Assistant de gestion administrative

Fédération ADMR Du Doubs; Valdahon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation du secteur associatif recherche un(e) Assistant(e) de gestion administratif H/F à Valdahon. Le poste consiste à superviser l'organisation des interventions, assurer l'accueil et gérer les dossiers administratifs. Un diplôme Bac +3 est requis ainsi qu’un bon sens de l’organisation et de la communication. La rémunération débute à 1587,90€ par mois. Vous travaillez en présentiel à raison de 35 heures par semaine.

Qualifications

• Connaissance du secteur associatif et de l'intervention à domicile serait un plus.
• 1 an d'expérience en gestion administrative de structure (optionnel).

Responsabilités

• Superviser et coordonner l'organisation des plannings d'intervention.
• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des appels.
• Élaborer les contrats de travail et suivre les ressources humaines.
• Contribuer à l'amélioration continue de la qualité de service.

Connaissances

Organisation

Coordination

Communication

Gestion administrative

Formation

Bac +3 (Licence / Bachelor)

Outils

PHILIA

Description du poste

À propos de nous

La Fédération ADMR du Doubs accompagne ses associations locales dans leur mission quotidienne. Elle soutient les associations dans la gestion, la formation et la coordination afin qu’elles puissent se concentrer sur l’essentiel : accompagner les personnes et les familles. En travaillant main dans la main avec ses structures locales, elle garantit des services à domicile fiables, de qualité et adaptés aux besoins de toutes les familles du département.

Mission

L'Assistant de gestion administratif H/F a pour mission première d’assurer la gestion administrative globale de l’association ADMR de Pontarlier. Le poste est majoritairement basé sur le secteur de Valdahon, avec des interventions ponctuelles sur Pontarlier en cas de besoin. Il/elle exerce ses fonctions sous l’autorité du Responsable de secteur, qui définit les méthodes et procédures de travail, apporte un appui opérationnel et veille à la bonne exécution des missions.

Missions principales

• Appui à l’organisation et à la planification
• Superviser et coordonner l’organisation des plannings d’intervention réalisés par les secrétaires locales d’associations.
• Participer à la planification des interventions des aides à domicile via le logiciel métier PHILIA.
• Veiller à la cohérence et à la continuité des interventions auprès des bénéficiaires.
• Accueil et gestion administrative
• Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des appels (clients, salariés, secrétaires, présidents d’associations).
• Gérer la boîte mail dédiée (cellule qualité) : traitement des demandes, orientation vers les interlocuteurs ou services compétents.
• Assurer l’accueil physique lorsque nécessaire.
• Créer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des salariés et des clients.
• Élaborer les contrats de travail et participer au suivi administratif des ressources humaines.
• Paramétrer les outils professionnels (téléphones, accès logiciels, etc.).
• Tenir à jour les tableaux de bord et outils de suivi.
• Appui aux équipes locales et aux dirigeants bénévoles
• Apporter un soutien administratif aux secrétaires locales et aux responsables associatifs bénévoles.
• Contribuer à la préparation, à l’organisation et à la coanimation des réunions mensuelles.
• Participer à la circulation de l’information et à la coordination entre les acteurs locaux et la fédération.
• Qualité, suivi et gestion des situations sensibles
• Traiter les réclamations et précontentieux clients.
• Participer à la gestion des situations disciplinaires ou des difficultés rencontrées par les équipes d’intervention, en lien avec le Responsable de secteur.
• Contribuer à l’amélioration continue de la qualité de service.
• Reporting
• Rendre compte régulièrement de l’activité et des situations rencontrées à la hiérarchie.
• Participer au suivi des indicateurs d’activité et de qualité.

La connaissance du secteur associatif et de l'intervention à domicile serait un plus.

Profil

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 1587,90€ par mois

Nombre d'heures : 35 par semaine

Horaires

• Travail en journée

Formation

• Bac +3 (Licence / Bachelor) (Requis)

Expérience

• Gestion administrative de structure: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : Dès que possible

Référence de l'offre : jl9iptd7xq