ASSISTANT(E) D'AGENCE (H / F) Dept.21

NEXTROAD; Chevigny-Saint-Sauveur; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise d'ingénierie en infrastructures recherche un(e) Assistant(e) d'agence à Chevigny-Saint-Sauveur. Vous serez en charge de la gestion administrative, de la facturation et des ressources humaines, tout en soutenant les équipes techniques. Le candidat(e) devra avoir un diplôme Bac+2 et une expérience d'au moins 5 ans en administration. Ce poste exige une bonne maîtrise des outils bureautiques et des connaissances en comptabilité. Rejoignez-nous pour mettre en place une gestion efficace et collaborative.

Qualifications

• Diplôme de bac+2 requis.
• Minimum 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques nécessaires.

Responsabilités

• Accueillir et gérer les interactions avec les visiteurs.
• Établir et gérer les documents administratifs.
• Assurer le suivi des factures et devis clients.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Expérience en gestion administrative

Notions de comptabilité

Gestion des relations clients

Formation

Bac+2 en gestion

Outils

Excel

Word

ERP (GX ou similaire)

Description du poste

A propos de l'entreprise

NextRoad est un groupe indépendant de 200 personnes, implanté au niveau national et international.

Nous accompagnons les gestionnaires d'infrastructures dans l'objectif d'améliorer la durabilité des routes et des OA, par la mise en place d'une stratégie de gestion via nos 4 grands métiers : audit, conseil et programmation, contrôle des travaux et ingénierie de la data.

Nos expertises sont reconnues depuis plus de 30 ans pour vous garantir des travaux durables et de qualité, tout en limitant leur l'impact environnemental (émission de CO2).

Assistant(e) d'agence (H / F) Dept.21

Dans le cadre de son développement, NEXTROAD ENGINEERING recherche un(e) Assistant(e) d'agence (H / F) - poste basé sur son site de Chevigny Saint Sauveur (21).

L'assistant(e) d'agence intervient en support de l'ensemble des équipes techniques de la région. Il / elle contribue activement au bon fonctionnement de l'agence en gérant l'administration, les achats, la facturation, et un appui RH de proximité.

Envie d'un poste polyvalent, rythmé et au cœur des échanges entre clients, fournisseurs et équipes internes ? Rejoignez-nous et prenons la route ensemble !

Réf. AA-122521 - Poste ouvert aux personnes en situation de handicap.

A propos du poste

Support administratif

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, fournisseurs et clients
• Enregistrement du courrier entrant et sortant
• Établissement et gestion des documents administratifs types (ex : DC4)
• Rédaction et envoi des certificats de capacité
• Rédaction et suivi des demandes d'arrêtés, DICT
• Classement, archivage et gestion documentaire

Ressources Humaines

• Appui dans la préparation des dossiers d'embauche
• Suivre et organiser toutes démarches administratives en lien avec la gestion du personnel et en collaboration avec le service des ressources humaines (visite médicale, formation, entretiens…)
• Relances internes pour saisie des temps, congés, kilomètres véhicules…

Gestion clients & facturation

• Établissement de devis dans l'outil de gestion
• Suivi des devis en lien avec les équipes et relance clients si nécessaires
• Ouverture des dossiers clients et création des commandes
• Après réalisation de la prestation, saisie de l'activité nette en attendant la facturation
• Calculer les révisions de prix en fonction des marchés
• Établissement de décomptes ou création de modèle de décompte pour les équipes
• Suivi de l'avancement des bons de commande
• Émission des factures clients, envoi au client ou dépôt Chorus Pro
• Suivi quotidien des factures émises et relances clients
• Suivi des anomalies et pénalités, enregistrement dans l'outil de gestion
• Participation à la clôture mensuelle

Fournisseurs & achats

• Demande de devis fournisseurs et suivi jusqu'à validation
• Création des commandes et demandes de création fournisseur dans l'outil de gestion
• Suivi des achats de consommables, équipements du personnel, et locations de véhicules
• Suivi des commandes, relances fournisseurs en cas de retard ou nécessité de SAV
• Suivi des contrats de prestations externes (ménage, benne, contrôles, etc.)
• Validation des réceptions, factures et réalisation des évaluations fournisseurs

Profil recherché

• Vous avez un diplôme de bac+2 (BTS Assistant de gestion et Assistant manager, gestion PME-PMI) ou équivalent
• Vous disposez d'une expérience de minimum 5 ans dans un poste similaire
• Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)
• Vous avez dans vos précédentes expériences travailler avec un ERP (GX serait un plus ou similaire)
• Connaissance des documents techniques ou administratifs liés aux travaux publics (un atout)
• Vous avez des notions de comptabilité et de gestion