Assistant d'agence polyvalent - F/H

AIA Life Designers; Bordeaux; Hybride; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Charte télétravail

Forfait mobilité durable

Carte Swile

Formations

Résumé du poste

AIA Life Designers, Bordeaux, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) rattaché(e) à la gestionnaire de l’agence. Vous assurez l’accueil et la coordination des interlocuteurs, le traitement du courrier et l’organisation des réunions et déplacements.

Vous gérez les fournitures, les devis et commandes, la mise en forme de rapports et la gestion des notes de frais et de la facturation. Le poste exige une formation BAC+2 et au moins 2 ans d’expérience, avec une bonne maîtrise du pack

Qualifications

• Formation administrative BAC+2.
• Expérience minimale de 2 ans sur un poste similaire.
• Connaissances en comptabilité et juridique (contrat, loi MOP).
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.
• Capacité à traiter des informations multiples avec rigueur.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et gestion du courrier.
• Préparer les réunions et organiser les déplacements des collaborateurs.
• Approvisionnement des consommables et fournitures.
• Saisir les devis et commandes; mise en forme de rapports.
• Gestion des abonnements, notes de frais et relance clients.
• Participe à la facturation et à la gestion des sous-traitances.

Connaissances

Gestion administrative

Accueil téléphonique

Planification

Bureautique

Communication écrite

Formation

BAC+2 administratif

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Chaque projet développé par AIA Life Designers est un engagement à proposer des solutions architecturales innovantes, soutenues par une réflexion constante des équipes lors de nos ateliers d’excellence (Santé, Enseignement, Mixité urbaine, Ville Ressource).

Pour penser l’avenir de nos villes et concevoir des ouvrages qui contribueront à la santé et au bien-être des populations futures. AIA Life Designers se classe parmi les plus importants cabinets d’architecture de France. Nous sommes une entité collégiale, présente à travers 12 agences, implantées dans toute la France et, depuis 10 ans, à l’international (Shanghai, Monaco...).

Nos engagements urbains et sociétaux résonnent également à travers les travaux de la Fondation AIA, créée en 2011, qui mène un travail de prospective urbaine et de publication, sur les relations entre architecture, santé et environnement (aiafondation.fr).

Chiffres clés :
1965 création du groupe AIA
780 collaborateurs
90 millions d’euros de chiffre d’affaires
43 associés
12 agences en France et à l’international
5 sociétés principales

AIA Life Designers s'engage en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion !
Nous apportons un soin particulier à l'étude de toutes les candidatures, sans distinction de genre (F/H/NB), d'origine, ou de handicap. Nos annonces s'adressent à toutes les personnes désireuses de nous rejoindre - elles sont genrées indifféremment au féminin ou au masculin.
AIA est signataire de la convention Agefiph.

Le poste

Nos projets, nos références

Vous aurez l’opportunité de travailler sur des projets inspirants et remarquables dont vous trouverez quelques exemples emblématiques, ci-dessous :

• ProjetTribequaà Bordeaux
• Médiathèque de Bayonne
• Collège d’Arveyres

Votre mission:

Rattaché à la Gestionnaire de l’agence, vous avez en charge les tâches administratives. Vos principales missions se décomposent ainsi :

• Vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs, ainsi que de l’envoi et la réception, tri du courrier (physique et électronique)
• Vous préparez les réunions (internes ou externes), organisez les déplacements des collaborateurs de l’agence,
• Vous êtes garant de l’approvisionnement consommables, fournitures, etc…
• Vous saisissez les devis et commandes
• Vous vous chargez de la mise en forme de rapports techniques, offres, candidatures, communication intranet et tous autres travaux de bureautique, ainsi que l’obtention des certificats de bonne exécution
• Vous gérez les abonnements aux magazines et l’utilisation des véhicules de la société
• Vous identifiez les règlements des clients, contrôlez et saisissez les notes de frais mensuelles
• Vous participez à la facturation et la relance clients ainsi que la gestion des sous-traitance interne et externe
• Vous vérifiez les Notes de frais
• Vous pourrez être amenée à mettre à jour le livret d’accueil d’agence
• Vous gérez la validation du pointage temps des collaborateurs

Profil recherché

Issu d’une formation administrative BAC +2, vous disposez d’une expérience de minimum 2 ans sur un poste similaire.

• Vous avez des connaissances en comptabilité ainsi qu’en juridique (contrat, loi MOP)
• Vous êtes à l’aise avec les procédures administratives
• Vous avez une bonne expression écrite et orale
• Vous maîtrisez les outils de bureautique (WORD EXCEL POWER POINT) et les logiciels de gestion
• Vous utilisez les outils de suivi et d’analyse existant et les améliorez où en créez.
• Vous êtes capable de traiter des informations multiples à la fois
• Pour finir, vous travaillez de manière rigoureuse et autonome et avez le sens de la discrétion nécessaire à votre fonction

Les plus du poste!

• Contribuer à des projets ambitieux et engagés, sur les enjeux de santé et d’environnement qui nous sont chers
• Grandir au quotidien, au contact de nos équipes pluridisciplinaires, de nos experts, et des travaux de recherche de notre Fondation
• Un accompagnement et des opportunités (formations, mobilité, évolutions) qui permettent de se projeter sur le long terme au sein d’AIA
• De nombreux moments internes de convivialité et de partage, dans des agences agréables à vivre
• Des avantages: investissez dans l’entreprise dès votre 1ère année, charte télétravail, forfait mobilité durable pour les adeptes du vélo, carte Swile

Notre process de recrutement:

• Rendez-vous téléphonique RH sur le contenu global de votre parcours et nos attentes respectives. Présentation du groupe et quelques conseils pour réussir les entretiens qui suivront.
• Rencontreavecla directrice d’agence et la gestionnaire, qui vous exposerontvos missions. Ce rendez-vous permettra de présenter plus en profondeur vos savoir-faire, vos "aimer-faire" et vossoftskills. A l’occasion de ce rendez-vous vousexposerezvos motivations pour nous rejoindre et votre projet de carrière. Elles valideront également l’adéquation de votre profil avec notre culture et notre éthique de travail
• Mise au point finale de votre package d'embauche et proposition de contrat de travail avec votre référente RH