Assistant de Direction - Service Client H/F

CLEOR; Puteaux; Sur place; EUR 25 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

CLEOR recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe du siège en Île-de-France. Vous assurez l'accueil, la gestion administrative et le support aux services, avec une forte interaction transversale sur les sites.

Vous gérerez les commandes, les documents officiels, les badges et le suivi des notes de frais. Maîtrise du Pack Office et anglais requis seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.

Qualifications

• Formation supérieure de type Bac+2 à Bac+5 en assistanat, gestion ou administration.
• Expérience significative sur un poste d'assistanat de direction, idéalement dans le secteur du retail ou multi-sites.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint et Outlook).
• Très bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Sens aigu de l'organisation, gestion des priorités et confidentialité.
• Capacité à travailler avec de multiples interlocuteurs.
• Autonomie, rigueur et proactivité.
• Esprit d'équipe et sens du service développé.
• Bonne maîtrise orale et écrite de l'anglais.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs internes et externes.
• Gérer le courrier et les colis entrant et sortant, rédiger et envoyer divers courriers et supports.
• Assurer le suivi des demandes des responsables magasins, directeurs régionaux et services siège.
• Gérer les badges, les documents administratifs et les ouvertures/fermatures des magasins.
• Suivre les dépenses et notes de frais, vérifier les factures et devis.
• Intervenir sur les missions du service client et coordonner les services administration et intranet.

Connaissances

Organisation

Rédaction

Relationnel

Autonomie

Proactivité

Capacité à travailler avec plusieurs

Anglais

Dynamisme

Formation

Bac+2 à Bac+5 en assistanat, gestion ou administration

Outils

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Rattaché(e) à la Coordinatrice Retail, vous assurez les différentes missions relatives à l'accueil, la gestion administrative, les services généraux tout en assurant un support à différents services, notamment le service client.

Accueil / administratif :

• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs internes et externes.
• Gérer le courrier et les colis entrant et sortant.
• Rédaction, vérification et envoi de divers courriers/supports.
• Être l'interlocuteur du site pour les sujets liés au PC sécurité, à la gestion du courrier, à l'accueil et aux services de l'immeuble.
• Création et attribution des badges aux collaborateurs et aux visiteurs.
• Préparer les documents administratifs nécessaires aux ouvertures et fermetures de magasins auprès de la chambre de commerce.
• Effectuer les demandes de KBIS ou des documents officiels à la demande des services.
• Assurer le suivi et la mise à jour de l'intranet de l'entreprise.
• Mettre à jour la liste des magasins et les informations administratives associées.

Services généraux

• Gérer les commandes de fournitures diverses pour les magasins et les sites administratifs.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements des sites administratifs (machines à café, fontaines à eaux) en assurant le suivi des maintenances, des dépannages et du réapprovisionnement.
• Assurer le suivi administratif du parc automobile et le suivi des kilométrages.
• Procédures de restitution et de livraison des véhicules.
• Commander et gérer les télépéages, les cartes carburant et autres accessoires des véhicules.
• Assurer le suivi des contraventions et des dossiers administratifs liés aux véhicules.
• Suivi des baux commerciaux.

Organisation /évènementiel

• Organisation des réunions/conventions (réservation des salles, des repas, des hôtels et véhicules, organisation des voyages.
• Organisation des évènements dédiés au personnel.

Support aux différents services

• Traiter les demandes diverses des responsables magasins, des directeurs régionaux et des responsables des services siège.
• Assurer le suivi des réclamations liées à l'utilisation des machines à graver.
• Contrôler la conformité et assurer le suivi des notes de frais et des factures.
• Gérer les dépenses effectuées avec les cartes bancaires professionnelles.
• Validation de devis.
• Intervention sur les diverses missions du service client.

Véritable partenaire de confiance, vous évoluez dans un environnement retail exigeant, rythmé et en constante évolution. Votre capacité à anticiper les besoins, à gérer les priorités et à vous adapter aux différents interlocuteurs constitue un atout majeur pour réussir dans cette fonction.

Compétences et qualités attendues

• Formation supérieure de type Bac +2 à Bac +5 en assistanat, gestion ou administration.
• Expérience significative sur un poste d'assistanat de direction, idéalement dans le secteur du retail, de la distribution ou d'un environnement multi-sites.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel, PowerPoint et Outlook).
• Très bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Sens aigu de l'organisation, gestion des priorités et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler avec de multiples interlocuteurs.
• Autonomie, rigueur et proactivité.
• Esprit d'équipe et sens du service développé.
• Bonne maitrise orale et écrite de l'anglais requise.

Savoir être

• Discrétion et fiabilité.
• Dynamisme et réactivité.
• Diplomatie et intelligence relationnelle.
• Capacité d'anticipation.
• Adaptabilité.

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