Assistant de Direction Générale (H/F)

DIACONAT PROTESTANT; Valence; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation associative recherche un(e) Assistant(e) de Direction Générale à Valence, sous contrat CDD de 6 mois. Ce poste, essentiel pour le soutien à la Direction, nécessite une expérience de 5 ans et un Bac+2 en gestion administrative. Les missions incluent la gestion des agendas, la rédaction de documents et l'accueil des publics. Des compétences en bureautique et une connaissance du milieu associatif sont impératives. Salaire compétitif avec avantages tels que complémentaire santé et titres restaurant.

Prestations

CSE

Complémentaire santé

Titres restaurant

Prime Ségur

Qualifications

• Expérience minimum de 5 ans en assistance de direction ou administrative.
• Bac+2 ou équivalents en secrétariat ou gestion administrative.
• Capacité d'adaptation et d'anticipation.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat classique de la Directrice Générale.
• Gérer les agendas, réunions et déplacements.
• Organiser les évènements institutionnels de l'association.

Connaissances

Connaissance du milieu associatif

Maitrise des outils de bureautique

Capacité à gérer plusieurs actions simultanément

Qualités relationnelles

Formation

Bac+2 ou équivalents en secrétariat

Outils

Pack Office

CANVA

Description du poste

Offre n° 200RXQX

Assistant de Direction Générale (H/F)

Le Siège social du Diaconat Protestant recrute:

Un Assistant de Direction (H/F) – Contrat à durée déterminée, temps complet – Bac+2 /3 – Assistant gestion administrative/PME PMI / Assistant direction – Expérience minimum de 5 ans sur un poste identique – Poste basé à Valence

Missions

L’assistant(e) de Direction occupe un rôle clé et permet le bon accomplissement des missions de la Direction Générale en apportant une aide fonctionnelle et matérielle. Il/elle a pour objectif d’apporter une aide permanente à la Direction Générale, en termes d'organisation personnelle, de gestion administrative, de communication et d'information, lui facilitant le suivi régulier de certains aspects du fonctionnement des établissements de l'association.

• Appui à la DG, Responsable RH et Responsable Financière : Gestion des agendas, réunions déplacements et réservations, organisation et suivi des CODIR, rédaction de courriers et aide à la préparation de dossiers
• Aider à la gestion et à l'optimisation du planning de la Directrice Générale et des participants (internes, externes, partenaires)
• Recenser les tâches et informations nécessaires à la priorisation des actions et contribuer à leur suivi et au pilotage par les parties prenantes
• Effectuer les opérations de transmission et le traitement des informations nécessaires à la bonne marche des établissements et à ses relations internes et externes
• Assurer l'accueil du public et l'accueil téléphonique par alternance avec la Secrétaire d'accueil
• Assurer le secrétariat général de l'association, en lien avec le Président et la Directrice Générale, dans le respect des statuts et des normes
• Assurer la circulation de l'information entre la direction générale et les directions d'établissements : Notes de service, Instances représentatives du personnel, Réunions de direction
• Communication interne / externe
• Préparer et organiser les différents évènements institutionnels liés à l'association : conseil d'administration, assemblée générale, journées associatives (convocations, comptes rendus, préparation des dossiers préalables) en accord avec le Président et la Directrice Générale, en assurer la gestion matérielle
• Assurer la gestion administrative des adhérents et bénévoles de l'association : enregistrement, gestion des dons et des reçus fiscaux, déclaration Urssaf, frais de déplacement, transmission de données règlementaires aux organismes de suivi
• Assurer le secrétariat classique de la Directrice Générale : filtrage des informations et des appels, affectation du courrier, rédaction de correspondances diverses
• Assurer la gestion et le suivi de certains dossiers, en lien avec les partenaires ou organismes dédiés et dans le respect des procédures et des délais : assurances (habitation, RC, véhicules, sinistres...), reçus, déclarations et transmission d'informations
• Participer à la politique de communication globale de l'association et des établissements

Compétences

• Connaissance du milieu associatif en général et de l'association, son organisation, ses services, ses acteurs institutionnels et ses partenaires
• Être un intervenant efficace pour chacun des interlocuteurs potentiels : être une personne ressource
• Capacité à gérer plusieurs actions simultanément
• Maitrise des outils de bureautique (Pack Office, Internet, logiciels internes) et des nouveaux supports (CANVA, logiciel de suivi et de gestion projets)
• Maitrise de la rédaction administrative, des techniques de secrétariat et d'organisation
• Capacité d'adaptation et d'anticipation, réactivité, initiative
• Résistance au stress
• Rigueur et organisation, respect des procédures
• Sens du service
• Confidentialité et discrétion
• Qualités relationnelles : sens de l'écoute, patience, diplomatie
• Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite

Type de contrat

• CDD - 6 Mois
• Durée du travail : 35H/semaine
• Travail en journée

Avantages

• CSE
• Complémentaire santé
• Titres restaurant / Prime de panier
• selon expérience + prime Ségur

Déplacements

Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 5 ans – Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents – Secrétariat assistanat gestion PME PMI – Cette formation est indispensable

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Employeur

20 à 49 salariés

Diaconat Protestant, association loi 1901, gère aujourd'hui 20 structures sociales et médico-sociales (CHRS, EHPAD, CADA). Reconnue d'utilité publique depuis 1922, l'association regroupe 300 salariés et 200 bénévoles.