Assistant(e) Commercial(e) et de Direction

HEC Paris; Jouy-en-Josas; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique de premier plan située à Jouy-en-Josas recherche un(e) Assistant(e) Commercial(e) et de Direction pour soutenir la direction dans diverses tâches, y compris la gestion de l'agenda, l'organisation d'événements et l'exploitation d'un CRM. Une excellente organisation et des compétences relationnelles sont indispensables. Ce poste propose des avantages attractifs tels que des jours de télétravail, un accès à des installations sportives et plus encore.

Prestations

Plan d’épargne salariale (PEE et PERECO)

8 semaines de congé par an

Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine

Accès gratuit à la salle de sport

Un restaurant d'entreprise

Événements d'entreprise tout au long de l'année

Qualifications

• 3 ans minimum d'expérience en assistanat de direction et/ou commercial.
• Forte orientation résultats et sens du service.
• Intérêt pour la levée de fonds et le milieu académique (un plus).

Responsabilités

• Gérer l’agenda et organiser les déplacements.
• Préparer et suivre les réunions d’équipe et de management.
• Soutenir la communication et l’organisation des événements.

Connaissances

Gestion des priorités

Excellente organisation

Compétences relationnelles

Maîtrise d'Excel

Adaptabilité

Anglais courant

Formation

Bac+2 minimum

Outils

CRM

SAP

Suite Office

Description du poste

Assistant(e) Commercial(e) et de Direction

Depuis plus de 140 ans, les collaborateurs d’HEC Paris partagent un esprit d’excellence, de curiosité, et d’audace, qui nous permet d’être leader en matière de recherche et d’enseignement en sciences du management. Convaincus que la diversité des parcours est une véritable richesse, nous valorisons chaque expérience individuelle et favorisons l’expression de tous les talents au sein de notre école. Nous attachons une importance particulière à l’épanouissement et au développement professionnels des collaborateurs. C'est pourquoi, dès l’arrivée, nous proposons un accompagnement personnalisé, facilitant l’intégration et l’immersion dans notre environnement multiculturel. Vous souhaitez participer activement à la mission d'HEC Paris et contribuer à son rayonnement? Partagez-nous votre parcours en postulant!

La Direction Corporate & Public Partnerships (DCPP) a pour mission de développer et de maintenir les partenariats entre HEC Paris et les entreprises ainsi que les organisations publiques. À ce titre, elle est par nature transverse et en lien avec toutes les parties prenantes d’HEC Paris et tous les départements internes: décanat, centres et instituts de recherche, la fondation HEC... L’équipe est composée d’experts en levée de fonds de différentes natures, animés par l’ambition de permettre à l’institution de renforcer sa stratégie d’impact. Sous impulsion de notre Directeur Général et Doyen, Eloïc Peyrache, l’école a défini sa raison d’être et ses valeurs. En tant qu’institution académique à but non lucratif, la levée de fonds est essentielle car elle permet de donner à l’école les moyens d’amplifier son impact positif (à travers sa recherche, ses enseignements et ses actions). HEC Paris lance une nouvelle campagne notamment pour financer la rénovation du campus de l’école. Afin de préparer la nouvelle dynamique, la directrice des partenariats cherche à pourvoir un poste d’assistant(e) de direction et commercial qui aura pour mission principale de soutenir la directrice et de l’aider à suivre les actions commerciales de l’équipe. Elle sera aussi un soutien à l’équipe pour faciliter la coordination de sujets multi-BU et multipartenaire.

Missions principales :

• Support à la Directrice
  • Gestion de l’agenda et des priorités.
  • Organisation des déplacements (France et international).
  • Préparation et suivi des réunions d’équipes et de management (ordre du jour, compte rendu).
  • Suivi des projets stratégiques et coordination des activités transverses et des réunions entre BU.
  • Gestion administrative : notes de frais, ordres de mission, suivi des dossiers.
• Support et coordination pour l’ensemble de la direction
  • Accueil des visiteurs et délégations.
  • Organisation d’événements internes (team building, réunions d’information) et de réunions inter-directions.
  • Soutien à la communication et à l’organisation des événements de la direction.
  • Participation à l’onboarding : arrivées/départs, mise à jour des organigrammes et listes.
  • Rôle de facilitateur entre équipes, BUs et partenaires externes.
• Support Commercial & CRM
  • Mise à jour et exploitation du CRM (contacts, reporting, extraction de données, statistiques et présentation des principales informations).
  • Devenir le/la référent(e) pour le suivi des leads et des actions par lead afin de faciliter le suivi de l’état des lieux du pipe commun de l’équipe et des actions en cours et aider ainsi la coordination de l’équipe.
  • Contribution à la mise en place d’outils, notamment le nouveau CRM, et process pour améliorer l’efficacité commerciale. La personne sera amenée à travailler sur des projets de mise en œuvre de l’IA pour fluidifier des processus ou améliorer la qualité des rendus.
  • Ponctuellement soutenir les fundraisers dans la préparation des dossiers et des présentations.
  • Gestion et suivi des signatures de contrat, rédaction des courriers suite à nomination…
  • Centralisation des demandes internes et externes notamment gestion des mails de l’adresse contact.
  • Soutien à l’équipe dans la détection des événements pertinents organisés par les différentes BU et partenaires.
• Gestion Budgétaire et Administrative
  • Suivi du budget de la Direction en lien avec les services financiers.
  • Préparation des réunions budgétaires, suivi des commandes via SAP.
  • Analyse des résultats et proposition d’améliorations.

Profil recherché :

• Formation Bac+2 minimum.
• Expérience confirmée (3 ans minimum) en assistanat de direction et/ou commercial.
• Forte orientation résultats et sens du service.
• Adaptabilité, flexibilité et esprit d’équipe.
• Excellente organisation et gestion des priorités.
• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office avec une très bonne maîtrise d’Excel) et digitaux (CRM, SAP).
• Intérêt pour et capacité à travailler sur des outils innovants (IA, automatisation) et investir du temps pour se former.
• Sens du service, autonomie, initiative.
• Excellentes compétences relationnelles et interculturelles.
• Français et anglais courant (idéalement bilingue).
• Intérêt pour la levée de fonds et le milieu académique (un plus).

Avantages

• Plan d’épargne salariale (PEE et PERECO) avec abondement HEC
• 8 semaines de congé par an
• Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine
• Forfait mobilité durable pour les collaborateurs se déplaçant à vélo
• Un environnement de travail exceptionnel au sein d'un parc arboré
• Un accès gratuit à la salle de sport (sur le campus), au learning center et aux évènements du Campus
• Un restaurant d'entreprise
• Un parking gratuit
• Des événements d'entreprise tout au long de l'année (conférences, Team days, ...)
• CSE : chèques vacances, chèques cadeaux, subvention sport/culture etc.

Chaque candidature est étudiée avec soin. Si votre profil correspond à notre recherche, nous vous contacterons pour un premier échange téléphonique.

HEC Paris promeut la diversité sous toutes ses formes. En tant qu'employeur inclusif, nous accueillons et considérons les candidatures exclusivement sur la base des compétences professionnelles.