ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) (H/F)

fondation mallet; Sainte-Mesme; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

Congés payés

Repas d’entreprise 2,80 €

Prime de cooptation

Formations internes

Action Logement - aide logement

Évolution professionnelle

Job summary

Fondation Mallet recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) à Sainte-Mesme, pour un CDD à 90 % jusqu’à fin janvier 2027. Le poste implique des missions de secrétariat, d’accueil et de suivi administratif au sein du Pôle des Maisons de Lyliane, avec orientation vers les familles et partenaires.

Profil apprécié: organisation, rigueur, autonomie et sens du service. Poste temps partiel, cadre médico-social, rémunération selon diplôme et expérience.

Qualifications

• Savoir organiser et prioriser les tâches quotidiennes.
• Excellentes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
• Première expérience dans une fonction administrative appréciée.
• Connaissance du secteur médico-social serait un atout.

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs.
• Réceptionner et suivre le courrier et les courriels.
• Rédiger et diffuser des documents administratifs et tableaux de suivi.
• Organiser le classement et l’archivage des documents.
• Assurer la coordination entre les services du Pôle et les partenaires.

Skills

Rigueur

Organisation

Adaptabilité

Aisance relationnelle

Discrétion

Education

Niveau Bac minimum

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

CDD – Temps partiel 90 % – À pourvoir dès que possible

REJOIGNEZ LA FONDATION MALLET !

La Fondation Jacqueline Mallet, acteur engagé dans l’accompagnement des personnes en situation de handicap, œuvre quotidiennement pour promouvoir leur autonomie, leur inclusion et leur qualité de vie.

Au sein du Pôle des Maisons de Lyliane de Sainte-Mesme, qui regroupe un Foyer de Vie (FDV), un Foyer d’Hébergement (FH) et deux sites d’Établissement et Service d’Accompagnement par le Travail (ESAT), nos équipes pluridisciplinaires s’engagent à proposer un accompagnement individualisé, respectueux des besoins et des aspirations des personnes accueillies.

Dans le cadre d'un besoin temporaire de renfort administratif, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) (H/F) pour rejoindre notre équipe.

Conditions du contrat

• Type de contrat : CDD


• Durée : jusqu'à fin janvier 2027 minimum


• Temps de travail : temps partiel à 90 %


• Prise de poste : dès que possible


• Lieu : Sainte-Mesme (Yvelines – 78)

VOTRE MISSION

Rattaché(e) à la direction du Pôle, vous contribuez au bon fonctionnement administratif des établissements et accompagnez les équipes dans la gestion quotidienne de leurs activités.

Véritable interlocuteur(trice) des professionnels, des personnes accompagnées et des partenaires, vous assurez un rôle essentiel de coordination, d'organisation et de suivi administratif.

Vos principales missions

Gestion administrative et secrétariat

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que l'orientation des différents interlocuteurs.


• Réceptionner, traiter et assurer le suivi des courriers et courriels.


• Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs : courriers, comptes rendus, notes d'information et tableaux de suivi.


• Organiser le classement, l'archivage et la mise à jour des documents administratifs.


• Contribuer à la bonne circulation des informations entre les différents services du Pôle.

Suivi administratif des personnes accompagnées

• Participer à la constitution, à l'actualisation et au suivi des dossiers administratifs des personnes accueillies.


• Assurer le suivi des documents administratifs nécessaires à leur accompagnement.


• Contribuer aux échanges avec les familles, les représentants légaux et les partenaires institutionnels.


• Veiller à la fiabilité des informations et au respect de la confidentialité des données.

Appui administratif aux équipes et à la direction

• Apporter un soutien administratif aux chefs de service et aux professionnels des établissements.


• Participer à l'organisation des réunions, à la préparation des documents et au suivi des échéances.


• Actualiser les outils de suivi et les tableaux de bord administratifs.


• Contribuer à l'organisation des activités et événements institutionnels.


• Participer, selon les besoins, à différentes missions administratives transversales au sein du Pôle.

PROFIL RECHERCHÉ

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et polyvalente, appréciant le travail en équipe et capable de gérer plusieurs sollicitations simultanément.

Compétences et qualités attendues

• Excellentes capacités rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe.


• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).


• Sens de l'organisation, rigueur et capacité à hiérarchiser les priorités.


• Autonomie, réactivité et capacité d'adaptation.


• Aisance relationnelle, sens de l'accueil et de la communication.


• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.


• Esprit d'équipe, disponibilité et sens du service.


• Bienveillance et sensibilité à l'accompagnement des personnes en situation de handicap.

Une première expérience dans une fonction administrative est appréciée. Une connaissance du secteur médico-social constitue un atout.

Diplôme exigé : niveau Bac minimum.

CONDITIONS DU POSTE ET AVANTAGES

Rémunération : selon le diplôme, l'expérience professionnelle et les dispositions de la Convention collective nationale du 31 octobre 1951 (CCN 51).

En rejoignant la Fondation Mallet, vous bénéficiez notamment :

• De 8 semaines de congés par an, selon les dispositions applicables et au prorata du contrat.


• D'un restaurant d'entreprise proposant des repas à 2,80 €.


• D'une prime de cooptation de 200 €, sous conditions.


• D'un accès aux formations proposées par notre centre de formation interne.


• D'une ligne d'écoute et de soutien téléphonique.


• Du dispositif Action Logement : aides au logement, prêts accession ou travaux, selon éligibilité.


• De possibilités d'évolution professionnelle et de mobilité interne.


• D'un environnement de travail privilégié, au sein d'un cadre verdoyant.


• Des avantages proposés par notre Comité social et économique (CSE).