Assistant.e Administratif.ve

Allergan; Boulogne-Billancourt; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Allergan recrute un(e) Assistant.e Administrative bilingue en anglais à Boulogne-Billancourt. Dans ce rôle, vous serez rattaché.e à la Directrice Médicale pour gérer des projets médicaux et des contrats de collaboration scientifique. Vous apporterez un soutien essentiel à l’équipe médicale pour développer des thérapies innovantes.

Ce poste exige un diplôme de BTS secrétariat, au moins deux ans d'expérience, et des compétences en gestion organisationnelle ainsi qu'une maîtrise des outils bureautiques.

Qualifications

• Au moins deux ans d'expérience dans un rôle administratif.
• Expérience dans l'industrie pharmaceutique appréciée.
• Structuré.e, sens du détail, et capacité d'adaptation.

Responsabilités

• Gérer les contrats de collaboration scientifique hors filiale.
• Assurer le suivi budgétaire des projets médicaux.
• Gérer la logistique des réunions internes et externes.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Compétences organisationnelles

Aptitude à travailler en anglais

Formation

BTS secrétariat

Outils

Excel

PowerPoint

Word

Outlook

Concur

Isotrian

Description du poste

Ce poste est maintenant pourvu. Merci de prendre connaissance des postes similaires ci-dessous.

Description de l'entreprise

La mission d'AbbVie est de découvrir et mettre à disposition des thérapies et des solutions innovantes qui permettent de répondre à des maladies graves aujourd’hui, et de relever les défis médicaux de demain. Nous nous efforçons d'avoir un impact remarquable sur la vie des patients dans plusieurs domaines thérapeutiques clés : immunologie, ophtalmologie, oncologie, neurosciences et virologie, ainsi que la médecine esthétique avec les produits et services de notre portefeuille Allergan Aesthetics.

Rejoignez AbbVie France en tant qu’Assistant.e Administrative bilingue en anglais! Vous serez rattaché.e à la Directrice Medical pour soutenir l'unité médicale.

En intégrant notre entreprise en tant qu’Assistant.e Administrative bilingue en anglais, vous gérerez les contrats de collaboration scientifique filiale et hors filiale et apporterez à l’équipe médicale le support nécessaire à la bonne conduite des projets médicaux. Vous contribuerez à notre mission à mettre à disposition nos expertises, nos ressources et une approche unique de l’innovation pour développer des thérapies innovantes qui répondent à des maladies chroniques et/ou complexes et graves, capables de transformer la vie des patients.

À ce titre, vos principales missions seront :

• Gérer les contrats de collaboration scientifique hors filiale (cross-border) : constitution des dossiers complets en coopération avec l’équipe internationale à l’origine de la demande, vérification des libellés de prestation et des montants des honoraires et avantages, transmission des dossiers à la cellule DMOS, suivi des paiements aux experts externes dans le respect des guidelines OEC
• Gérer les dossiers DMOS filiale : constitution des dossiers et transmission à la cellule DMOS ou constitution des dossiers et transmission au Conseil de l’Ordre compétent dans le cas particulier des dossiers en lien avec la recherche médicale.
• Assurer le suivi budgétaire (compléter les documents de suivi financier régulièrement, établir les paniers d’achat, signaler toute incohérence au Responsable d’Unité Médicale (RUM), vérifier et compléter les suivis budgétaires mensuels du Contrôleur de Gestion, établir les Fiches Evaluation Fournisseur.)
• Gérer les voyages (comparer les tarifs, commander les billets, faire les démarches d’information pour déclarer tout voyage à la CPAM, transmettre les factures de voyage à la comptabilité après les avoir entrées dans un fichier de suivi)
• Gérer le classement et l’archivage (documents afférents aux contrats de collaboration.)
• Etablir les contrats de collaboration scientifique/prestation de service des experts (compléter les contrats avec les informations données par le RUM/les médecins de gamme, réclamer à l’expert les documents à joindre au contrat, établir les fiches contrats à faire signer, adresser les contrats à l’expert)
• Entrer tous les contrats dans la base CONTRAT CAS (scanner les contrats, entrer les données requises dans la base et y annexer le contrat, compléter le document ad hoc)
• Constituer et faire le suivi des dossiers de subventions (constitution du dossier puis transmission à la cellule DMOS)
• Organiser la logistique des réunions internes et/ou externes (rechercher les lieux, sélectionner plusieurs endroits, choisir le plus adapté en accord avec le RUM, réserver les salles de réunion, organiser les pauses-repas, l’hospitalité et transferts lorsqu’approprié) dans le respect des politiques et procédures en vigueur
• Lire, valider, et mettre en application toutes les procédures incombant à son métier, via Compliance Wire ou toute autre interface dédiée
• Assurer les tâches d’assistanat selon besoins (ex: gérer les agendas, fixer les rendez-vous, faire les commandes de fournitures)

Vous êtes diplômé(e) d’un BTS secrétariat et vous avez au moins deux ans d’expérience. Une expérience dans l’industrie pharmaceutique serait un plus.

Connaissances et compétences requises

• Vous êtes structuré.e et vous avez le sens du détail
• Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, etc), ainsi que Concur et Isotrian
• Vous avez au moins deux ans d’expérience travaillant en anglais, ou vous avez un bon niveau d’anglais

Qualités requises

• Capable de naviguer dans un environnement très dynamique, vous anticipez les choses et vous vous adaptez rapidement
• Vous avez l’esprit d'équipe - vous êtes responsable, avez une attitude positive, êtes flexible, et appréciez la collaboration
• Vous aimez identifier et saisir les opportunités
• Vous êtes à l’aise pour travailler en anglais

AbbVie est un employeur garantissant l'égalité des chances et s'engage à agir avec intégrité, à stimuler l'innovation, à transformer des vies et à servir notre communauté. Employeur garantissant l'égalité des chances pour les anciens combattants et les personnes en situation de handicap.