeur ajoutée, dans une structure qui allie proximité, esprit de conquête et engagement en matière de prévention et de sécurité.

Parce que notre secteur de l’énergie est une aventure humaine, il est indispensable d'y inclure toutes les individualités pour continuer d'enrichir la filière nucléaire à travers des talents venus de tout horizon.

Notre politique de recrutement met également en avant un parcours d’intégration, des formations adaptées, et des possibilités d’évolution à la hauteur de vos ambitions.

Notre modèle managérial valorise l’autonomie et la responsabilité, dans un esprit de confiance et de solidarité.

A tous ceux qui cherchent une vraie aventure professionnelle : Nous serons bien ensemble !