ASSISTANT DE DIRECTION F/H(Nouvelle fenêtre)

Ville de Nanterre; Nanterre; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Régime indemnitaire

Restaurant d’entreprise

Mutuelle et prévoyance

Indemnité kilométrique vélo

Job summary

Ville de Nanterre recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la direction des ressources humaines, assurer le flux d’informations et coordonner les activités du secrétariat.

Vous gèrerez l’agenda du directeur et de la directrice adjointe, organiserez les réunions et préparerez les documents, tout en veillant à la confidentialité et au bon fonctionnement de l’équipe.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistante de direction.
• Maîtrise des règles d’expression écrite et orale.
• Connaissances du fonctionnement des instances délibératives communales et instances du dialogue social.
• Qualités d’écoute et sens de l’organisation.
• Maîtrise des outils bureautiques exigées.
• Discrétion et confidentialité.
• Connaissance de l’environnement territorial et de la fonction publique territoriale.

Responsibilities

• Assurer la circulation et le traitement de l’information au sein de la DRH et du secrétariat de la direction générale.
• Gestion des appels téléphoniques et de l'agenda du directeur et de la directrice adjointe.
• Organisation et planification des réunions et rendez-vous; rédaction et diffusion des comptes-rendus.
• Réalisation et mise en forme de documents (notes, courriers, e-mails).
• Organisation du suivi, du classement et de l’archivage des documents.
• Diffusion des informations nécessaires aux managers et suivi des congés des managers.

Skills

Secrétariat

Expression écrite/orale

Gestion des instances

Adaptation & organisation

Outils bureautiques

Discrétion/confidentialité

Connaissance territoriale

Communication avec managers

Tools

Microsoft Office

Dématérialisation du courrier

Job description

Introduction

Avec 97 453 habitants au 1er janvier 2021, Nanterre est la sixième ville d'Ile-de-France. C'est aussi un important pôle d'emplois (95 319 salariés), d'équipements et une ville universitaire d’envergure.

La Direction des Ressources Humaines

La Direction Des Ressources Humaines Pilote Une Stratégie Ambitieuse De Transformation, Au Service Des 2 500 Agents Permanents De La Collectivité. Engagée Dans La Modernisation De Ses Pratiques, Elle S’organise Autour De Cinq Services

• Formation et développement des compétences
• Accompagnement - Mobilité - Recrutement
• Gestion administrative du personnel
• Conditions et qualité de vie au travail
• Pilotage des ressources et SIRH

Vous rejoindrez une DRH en pleine évolution, au cœur des dynamiques de professionnalisation, et de digitalisation des processus.

Les enjeux et vos missions

• Rattaché au directeur des ressources humaines et à sa directrice adjointe, l’assistant(e) de direction est une fonction clé dans le fonctionnement d’une direction des ressources humaines de plus de 70 agents en phase de réorganisation et de montée en puissance
• Ce poste est tenu d’assurer au quotidien la circulation et le traitement de l’information au sein de la direction des ressources humaines et plus particulièrement au sein de son comité de direction et avec le secrétariat de la direction générale, les directions opérationnelles et les organisations syndicales
• Gestion des appels téléphoniques et de l'agenda du directeur et directrice adjointe
• Organisation et planification des réunions et rendez-vous
• Organisation et participation aux réunions de direction, rédaction et diffusion des comptes-rendus
• Réalisation et mise en forme de documents : notes, courriers, e-mails
• Organisation du suivi, du classement et de l'archivage des documents
• Diffusion aux managers des informations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction
• Suivi des congés des managers de la direction

Instruction Et Suivi Des Dossiers Spécifiques

• Responsable de la cellule Accueil/courrier (2 agents) de la DRH
• Référent(e) courriers au niveau de la direction dans une démarche d’amélioration de la qualité du traitement des réponses aux usagers : suivi administratif des courrier via le logiciel de dématérialisation du courrier, veille au respect des procédures et délais de traitement du courrier de la direction
• Suivi du circuit des dossiers (procédures, délais), en particulier ceux soumis à validation des instances municipales
• Référent(e) Archives

Votre profil

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistante de direction
• Maîtrise des règles d’expression écrite et orale
• Connaissances du fonctionnement des instances délibératives communales et instances du dialogue social
• Qualités d’écoute
• Capacités d’adaptation et organisationnelles
• Sens aigu de l’organisation
• Maîtrise des outils bureautiques exigées
• Discrétion, disponibilité et respect de la confidentialité
• Connaissance de l'environnement territorial (organisation, fonctionnement, enjeux) et de la fonction publique territoriale (bases statutaires)

Nous Rejoindre, C’est

• Avoir la possibilité de prendre part aux projets innovants d’une ville en transformation et tenant compte des défis sociaux et écologiques
• Avoir accès à une organisation de travail en faveur de la conciliation d’une vie professionnelle et d’une vie personnelle
• Travailler au cœur d’une ville dynamique accessible en transports en commun (RER, bus)
• Accéder à une politique RH active source d’évolution professionnelle, de développement des compétences et de reconversion professionnelle
• Profiter d’une politique de rémunération et d’avantages sociaux attractifs : régime indemnitaire, accès au restaurant d’entreprise, participation à la mutuelle et à la prévoyance, indemnité kilométrique vélo, Comité national d'action sociale etc…

Comment nous rejoindre ?

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux agents titulaires du cadre d'emploi des REDACTEURS TERRITORIAUX

Vous n'êtes pas fonctionnaire de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater en tant que contractuel (contrat de 6 mois à 3 ans renouvelable).