Assistant de direction - responsable secrétariat du Maire H/F (H/F)

MAIRIE; Neuilly-Plaisance; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une mairie locale située à Neuilly-Plaisance recherche un Assistant de direction - responsable secrétariat du Maire H/F. Ce poste exige une forte polyvalence et une expérience minimum de 2 ans à un poste similaire. Le candidat sera responsable de l'organisation quotidienne du secrétariat, de l'accueil, de la gestion des dossiers et de la communication avec les services municipaux. Les horaires de travail sont sur une plage horaire de 08h30 à 12h00 et de 13h30 à 18h00. Remunération entre 2000€ et 2400€ brut mensuel, avec des avantages variés.

Prestations

Prime annuelle

Amicale du personnel

Activités de pause méridienne

Mutuelle labellisée

Qualifications

• Minimum de 2 ans d'expérience à un poste similaire.
• Discrétion et loyauté sont indispensables.
• Capacité à gérer le stress et les priorités.

Responsabilités

• Organiser le quotidien de l'équipe.
• Gérer les congés de l'équipe.
• Accueil physique et téléphonique.

Connaissances

Polyvalence

Excellentes capacités rédactionnelles

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Planification des tâches

Formation

BTS Action Managériale ou équivalent

Outils

Logiciels de bureautique

Description du poste

Assistant de direction - responsable secrétariat du Maire H/F

Le responsable du secrétariat apporte une aide permanente aux demandes de Monsieur le Maire en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Missions

• Vous êtes responsable de l'équipe, organise le quotidien
• Vous gérez les congés de l'équipe
• Vous êtes garant de l'image du Maire, non seulement auprès des administrés mais également auprès des élus et des services municipaux
• Accueil physique et téléphonique et prise de rendez‑vous, notamment dans le cadre des permanences de Monsieur le Maire
• Relations ponctuelles régulières avec les services municipaux, notamment les directeurs et secrétariat des directions
• Suivi des dossiers en cours, des projets et activités de la direction
• Gestion des fichiers du service
• Réception, ouverture, scan et enregistrement du courrier, des courriels et des dossiers envoyés en Mairie sur logiciel de gestion du courrier (Post‑Office)
• Organisation et planification de réunions
• Rédaction et envoi quotidien au Cabinet des Rendez‑vous du Maire
• Gestion du courrier, de l'agenda et des déplacements du Maire en lien avec son Cabinet
• Distribution et suivi des notes du Maire aux chefs de service municipaux
• Rédaction de notes, courriers et comptes‑rendus

Profil & Qualifications

• Indispensables (I) : Forte polyvalence et expérience minimum de 2 ans à un poste similaire, travail au Secrétariat du Maire
• Indispensables (I) : Disponibilité, adaptabilité, ponctualité, réactivité et polyvalence
• Indispensables (I) : Discrétion et loyauté
• Indispensables (I) : Grande rigueur et sens de l'organisation
• Indispensables (I) : Maîtrise des logiciels de bureautique et d'enregistrement
• Indispensables (I) : Traitement des courriers entrants
• Indispensables (I) : Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles
• Indispensables (I) : Grande adaptabilité et aptitude à gérer les priorités et le stress
• Indispensables (I) : Aptitude au travail en équipe
• Souhaitables (S) : Pratique de la négociation
• Souhaitables (S) : Diplôme (BTS assistant(e) de direction ou équivalent)
• Souhaitables (S) : Connaissances de l'environnement territorial

Conditions de travail

• Travail sur ordinateur
• Horaires par roulement sur une plage horaire de 08h30 à 12h00 et de 13h30 à 18h00
• Disponibilité horaire suivant les pics d'activité
• Très grande disponibilité vis-à-vis de Monsieur le Maire
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Avantages

• Prime annuelle
• Amicale du personnel
• Régime indemnitaire (IFSE + CIA) 12 ARTT
• Activités proposées pendant la pause méridienne (cours de fitness, pilates, tennis)
• Mutuelle labellisée 30 € par mois
• Contrat individuel facultatif de prévoyance Territoria Mutuelle 15 € par mois
• Repas au restaurant communal à 3,05 €

Type de contrat

• CDD – 12 mois
• Durée du travail 37 h/semaine, travail en journée

Rémunération

• Salaire brut mensuel : 2000 € à 2400 € (12 mois)
• Primes, indemnité transport, autres primes

Qualifications & Niveau d’études

• Expérience : 2 ans (indispensable)
• Bac+2 ou équivalent – BTS Action Managériale ou équivalent (indispensable)

Compétences

• Gestion administrative et financière d’une activité
• Accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

Savoir‑être professionnels

• Avoir l’esprit d’équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Ouvrier spécialisé
• Secteur d’activité : Administration publique générale

Neuilly‑Plaisance est une ville à taille humaine de 21 000 habitants à l’Est de Paris qui a su garder son âme et son esprit de village. À 15 minutes du centre de Paris en RER A, et desservie par l’A86, Neuilly‑Plaisance offre aux Nocéens tous les avantages de vie au calme et au vert grâce à ses nombreux espaces naturels et son urbanisme maîtrisé. Le confort de vie et l’art de vivre ne se sauraient concevoir sans des services publics de qualité et sans un riche tissu sportif et culturel.