Assistant de Direction de l'Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé - H/F

CHU de Reims; Reims; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital public en France cherche un assistant administratif pour gérer l'agenda et participer à l'organisation d'événements. Le candidat idéal possède une formation Bac +2/3 en assistanat et maîtrise des outils bureautiques comme le pack Office. Il doit être dynamique, réactif avec un bon niveau d'anglais et démontrer des compétences en gestion administrative. Ce poste est un CDD de 6 mois, renouvelable en fonction de l'aptitude médicale.

Qualifications

• Formation Bac +2/3 en assistanat de direction ou similaire.
• Débutants acceptés mais l'expérience est valorisée.
• Bon niveau en anglais requis.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du dirigeant et de l’équipe.
• Préparer les dossiers et la documentation nécessaire.
• Participer à l'organisation d'événements professionnels.
• Coordonner les différents intervenants et structurer les informations.
• Gérer les aspects administratifs et financiers de l'équipe.

Connaissances

Maîtrise de la bureautique

Maîtrise des outils collaboratifs

Connaissances en gestion administrative

Bon niveau d’anglais

Dynamisme et réactivité

Esprit d’initiative et autonomie

Organisation

Rigueur

Formation

Formation de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction

Outils

Pack Office

ERP (type SAP)

Description du poste

Description

CDD de 6 mois renouvelable

Secteur d’activité :

L’Institut de l’Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne (IIAS) est une structure fédérative de recherche sous la tutelle du CHU de Reims et de l’Université de Reims Champagne Ardenne ayant pour mission de promouvoir et d’accompagner la recherche portant sur la réutilisation des données de santé et l’intelligence artificielle appliquée à la santé. Pour ce faire, l’IIAS est doté d’un entrepôt de donnée de santé, en réseau avec de nombreux autres établissements de santé, un calculateur haute performance (ROMEO) et des expertises (IA, Data Science, Santé, …)

IIAS : Institut de l’Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne
CHU : Centre Hospitalier Universitaire
DIM : Département d’Information Médicale
DSN : Direction des Systèmes Numériques

Missions

Gestion de l’agenda et des plannings

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant.
• Participer à la gestion de l’agenda de l’équipe de l’IIAS.
• Gérer la boîte mail de la direction et assurer le tri, le suivi et la diffusion des courriels importants.

Gestion des dossiers et de la documentation

• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc.).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Rédiger des documents liés aux activités réalisées.

Organisation d’événements et de réunions

• Participation à la préparation et l’organisation des événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences, etc.).

Coordination et communication

• Coordonner les différents intervenants de l’EDS (IIAS, DIM, DSN, etc.).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe.

Gestion administrative et financière

• Participer à la gestion administrative de l’équipe de l’IIAS.
• Assurer la gestion de la facturation, des fournitures et des commandes nécessaires au bon fonctionnement de la structure.
• Participer à la gestion administrative des locaux.

Rédaction et veille

• Participer à la rédaction de documents (AAP, soumissions, articles).Assurer une veille sur les appels d’offres et AAP.

Relations professionnelles fréquentes

• Direction de l’Institut d’Intelligence Artificielle en Santé et ses différents interlocuteurs
• Direction CHU de Reims
• Présidence, cabinet et directions Université de Reims Champagne Ardenne
• Membres commissions IIAS (Médecins, Universitaires, Administratifs)
• Investigateurs de recherche (Médecins, Chercheurs, Startup, …)

Profil recherché

Niveau de compétences et capacités requises

Niveau d’étude :

• Formation de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction/manager (BTS Suport à l'action managériale, BUT Gestion Administrative…)
• Expérience professionnelle : débutants acceptés

Niveau de compétences :

• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Connaissances en gestion administrative
• Connaissance des normes rédactionnelles
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
• Maîtrise de l’organisation d’événements
• Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
• Connaissance d’un ERP (type SAP)
• Bon niveau d’anglais

Qualités requises :

• Dynamisme et réactivité
• Esprit d’initiative et autonomie
• Discrétion
• Organisation (capacité à prioriser)
• Rigueur
• Polyvalence
• Disponibilité
• Aisance relationnelle, sens de l’écoute et de la communication
• Esprit de synthèse
• Esprit d’équipe
• Capacité d’adaptation

Caractéristiques du poste

• Contrat à durée déterminée de 6 mois renouvelable (sous réserve d’aptitude médicale et d’un casier judiciaire vierge)
• Rémunération selon les grilles indiciaires de la Fonction Publique Hospitalière
• Temps de travail : 100 %