Assistant(e) Administratif(ve) – Legal Leasing (F/H) - CDI

Unibail-Rodamco-Westfield; Paris; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaire fixe 13 mois

Bonus annuel

Mutuelle santé

Restauration d'entreprise

Tickets restaurant

Transport et mobilité

Job summary

Unibail-Rodamco-Westfield recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) – Legal Leasing (CDI) pour accompagner la Direction Juridique Leasing dans la gestion documentaire, les baux et la facturation.

Vous assurez le suivi administratif, la consolidation des pièces et la coordination avec les cabinets externes, en utilisant SAP et des outils de signature électronique, avec un bon niveau d’anglais et une rigueur organisationnelle reconnue.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Aisance avec SAP, workflow et signature électronique; intérêt pour l’IA et les outils digitaux.
• Excellentes capacités d’organisation et gestion des priorités.
• Niveau d’anglais professionnel.

Responsibilities

• Gestion documentaire des baux et documents juridiques.
• Support aux contentieux et transmission des dossiers aux avocats externes.
• Gestion financière: création et suivi des bons de commande, fournisseurs SAP, suivi des factures et imputation.
• Administration et support opérationnel: gestion courrier et organisation des réunions.
• Gestion du budget: suivi des dépenses et rapports budgétaires.
• Support à l'équipe et onboarding des arrivants; polyvalence sur les activités du département.
• Contribuer aux projets opérationnels transverses et à l’amélioration continue.

Skills

MS Office

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Anglais professionnel

Education

Aucune formation spécifique requise

Tools

SAP

Copilot for Work

Signature électronique

Workflow tools

Job description

Unibail-Rodamco-Westfield développe et opère un portefeuille d’actifs immobiliers à usage mixte, durables et premium dans les villes les plus dynamiques d’Europe et des Etats Unis.

Reinvent Being Together : Portés par notre raison d’être, nous nous mobilisons pour accélérer la régénération urbaine et participer à repenser la manière dont nous vivons ensemble dans les villes, en créant et en opérant des lieux durables et uniques qui réinventent le vivre ensemble. Nous imaginons au cœur de nos destinations des expériences différenciantes et inspirantes qui créent de nouvelles opportunités d’échange et de connexion entre nos visiteurs et les marques.

Une approche durable : Le développement durable est au cœur de notre activité. Nous sommes leader dans notre secteur et, à ce titre, nous sommes déterminés à continuer à contribuer activement à la transition environnementale des villes vers la neutralité carbone.

Together at URW : Les 2 000 collaborateurs du Groupe œuvrent ensemble à imaginer et opérer des destinations durables, dont les usagers sont au cœur et qui sont des catalyseurs de la vitalité des territoires dans lesquelles elles sont implantées.

Nous recherchons actuellement notre :

Assistant(e) Administratif(ve) – Legal Leasing (F/H) - CDI

Ce que nous proposons

Assurer le support administratif, documentaire et financier de la Direction Juridique Leasing afin de garantir la bonne gestion des baux commerciaux, des dossiers contentieux, de la facturation et des processus internes.

A quoi va ressembler votre quotidien ?

Gestion documentaire des baux et autres documents juridiques

• Réception, contrôle, consolidation et archivage des baux authentiques.

• Préparation des maquettes papier.

• Réalisation des opérations de sanctuarisation et d'archivage des actes juridiques.

• Gestion des filigranes.

• Suivi administratif des congés délivrés par les preneurs.

Support aux contentieux

• Création et mise à jour des fiches de contentieux (Litigation).

• Constitution et transmission des dossiers aux avocats externes.

Gestion financière et facturation

• Création et suivi des bons de commande (PO).

• Création des fournisseurs dans SAP.

• Suivi des factures et résolution des anomalies de facturation.

• Approbation et déblocage des factures.

• Gestion des avis de virement et interface avec les équipes comptables et les cabinets d'avocats.

Administration et support opérationnel

• Gestion du courrier entrant et sortant, y compris recommandé.

• Affectation et suivi des demandes dans Pulse.

• Organisation logistique de réunions et préparation des supports nécessaires.

• Classement, archivage et mise à jour des bases documentaires.

• Participation aux actions d'amélioration continue des processus et outils de l'équipe.

Gestion du budget

• Assurer le suivi des dépenses et des engagements, notamment liés aux honoraires des avocats, huissiers et autres prestataires externes

• Mettre à jour les outils et tableaux de suivi budgétaire et contribuer au suivi des écarts entre budget et dépenses réalisées ;

• Assurer le lien avec les équipes internes concernées pour faciliter le bon traitement et l’imputation des dépenses ;

• Contribuer aux exercices de reporting et de prévisions budgétaires du département

Support à l'équipe

• Contribution à l'intégration des nouveaux arrivants (création des accès, formalités administratives).

• Assistance ponctuelle aux juristes et responsables juridiques sur les besoins administratifs et organisationnels.

