ASSISTANT DES SERVICES GENERAUX F/H

Ingerop; Cébazat; On-site; EUR 24,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

RTT

CET (Compte Epargne Temps)

Mutuelle et prévoyance

Épargne salariale

Formation et mobilité interne

CSE dynamique

Job summary

Ingérop recherche un(e) Assistant(e) des Services Généraux pour l’agence de Cébazat, CDI. Vous serez rattaché(e) au Responsable des Services Généraux et contribuerez à l'accueil, à l'intendance et à la logistique du site.

Vous assurez le filtrage des appels, l'accueil des clients, la gestion du courrier et des badges, ainsi que le suivi administratif et la maintenance des véhicules. Bac+2 et maîtrise d'Office exigés, l'anglais serait apprécié.

Qualifications

• Bac+2 dans l’assistanat manager avec expérience réussie.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Anglais apprécié.

Responsibilities

• Accompagner l'agrandissement de l'agence.
• Filtrer les appels et gérer les standards.
• Accueillir clients et collaborateurs sur site.
• Gérer les messages de la boite mail de l'agence.
• Assurer l'intendance et la gestion des badges.
• Réceptionner courrier et colis et diffusion.
• Suivre les statistiques liées aux services généraux.
• Piloter le planning et les réservations de véhicules.
• Remplacer le binôme en son absence.
• Commander matériel et fournitures et vérifier les livraisons.
• Soutien administratif avec comptabilité/Achats/RH.
• Saisie des nouveaux arrivants dans l'outil KLEIS.
• Suivi des EPI et maintenance des véhicules.
• Concevoir et rédiger courriers et notes selon la charte INGEROP.
• Frappe de documents et traitement du courrier.
• Reprographie et relais d'informations SG.
• Assistance ponctuelle au CSP.

Skills

Rigueur

Organisation

Autonomie

Communication

Esprit ouvert et collaboratif

Sens du service

Proactivité

Discrétion

Education

Bac+2 dans le domaine de l’assistanat manager

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Description de l'entreprise

Rejoindre Ingérop, c’est contribuer à façonner le monde de demain.

Groupe d’ingénierie et de conseil indépendant, nous menons des projets ambitieux dans les domaines du bâtiment, de l’énergie, de l’industrie, de l’eau, des infrastructures, des transports et de la ville.

Avec plus de 40 sites en France, 98 implantations dans le monde et plus de 3 500 collaborateurs, nous offrons de nombreuses opportunités, en conception comme en réalisation, en local comme à l’international.

Chez Ingérop, vous évoluerez dans un environnement innovant, humain et solidaire, où l’expertise, l’esprit d’équipe et la convivialité sont au cœur de notre culture. Rejoignez une communauté de passionnés !

Description du poste

Le poste s’inscrit au sein de la direction régionale Alpes Centre Est (ACE), sur notre agence de Cébazat, regroupant 300 collaborateurs.

Dans le cadre d'un remplacement, la Direction recherche un(e) Assistant(e) des Services Générauxen CDI.

Rattaché(e) au Responsable des Services Généraux, vous prendrez en charge les missions suivantes :

Tâches transverses liées à l'accueil et travail en binôme sur le poste :

• Accompagner la mise en place de l'agrandissement de l'agence
• Filtrer les appels téléphoniques de l'agence et parfois prendre en charge les standards de nos autres agences ACE
• Assurer l'accueil physique de nos clients et collaborateurs
• Gérer les messages électroniques de la boite mail de l'agence de Clermont
• Gérer l'intendance de l'agence et des collaborateurs du site
• Gérer les badges d’accès de l’agence
• Réceptionner le courrier et les colis / diffusion / affranchissement
• Assurer le suivi des statistiques des données liées aux services généraux
• Piloter le planning de réservation des véhicules de l'agence et réserver des voitures de location
• Assurer le remplacement du binôme en son absence (CP, RTT)

Tâches transverses liées à la logistique de l'agence :

• Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables, etc.. et vérifier la conformité des livraisons
• Suivi de l’archivage
• Tâches d’appui administratif en lien avec le service comptabilité / achats et le service RH
• Saisie des nouveaux arrivants (sauf CDI et stagiaires) dans l'outil KLEIS
• Commande et suivi de la gestion des EPI (en lien avec le SMI et les ACHATS)
• Piloter la maintenance des véhicules de l'agence en binôme avec le responsable de flotte (programmer les entretiens, emmener les véhicules au garage)

Assistance au responsable services généraux :

• Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, bons de commande, etc. en maitrisant la charte graphique INGEROP
• Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier entrant/sortant
• Effectuer la reprographie de documents
• Etre le relais d'information des sujets de services généraux
• Apporter une assistance ponctuelle au CSP

Qualifications

De formation supérieure type bac+2 dans ledomaine de l’assistanat manager, vous bénéficiez d’une expérience réussie de 3ans minimum sur un poste similaire.

Vous maîtrisez parfaitement les outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint).

La maîtrise de l’anglais serait appréciée.

Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités de rigueur, d’organisation et d’autonomie.

Vous communiquez facilement avec un esprit ouvert et collaboratif.

Le sens du service, la proactivité, la parfaite aisance rédactionnelle et la discrétion sont des impératifs pour le poste.

Connaissances en matière de SSE appréciées.

Informations supplémentaires

Votre package :

• Votre rémunération fixe mensuelle
• L’acquisition de jours de RTT
• Un Compte Epargne Temps (CET)
• Le droit à des CESU
• L’accès à l’épargne salariale / l’intéressement / la participation
• L’affiliation à une mutuelle et une prévoyance de qualité
• Une politique de formation individualisée et des parcours métiers
• L’accompagnement de votre évolution professionnelle et des souhaits de mobilité géographique
• Un CSE dynamique

Ingérop attache de l’importance à la diversité de ses équipes et agit pour l'insertion des personnes en situation de handicap. Nous étudions chaque candidature à compétences égales. Votre engagement, notre ambition, ensemble inventons demain !

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Référence de l'offre : REF1083S