Assistant de formation - Pôle international - H/F

Sciences Po; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution éducative en France recherche un(e) responsable administratif pour piloter des programmes de formation continue. Le candidat idéal a une formation Bac +2 et une expérience dans ce domaine. Le poste offre des avantages tels que le télétravail hybride, une rémunération fixe et 40 jours de congés payés par an.

Prestations

Télétravail (hybride)

40 jours ouvrés de congés payés par an

Prise en charge de 55 % des frais de transport

Cours de sport gratuits

Accès à la bibliothèque universitaire

Qualifications

• Expérience professionnelle réussie dans le secteur de la formation continue.
• Connaissance des dispositifs de formation professionnelle.
• Anglais souhaité : niveau B1 minimum.

Responsabilités

• Piloter la gestion des programmes de formation.
• Assurer le suivi administratif des formations.
• Participer à la vie de l'équipe et des projets transverses.

Connaissances

Adaptabilité

Organisation

Communication

Capacité à travailler en équipe

Aisance avec les outils bureautiques

Formation

Formation de niveau supérieur Bac +2

Description du poste

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du Pôle "Programmes Internationaux" vous assurerez le pilotage administratif d'un portefeuille de programmes d'Executive Education (Executive master, certificats, formations courtes).

Pour cela, vous aurez la responsabilité de :

1 / Contribuer à la mise en oeuvre et à la gestion des programmes de formation

• Gérer la relation avec les intervenants en appui du responsable de programmes :
• établir des plannings d'enseignement
• recueillir les programmes et la documentation pédagogique
• gérer les confirmations, convocations et dossiers administratifs
• préparer la documentation et réserver le matériel nécessaire à chaque opération
• administrer les évaluations des actions de formation.
• Gérer la relation avec les participants :
• réceptionner et suivre les candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes, certifiantes avec les organismes de cofinancement le cas échéant
• établir des conventions de formation, confirmations, convocations et devis
• accueillir les participants et assurer le suivi de leur scolarité
• organiser des entretiens de sélection et des jurys.
• Gérer l'organisation logistique :
• en externe : prestataires (demande devis, suivi et archivage contrats, suivi prestation et facturation, réservation de billets d'avion, de train, prestations logistiques et hôtelières)
• en interne : liens avec le planning, DSI et DASGI, reprographie.

2 / Assurer le suivi administratif des formations

• Saisir, dans l'outil de gestion des formations, l'ensemble des informations relatives au bon déroulement de la formation : dossiers intervenants et rémunération associée, édition des conventions de formation, réalisation des sessions de formation, édition des attestations de présence, etc
• Gérer les inscriptions, via la plateforme EDOF, des participants désireux de mobiliser leur CPF
• S'assurer du bon déroulement du processus de facturation, en coordination avec le pôle comptabilité
• Assurer un reporting sur son activité auprès de la directrice du Pôle Programmes internationaux

3 / Participer à la vie de l'équipe « Pôle Programmes internationaux »

et, plus largement, de l'ensemble du service, en contribuant à un ou plusieurs chantiers transverses et pour favoriser un travail collaboratif efficace

Le poste est ouvert en CDD pour une durée de 12 mois à compter du . Le poste est basé à Paris (7ème).

Profil

• Formation de niveau supérieur Bac +2 avec une expérience professionnelle réussie dans le secteur de la formation continue
• Connaissance des dispositifs de formation professionnelle
• Anglais souhaité : niveau B1 minimum
• Adaptabilité, autonomie et polyvalence
• Méthodique, organisé et rigoureux
• Aptitude à anticiper, gérer, organiser et transmettre des informations / projets
• Capacité à communiquer, aisance relationnelle
• Reporting, capacité à faire remonter l'information sur son activité
• Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services
• Aisance avec les outils bureautiques, web et logiciels métier
• Capacités rédactionnelles
• Sens du service commercial et de l'accueil

Avantages :

• Télétravail (hybride)
• Rémunération fixe sur 12 mois et primes
• 40 jours ouvrés de congés payés par an
• Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
• Prise en charge de 55 % des frais de transport et / ou forfait mobilité durable (475 € / an)
• Titres Restaurant
• Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
• Offre sociale et culturelle du CSE.

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.