• Polyvalence sur l'ensemble des activités du département afin d'assurer la continuité de service

Contribuer aux projets opérationnels transverses de l’équipe

Vous accompagnez l’équipe juridique dans son fonctionnement quotidien et contribuez à la bonne organisation du département.

Vous participez notamment à l’intégration des nouveaux arrivants, en prenant en charge la création des accès et les différentes formalités administratives nécessaires à leur arrivée.

Au quotidien, vous apportez également un soutien ponctuel aux juristes et responsables juridiques sur leurs besoins administratifs et organisationnels. Grâce à votre polyvalence, vous intervenez plus largement sur les différentes activités du département afin de faciliter le travail de l’équipe et d’assurer la continuité de service.

Vous êtes la bonne personne pour ce poste si :

Savoir-faire:

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

• Aisance avec les outils documentaires et financiers (SAP, outils de workflow et de signature électronique) et Appétence pour l’IA et les outils digitaux (automatisation, data, amélioration des processus) et Accès à Copilot for Work.

• Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.

• Qualités rédactionnelles et rigueur documentaire.

• Niveau d'anglais professionnel.

Savoir-être:

• Rigueur et fiabilité.

• Sens du service et esprit d'équipe.

• Réactivité et autonomie.

• Discrétion et confidentialité.

• Capacité à gérer simultanément plusieurs sujets dans un environnement exigeant.

A quoi m’attendre concernant les étapes du recrutement ?

Notre but est de vous proposer un process rapide et diversifié qui permettra d’avoir une vision à 360 du Groupe afin d’avancer de manière éclairée. Notre ambition est de vous offrir un process transparent et bienveillant qui soit constructif et ce malgré l’issue des échanges !

• Premier entretien avec la recruteuse

• Deuxième entretien avecle manager

• Troisième entretien avec la directrice de l’équipe

• Dernière étape : accepter l'aventure et vous onboarder

Nos avantages

Package : Salaire fixe attractif sur 13 mois + Bonus annuel basé sur vos performances+ intéressement/participation

Transport : Betterway afin de choisir votre mobilité (100% du pass navigo remboursé ou 700€ si vous choisissez une mobilité électrique), une offre de mobilité verte (flotte de vélos électriques)

Santé : une excellente Mutuelle avec surcomplémentaire (inclue à 1,10€), Prévoyance

Restauration : Carte de ticket restaurant et/ou accès au restaurant d'entreprise (garanti 100% produits frais et de saison)

Congés : 30 jours de Congés payés et 5 à 6 jours de RTT par an

Convivialité & partage :

• Café in-house avec un barista qui vous préparera vos boissons chaudes personnalisées

• Brunch le vendredi matin

• Machine à café à grain, thé et eaux (plates, gazeuses, chaudes) à disposition

Sport : Salle de sport (accès gratuit) avec coach tous les midis pour 90€/an, Douches et vestiaires dignes d'un hôtel 5* (tout confort inclus)

Les + : Système de pressing et réception de vos colis

Formation : venez-vous former dans notre URW Academy

Responsabilité sociale et environnementale :

• Vraie politique de non-gaspillage

• Community days : 1 jour obligatoire pour tous les collaborateurs.trices avec un choix parmi 4 missions à fort impact sociales ou/et environnementales

CSE : élus engagés avec plateforme dédiée

Parentalité : réelle politique parentalité mise en place avec

• Un partenariat Babilou pour des places en crèches, coaching,

• Possibilité de revenir au 4/5eme payée à 100% le mois suivant du retour du congés des parents,

• Subrogation pendant le congé maternité,

• Jour de la rentrée scolaire offert,

• Jours enfants malades de 6 à 12 jours maximum.

Poste basé au 7 place du Chancelier Adenauer, Paris 16 (arrêts : Porte Dauphine ou Victor Hugo)

Ce qui compte pour nous

Ce qui compte pour nous, c’est d’accueillir des personnalités engagées et passionnées, capables d’insuffler une énergie positive autour d’eux et prêtes à grandir au sein d’un grand groupe international. Nous offrons à nos collaborateurs une culture collaborative, innovante, axée sur la réussite et propre à créer des opportunités uniques d’évolution. Nous visons l’excellence et notre culture encourage l’autonomie, l’innovation et l’intelligence collective de nos collaborateurs.

Si vous recherchez des missions stimulantes intellectuellement et responsabilisantes, promouvant le travail en équipe et le challenge au quotidien, n’hésitez pas à postuler !

Unibail-Rodamco-Westfield promeut l’égalité des chances, ainsi que la diversité des profils, des expériences et des compétences. Nous croyons que la diversité joue un rôle important dans le succès de notre entreprise et nous engageons à créer un environnement respectant, valorisant, célébrant et exploitant au mieux les différences individuelles. En tant que signataire de la charte de la diversité, Unibail-Rodamco-Westfield s’engage à évaluer chaque nouvelle candidature sans discrimination liée au handicap, à l’âge, au genre, à l’origine, à la religion, à l’orientation sexuelle ou toute autre caractéristique protégée par la loi.