Assistant de la direction générale des services de l'Université (H/F)

UNIVERSITE PARIS-SACLAY; Gif-sur-Yvette; Sur place; EUR 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université renommée recherche un(e) Assistant(e) de la direction générale des services pour un CDD de 36 mois à Gif-sur-Yvette. Le candidat idéal gérera les agendas, organisera des déplacements et participera à la logistique des réunions. Les compétences requises incluent une bonne expression écrite et orale, ainsi que la maîtrise des outils bureautiques. La rémunération annuelle est de 32,000 € brut, avec un temps de travail de 36H50/semaine.

Qualifications

• Connaissances des objectifs et projets de l’établissement et techniques d’élaboration de documents.
• Langue anglaise : B2.
• Compétences en gestion administrative et priorisation des demandes.

Responsabilités

• Gestion des agendas des directeur et adjointes.
• Organisation des déplacements professionnels.
• Préparation logistique des réunions et évènements.
• Suivi de la messagerie et gestion courriers.

Connaissances

Bonne expression orale et rédactionnelle

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité à organiser son activité

Identifier les priorités

Description du poste

Assistant de la direction générale des services de l'Université (H/F)

Offre n° 201BKPB

Mission / positionnement hiérarchique : Au sein du secrétariat de la Présidence et de la Direction Générale des Services, l’assistant‑e de direction est hiérarchiquement rattaché‑e au directeur général des services. Il/elle assure et coordonne de manière polyvalente et autonome les activités d’assistanat et de gestion administrative pour le DGS ainsi que pour les trois DGS adjointes. L’assistant‑e apporte un soutien administratif et opérationnel et assure la gestion du secrétariat courant. A ce titre, il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle prend en charge l'organisation matérielle et logistique des réunions ou évènements organisés par le directeur général des services ou ses adjointes. Partie prenante de l’équipe de gouvernance, il/elle travaille en contact étroit avec l'ensemble du secrétariat de la présidence de l’université dont il/elle partage les missions afin d’assurer la continuité de service au sein de la gouvernance.

Activités principales de l'agent‑e

• Gestion des agendas du Directeur Général des Services et de ses trois adjointes et anticipation des échéances;
• Organisation des déplacements professionnels (missions, transports, hébergements, etc.);
• Planification, préparation et organisation logistique et matérielle des réunions et évènements portés par la Direction Générale des Services (réunions plénières mensuelles des directeurs / directrices, réunions du réseau des DGS, séminaires, webinaires, etc.);
• Suivi de la messagerie générique de la direction générale des services;
• Gestion du courrier papier du Directeur Général des Services et de ses trois adjointes;
• Gestion de l’information auprès des équipes directes de la Direction Générale : préparation de notes d’information, présentations, compte‑rendu de réunion, courriers, etc. pour diffuser les informations émanant de la Direction Générale à l'ensemble des services centraux et déléguées du DGS dans les composantes universitaires;
• Gestion des documents pour le réseau des DGS et mise à disposition des documents réglementaires;
• Gestion de la circulation de l’information et vérification de la conformité des notes administratives et de la bonne tenue des process associés;
• Travail conjoint avec les assistantes du cabinet du Président et interactions avec l’équipe de la gouvernance (Président, vice‑présidents, direction de cabinet);
• Suivi des circuits de signature des documents internes, conventions et divers actes administratifs;
• Participation à l’évolution et à la simplification des processus administratifs;
• Gestion du budget de la DGS : réalisation et suivi de tableaux de bord, d’indicateurs et de bilans.

Profil recherché

• Connaissances : objectifs et projets de l’établissement, techniques d’élaboration de documents, excellente expression orale et rédactionnelle, maîtrise des outils de bureautiques, connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur, recherche et des Universités, connaissances budgétaires générales, techniques de communication;
• Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues);
• Compétences : prendre en compte les demandes et y répondre de manière priorisée, maîtriser les techniques de rédaction administrative, identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances, capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique, capacité à faire face à des situations d’urgence, trouver des solutions, identifier les éléments…

Type de contrat

CDD – 36 mois

Durée du travail : 36 H 50 / semaine – Travail en journée

Rémunération

• Salaire brut annuel : 32 000 € sur 12 mois

Profil souhaité

(Conventions possibles ; pas d’information supplémentaire dans la description fournie)

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d’une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Secteur d’activité : Enseignement supérieur