Assistant au Contrôle des Entreprises H/F

Ddetspp; Albi; On-site; EUR 21,000 - 30,000; Full time

Job summary

La Direction Départementale de l’Emploi, du Travail, des Solidarités et de la Protection des Populations (DDETSPP) du Tarn recrute une assistante d’Unité de Contrôle à Albi. Sous l’autorité du Responsable de l’Unité de Contrôle, vous assurez l’accueil, le filtrage des informations et la gestion des dossiers tout en participant au fonctionnement des services.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, êtes rigoureux(se), discret(e) et capable de travailler en équipe avec des échanges fréquents avec

Qualifications

• Maîtrise des techniques de saisie et des outils bureautiques courants.
• Bon niveau d'expression écrite et orale.
• Utilisation quotidienne des outils numériques et NTIC.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique des usagers et filtration des demandes.
• Gestion du courrier, des mails et des dossiers; archivage et classement.
• Alimentation et exploitation des systèmes d'information dédiés et réseaux.
• Organisation et appui opérationnel : tenue des agendas, préparation et suivi des courriers.

Skills

Saisie et bureautique

NTIC et outils numériques

Rigueur et organisation

Sens du contact humain

Discrétion

Gestion des priorités

Bonne expression écrite et orale

Tools

Suite bureautique

Job description

Encadrement (oui ou non) : Non

Activités principales

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du service Travail et Dialogue Social (TDS) / Responsable de l'Unité de Contrôle (RUC) du Tarn, les activités d'une assistante d'Unité de Contrôle sont :-

• Accueil physique et téléphonique
• Filtrage, information et orientation des usagers
• Gestion du courrier, de la messagerie électronique et des dossiers
• Alimentation et exploitation des systèmes d'information dédiés et réseaux communs
• Organisation et appui opérationnel à l'activité des agents de l'unité de contrôle, notamment : Tenue des agendas et signature du courrier Gestion du courrier électronique, des copies et documents scannés Suivi des dossiers, classement et archivage .

Connaissances

Maîtrise des techniques de saisie, des différents outils de la bureautique et des moyens de communication actuels (NTIC)

Savoir-être

Disponibilité - Réactivité- Maîtrise de soi- Capacité d'adaptation - Sens du contact humain- Discrétion- Rigueur et ordre- Bonne capacité de mémorisation, - Bonne expression écrite et orale - Gestion des priorités- Sens du service public

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe et s'organiser dans le respect des délais et de la confidentialité- Savoir accueillir et écouter - Avoir des compétences bureautiques

La Direction Départementale de l'Emploi, du Travail, des Solidarités et de la Protection des Populations (DDETSPP) du Tarn est une direction départementale interministérielle placée sous l'autorité du Préfet du département, sous réserve d'une ligne hiérarchique spécifique de l'inspection du travail. Elle met en oeuvre les politiques publiques définies à l'échelon national en matière :- de développement de l'emploi et de formation professionnelle,- d'inspection du travail, notamment d'amélioration de la qualité de l'emploi et des relations du travail,- d'insertion sociale et professionnelle,- d'accès et du maintien dans le logement,- de cohésion sociale et de protection des publics vulnérables,- de prévention de l'exclusion,- d'égalité entre les femmes et les hommes,- de sécurité sanitaire des aliments, des produits et des services,- de protection et santé animales,- d'inspection des élevages installations classées pour la protection de l'environnement,- de protection économique du consommateur.

Elle comprend près de 123 agents répartis sur 6 sites.

Le service Travail et Dialogue Social (TDS) comprend 21 agents. Il est situé sur 2 sites : Albi et Castres.

Il veille au respect du droit du travail par le conseil et le contrôle (Inspection du travail), promeut la qualité de l'emploi, l'amélioration des conditions de travail et de la santé au travail, appuie le dialogue social et le développement de la représentation du personnel et assure la veille et le suivi des relations individuelles et collectives de travail.

S'agissant du contrôle du respect de la réglementation sociale, celui-ci est fait par les agents de l'unité de contrôle (inspection du travail).

Autres missions du service TDS

S'agissant des autres missions du service TDS, celles-ci sont notamment :

• les renseignements en droit du travail
• la section centrale travail (SCT)
• les ruptures conventionnelles individuelles
• la négociation collective à travers l'enregistrement des accords collectifs d'entreprise
• les dérogations au repos dominical
• l'emploi des enfants dans les métiers du spectacle ...

Renseignements sur le poste auprès de :- la directrice départementale de la DDETSPP - Régine MORLAS : ****@****.**- le directeur départemental adjoint de la DDETSPP - Bruno LABATUT-COUAIRON : ****@****.**- la directrice départementale adjointe de la DDETSPP - Natacha TRANI : ****@****.**- la cheffe du service TDS - Anne CHAMFRAULT : ****@****.**-

Expérience et compétences

Experience: Débutant accepté

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier
• une base de données
• Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles: Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles. Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.