ASSISTANT·E DE DIRECTION

Fédération de Paris de la Ligue de l'enseignement; Paris; Sur place; EUR 34 292 - 41 076; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurant

Mutuelle

Remboursement des frais de transport 75%

Avantages CSE

36 jours congés payés

Jours de repos compensateurs

Résumé du poste

La Fédération de Paris de la Ligue de l'enseignement recherche un coordinateur administratif pour rejoindre son équipe à Paris. Le rôle implique la gestion des agendas des dirigeants, la planification d'instances de gouvernance et la logistique des réunions. Une formation Bac +2 minimum et une expérience en assistanat sont requises.

Le candidat idéal a une forte capacité d’anticipation et d’organisation, et maîtrise les outils collaboratifs. Le poste offre une rémunération de 3376,74€ brut par mois ainsi que des avantages tels que des tickets restaurant et une mutuelle.

Qualifications

• Expérience confirmée en assistanat de direction ou office management.
• Expérience en environnement associatif ou ESS fortement appréciée.
• Expérience en coordination de services généraux ou multi-interlocuteurs souhaitée.

Responsabilités

• Gestion des agendas du Délégué Général et du Président.
• Planification et suivi des instances de gouvernance.
• Organisation logistique des réunions.
• Management de l’équipe d’accueil du siège.

Connaissances

Pack Office

Outils collaboratifs

Capacités rédactionnelles

Gestion des priorités multiples

Discrétion et confidentialité

Diplomatie et aisance relationnelle

Formation

Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, gestion ou administration

Description du poste

Rattaché·e au Délégué Général de notre Fédération, vous occuperez un rôle central de coordination administrative, organisationnelle et institutionnelle auprès de la Direction Générale. Vous garantissez également le bon fonctionnement des instances de gouvernance, le suivi des dossiers stratégiques et la coordination des sujets liés à la vie du siège. Vos missions principales seront les suivantes:

Appui administratif à la Direction Générale:

• Gestion des agendas du Délégué Général et du Président de la Fédération;
• Planification et suivi des instances de gouvernance de l’association (Conseil d’administration, Assemblée Générale, commissions,
• comités);
• Organisation et suivi du CODIR, rédaction des comptes rendu etc…;
• Organisation logistique complète des réunions;
• Suivi administratif des instances : diffusion des ordres du jour, gestion des pièces préparatoires, suivi des procès-verbaux
• Rédaction de courriers institutionnels (élus, rectorat, partenaires).

Coordination administrative et logistique du Siège:

• Gestion de la facturation (TAP, Paris Asso, sécurité et maintenance);
• Gestion des réservations sur l’interface Paris Asso;
• Gestion des demandes de renouvellement d’occupation des créneaux sportifs mis à disposition par la Ville de Paris;
• Réception et rangement des livraisons en lien avec l’équipe d’accueil;
• Suivi administratif, classement et archivage;
• Gestion des achats de fonctionnement du siège : fournitures, consommables, produits d’accueil…
• Organisation logistique des espaces de travail, réunions et événements internes;
• Suivi du planning des véhicules de service;
• Veiller au bon fonctionnement quotidien des espaces communs et à la qualité de l’accueil au siège;
• Management de l’équipe d’accueil du siège composée de 2 personnes;
• Participation à la continuité d’activité de l’accueil en appui de l’équipe si nécessaire;
• Interface de référence avec le syndic de copropriété et les copropriétaires, en lien avec la Direction Générale

Appui à la coordination des services généraux & maintenance:

En lien avec le Responsable Sécurité & Maintenance :

• Transmission d’informations aux occupants du siège (maintenance, interventions techniques, consignes de fonctionnement);
• Interface de premier niveau avec les prestataires du bâtiment (prise de contact, suivi des demandes simples);
• Participationà la coordination logistique des projets liés aux locaux et aux espaces de travail (ex: déménagement)

Vie associative et partenariats:

• Secrétariat administratif de l’association le Cercle Condorcet;
• Mise à jour du site internet du Cercle Condorcet;
• Organisation des plénières et envois de convocations

D’autres missions pourront lui être confiées en fonction des besoins de la structure.

• Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, gestion ou administration
• Expérience confirmée en assistanat de direction ou office management
• Expérience en environnement associatif ou ESS fortement appréciée
• Expérience en coordination de services généraux ou multi-interlocuteurs souhaité

Compétences requises

• Excellente maîtrise du Pack Office et Teams
• Maîtrise des outils collaboratifs
• Capacités rédactionnelles
• Forte capacité d’anticipation
• Gestion des priorités multiples
• Rigueur et fiabilité
• Discrétion et confidentialité
• Sens du service et organisation
• Diplomatie et aisance relationnelle
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (direction, élus, prestataires, institutions)

Modalités

• Lieu : Siège de la Ligue de l'enseignement Paris – 75010 Paris
• Date d’embauche prévue : 20 juillet 2026
• Temps de travail : Statut cadre au forfait 208 jours
• Rémunération : Groupe G de la convention collective nationale de l’animation ; Indice total de 480 pour un salaire mensuel brut de 3376.74€
• Avantages : Tickets restaurant, mutuelle, remboursement frais de transport 75%, avantages CSE, 36 jours congés payés, jours de repos compensateurs

Dans le cadre du processus de recrutement, La Fédération de Paris de la Ligue de l'enseignement s’engage à examiner avec attention chaque candidature sans la moindre discrimination conformément à l’article L1132-1 du Code du Travail.

Conformément à la législation en vigueur, La Fédération de Paris de la Ligue de l'enseignement respecte les principes de laïcité et de neutralité au sein de sa Fédération.