Assistant(e) d'agence F/H

VINCI Construction; Santes; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

SOGEA NORD HYDRAULIQUE, filiale de VINCI Construction, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) expérimenté(e) pour l’agence de Santes. Vous soutenez le suivi des chantiers et la coordination administrative du personnel, en lien avec les équipes d’exploitation et les services RH.

Vous contribuerez à la gestion des dossiers des marchés publics et privés, à la facturation, au classement des documents et à l’accueil des visiteurs, dans un contexte d’équipe et d’autonomie.

Qualifications

• Bac+2 en gestion, administration des entreprises ou équivalent.
• 3 ans d'expérience minimum dans un domaine d'activité similaire.
• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office) et capacité à travailler en autonomie et en équipe.

Responsibilities

• Centraliser les documents nécessaires aux réponses aux appels d'offres et constituer les dossiers administratifs des marchés.
• Établir et suivre les conventions et sous-traitance, et diffuser les fiches d'ouverture de chantier.
• Rédiger et suivre la facturation clients et les enquêtes de satisfaction.
• Gérer les appels et le standard, accueil des visiteurs et organisation administrative du personnel.

Skills

Rigueur

Organisation

Autonomie

Esprit d'équipe

Education

Bac+2

Tools

Pack Office

SAP

Job description

Chez Sogea Environnement, on agit chaque jour pour préserver et valoriser l’eau, une ressource essentielle à tous. Grâce à nos 4 000 collaborateurs nous réalisons un chiffre d’affaires d’environ 860 millions d’euros.

Filiale de VINCI Construction, nous combinons la solidité d’un grand groupe avec l’agilité et la proximité du terrain.

Plus précisément, SOGEA NORD HYDRAULIQUE est une entreprise reconnue dans les métiers des travaux publics et des réseaux sur le territoire du Nord. Forte de son expertise terrain, elle accompagne ses clients dans la réalisation de chantiers variés, allant des travaux de terrassement à la construction et l’entretien de réseaux d’eau, de gaz et de réseaux secs.

Ce que vous ferez chezSOGEA NORD HYDRAULIQUE

Votre futur environnement de travail

Au sein de l'agence de Santes, vousserezserez rattaché(e) hiérarchiquement à Cédric, Directeur d'Activité.

Au cœur de l'activité de l'agence, vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes d’exploitation, les conducteurs de travaux, les services comptabilité et ressources humaines.

Vos missions consisteront à :

Accompagner le suivi des chantiers

• Centraliser les documents nécessaires aux réponses aux appels d'offres.
• Constituer les dossiers administratifs nécessaires à l'établissement des contrats (marchés privés, conventions, DC2, DC4, etc.).
• Établir et assurer le suivi des conventions de groupement et des contrats de sous-traitance.
• Rédiger et diffuser les fiches d'ouverture de chantier.
• Réaliser la facturation clients et en assurer le suivi.
• Envoyer et suivre les enquêtes de satisfaction clients.

Coordonner la gestion administrative du personnel

• Contrôler les pointages du personnel de chantier.
• Gérer les intérimaires via l'outil PIXID.
• Assurer le suivi des congés du personnel de chantier via le logiciel RH.
• Organiser et suivre les visites médicales.
• Planifier et suivre les actions de formation en lien avec les organismes de formation et le service RH (conventions, convocations, suivi administratif et plan de développement des compétences).

Contribuer à la vie et à l'organisation de l'agence

• Accueillir les visiteurs et gérer le standard téléphonique.
• Réceptionner, diffuser, rédiger, classer et expédier les courriers.
• Gérer les commandes de fournitures administratives.
• Mettre à jour, classer et archiver les dossiers physiques et numériques.
• Assurer le suivi des contrats et prestations de l'agence (imprimantes, traceurs, téléphonie, etc.).
• Participer à l'organisation des événements de l'agence.

Nous sommes l’employeur idéal si:Vous appréciez le travail en équipe, l'entraide et la collaboration. Chez Sogea Environnement, nous avançons ensemble pour relever les défis de demain et atteindre des objectifs communs.Si vous recherchez un poste offrant de l'autonomie et des responsabilités. Nous faisons confiance à nos collaborateurs et les encourageons à être acteurs de leur réussite.Si vous recherchez un environnement fondé sur la confiance, l'écoute et la transparence.

Ce que l’on attend de vous ?

• Une formation (Bac +2) en gestion, administration des entreprises, assistanat de direction ou équivalent.
• Une expérience confirmée de 3 ans minimum dans un domaine d'activité similaire
• Une aisance avec les outils informatiques (Pack Office, SAP est un plus).
• Au-delà de vos compétences techniques, votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle seront de véritables atouts pour réussir à ce poste.
• Réactif(ve), autonome et doté(e) d’un bon esprit d’équipe, vous savez vous adapter à un environnement dynamique et à des interlocuteurs variés.

Ce poste n’est pas fait pour vous si :

• Vous rencontrez des difficultés à gérer les priorités ou à vous adapter à des demandes diverses dans des délais parfois contraints.
• Vous n'êtes pas à l'aise avec le suivi administratif rigoureux et la gestion de nombreux documents.