Assistant de gestion F/H

VINCI; Les Hauts-de-Chée; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

VINCI Construction, division Génie Civil France, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein de la délégation Sols et Fondations pour accompagner les services Gestion, Etudes de Prix, Chantier et Agence.

Vous assurerez la saisie des pointages, la vérification de factures, la rédaction des fiches d’ouverture de chantiers et le suivi des dossiers administratifs, en lien avec les équipes sur les chantiers et en agence.

Qualifications

• Formation type Bac Pro gestion administration ou BTS gestion PME PMI et première expérience dans une fonction similaire, idéalement dans le BTP.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint).

Responsabilités

• Saisie des pointages personnel/matériel dépenses chantier.
• Vérification, saisie et validation des factures (fournisseurs, paie, matériel).
• Rédaction et envoi de la fiche ouvertures de chantiers.
• Transmets les pièces administratives pour l’établissement des conventions de groupements, contrats de sous-traitance.
• Rempli les pièces pour établissement des contrats (privé, convention, DC2-DC4).
• Établissement des situations de travaux / DGD.
• Demande et suivi des cautions bancaires.
• Établissement de tableaux de suivi et relances clients.
• Gestion de l’accueil, de l’agence et du standard téléphonique.
• Réservation voyage (hôtel, train, avion).
• Réception, diffusion, classement, rédaction et envoie du courrier.
• Gestion des fournitures.
• Mise à jour, classement et archivage des dossiers papiers et numériques.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Réactivité

Sens du service

Formation

Bac Pro gestion administration

BTS gestion PME PMI

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Description du poste

Au sein de la division Génie Civil France et plus précisément au sein de la délégation Sols et Fondations, Botte Fondations accompagne ses clients dans tous leurs projets de fondations spéciales sur l’ensemble du territoire.

Gestion

• Saisie des pointages personnel/matériel dépenses chantier
• Vérification, saisie et validation des factures (fournisseurs, paie, matériel)
• Rédaction et envoi de la fiche ouvertures de chantiers
• Transmets les pièces administratives pour l’établissement des conventions de groupements, contrats de sous-traitance
• Rempli les pièces pour établissement des contrats (privé, convention, DC2-DC4 ...)
• Etablissement des situations de travaux / DGD
• Demande et suivi des cautions bancaires
• Etablissement de tableaux de suivi et relances clients

Etudes De Prix

• Transmission des réponses aux appels d’offres sur les différentes plateformes
• Téléchargement, enregistrement des dossiers et impressions
• Référencement sur Google Earth
• Réalisation des fiches références

Chantier

• Demande de DICT (avec encadrement travaux)
• Classement des réponses DICT sur serveur et Impression des plans
• DOE (préparation classeurs + diffusion + récépissé)
• Envoi et suivi des attestations de travaux FNTP & QUALIBAT
• Envoi et suivi des satisfactions clients

Personnel

• Commande des intérimaires via PIXID
• Saisie des pointages du personnel agence
• Pose et suivi des congés payés du personnel via logiciel RH
• Mise à jour et classement des dossiers personnel (Carte BTP, impression entretien annuel…)

Agence

• Gestion de l’accueil, de l’agence et du standard téléphonique
• Réservation voyage (hôtel, train, avion)
• Réception, diffusion, classement, rédaction et envoie du courrier
• Gestion des fournitures
• Mise à jour, classement et archivage des dossiers papiers et numériques

De formation type Bac Pro gestion administration ou BTS gestion PME PMI, vous avez une première expérience dans une fonction similaire, idéalement acquise dans le BTP.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint).

Votre organisation, votre rigueur et votre réactivité ne sont plus à prouver ! Vous avez le sens du relationnel et du service pour gérer au mieux l'ensemble des demandes de l'agence et participer à la vie de l'équipe.

VINCI Construction mène une politique volontariste d’égalité des chances. Elle vise à combattre toute forme de discrimination et à promouvoir l'inclusion. Rejoignez-nous et exprimez vos talents, nous saurons vous accompagner !