Assistant(e) administratif(ve) (f/h) - Lyon (H/F)

BSI; Lyon; Sur place; EUR 21 000 - 22 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Intéressement / participation

Titres restaurant / Prime de panier

Indemnité transports

CSE

Résumé du poste

BSI, spécialisée dans la protection incendie, recrute un assistant(e) en planification pour son Pôle Incendie à Lyon. Vous participez à la gestion des plannings des techniciens itinérants et au traitement des demandes d'interventions, en apportant une valeur ajoutée organisationnelle.

Vous intervenez sur la saisie de données, le suivi administratif des commandes et l’amélioration continue des procédures, tout en priorisant l’efficacité et la confidentialité des informations.

Qualifications

• Savoir saisir et traiter des données dans les procédures administratives.
• Gérer les documents (contrats, courriers, devis, factures) et leur transmission.
• Renseigner les services internes et les clients sur les informations du service.
• Respecter les processus et les règles de confidentialité.

Responsabilités

• Analyser et traiter les demandes via ERP, bases de données, e-mails et courriers avant traitement.
• Saisir informatiquement des données et assurer la frappe et l'envoi des documents.
• Renseigner les services et clients sur les informations liées au service.
• Assurer le suivi administratif des commandes et la traçabilité des documents.
• Rassembler et formater les travaux du service (tableaux de bord, graphiques, rapports).
• Rédiger des notes à partir d'instructions orales ou écrites.
• Contribuer à l'amélioration des procédures existantes.

Connaissances

Gestion d'agenda

Planification

Rigueur et précision

Analyse et synthèse

Formation

Employé qualifié

Description du poste

BSI, spécialisée dans la protection incendie accompagne les professionnels de l'habitat privé et public, les collectivités et les entreprises en matière de protection incendie.Nous recrutons pour notre Pôle Incendie un assistant(e) en planification (f-h).Au sein de notre équipe dédiée à la planification d'interventions techniques, vous participez au quotidien à la gestion des plannings des techniciens itinérants et au traitement des demandes d'interventions.Vous apportez une réelle valeur ajoutée aux clients dans l'organisation des interventions et l'amélioration de la productivité

Vos principales missions :

• Recueillir, analyser et traiter les demandes provenant des différentes sources d'information et de communication (ERP, bases de données, emails, courriers, fax, appels téléphoniques...) selon des procédures administratives définies.
• Saisir informatiquement des données et assurer la frappe, la présentation et l'envoi de documents (contrats, courriers, devis, factures, avoirs...).
• Renseigner les services internes et les clients sur les informations concernant le domaine d'activité du service.
• Assurer l'intégralité du suivi administratif des commandes.
• Rassembler, mettre en forme et analyser les différents travaux du service (tableaux de bord, graphiques, statistiques...).
• Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites.
• Contribuer à l'amélioration des procédures administratives existantes.

Activités spécifiques :

• Formation des collaborateurs.
• Organisation du temps.
• Suivi des activités.

Votre profil :-

• Vous maîtriser les particularités commerciales, techniques et réglementaires des prestations traitées.
• Vous savez hiérarchiser l'urgence des demandes.
• Vous prenez des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service.
• Vous savez dvelopper des liaisons techniques et fonctionnelles avec l'environnement de travail.
• Vous savez analyser et synthétiser des informations techniques et organisationnelles.
• Vous savez vous conformer et vous adapter à des processus méthodologiques différents et rigoureux.
• Vous Respecter le caractère confidentiel de certaines informations traitées ou communiquées.

Type de contrat CDD - 3 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1880.0 Euros à 2000.0 Euros - PRISE EN CHARGE DU TITRE DE TRANSPORT
• Intéressement / participation
• Titres restaurant / Prime de panier
• Indemnité transports
• CSE
• PRISE EN CHARGE DU TITRE DE TRANSPORT

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Fabrication d'autres machines d'usage général

SAGEXDepuis plus de 20 ans SAGEX accompagne les professionnels de l'habitat privé et public (Syndics d'Immeubles, Administrateurs de biens...) dans la recherche de solutions en réponse au risque incendie. Les compétences de notre personnel, régulièrement formé aux évolutions techniques et réglementaires du domaine, nous autorisent à intervenir sur tous types de bâtiments (immeubles d'habitation, ERP, ERT...). SAGEX est une entreprise du groupe BATISANTÉ. Retrouvez-nous sur www.sagex.fr