Assistant / Assistante logistique évènementielle (H/F)

CONFERENCE DES EVEQUES DE FRANCE; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution religieuse recrute un(e) assistant(e) logistique évènementielle pour gérer le suivi logistique et administratif de divers événements. Vous travaillerez en collaboration avec les pôles de l'organisation, serez impliqué(e) dans la préparation, le bilan et l'élaboration budgétaire. Le poste exige 24 mois d'expérience et un diplôme Bac+2 dans la gestion ou la logistique. Un CDI de 35 heures par semaine est proposé avec un salaire brut entre 2200 et 2600 euros mensuels.

Prestations

Complémentaire santé

Restauration

Primes

Indemnités transports

CSE

Qualifications

• 24 mois d'expérience dans un poste similaire exigés.
• Formation Bac+2 ou équivalente requise en gestion ou logistique.

Responsabilités

• Participer à l'organisation de missions logistiques.
• Assurer la gestion et le suivi administratif des événements.
• Effectuer un bilan post-événement.

Connaissances

Mettre à jour un dossier, une base de données

Utiliser les outils numériques

Améliorer des procédures administratives

Gérer et traiter des données

Maintenir une relation clientèle de qualité

Formation

Bac+2 ou équivalents – Gestion des entreprises administrat

Bac+2 ou équivalents – Logistique distribution

Description du poste

Offre n° 201FNDJ – Assistant / Assistante logistique évènementielle (H/F)

La Conférence des évêques de France (CEF) est une Institution qui rassemble les évêques catholiques en charge des diocèses de France. Elle a pour mission d'assurer la communion entre les diocèses, de soutenir l'Église dans ses actions pastorales et d'accompagner les enjeux de la société contemporaine à la lumière de l'Évangile. Le service évènementiel de Conférence des Evêques de France accompagne l'ensemble des pôles de la CEF dans l'organisation de leurs évènements. Il apporte conseils, méthodes et prend en charge l'organisation opérationnelle de colloques, rencontres, etc. Rattaché au responsable « Sessions et évènements » vous participez au travail quotidien du service et assurez le suivi logistique et administratif des évènements initiés par les différents pôles de la CEF.

Responsabilités

1. Analyse de la demande et préparation logistique
   1. Assure un suivi des demandes des pôles en veillant à respecter une cohérence de planification.
   2. Participe à l'élaboration budgétaire des évènements avec les services demandeurs.
   3. Assure la mise en place de process et d'outils de suivi pour chaque « projets » et accompagne les pôles dans leur utilisation.
   4. Met à jour les tableaux de suivi.
2. Soutien administratif et opérationnel
   1. Assure avec les assistantes des pôles demandeurs, la création des formulaires d'inscription dans le logiciel ad-hoc (Vénio).
   2. Assure un suivi des inscriptions et de l'administratif lié (confirmations d'inscription, envoi de reçus, remises de chèques, mise à jour de la liste des participants, etc.).
   3. Veille au suivi et à la coordination du planning, assure un reporting régulier de l'avancement des tâches.
   4. En fonction de la taille des évènements, peut être amené à traiter avec des prestataires/intermédiaires (agence de voyage, hôteliers, catering, etc.), veille au suivi des contrats avec ces tiers.
   5. Apporte son soutien sur le terrain lors de l'évènement, coordonne les intervenants, propose des solutions, etc.
3. Bilan et gestion post-évènement
   1. Réalise un bilan pour chaque sessions.
   2. Veille notamment aux ré-imputations budgétaires.

A noter : le salaire indiqué inclut le 13ème mois.

Type de contrat

CDI – 35H/semaine – Travail en journée

Salaires

• Salaire brut : Mensuel de 2200.0 à 2600.0 Euros sur 13.0 mois.
• Complémentaire santé.
• Restauration.
• Primes.
• Indemnité transports.
• CSE.

Déplacements : Ponctuels.

Expérience

• 24 Mois (Cette expérience est indispensable).
• Bac+2 ou équivalents – Gestion des entreprises administrat (Cette formation est indispensable).
• Bac+2 ou équivalents – Logistique distribution.

Compétences

• Mettre à jour un dossier, une base de données (Cette compétence est indispensable).
• Utiliser les outils numériques (Cette compétence est indispensable).
• Améliorer des procédures administratives.
• Classer des documents.
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison).
• Concevoir un devis ou un projet de contrat.
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation.
• Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi).
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc).
• Gérer les plannings d'utilisation des équipements.
• Gérer les réservations et les itinéraires de voyage.
• Maintenir une relation clientèle de qualité.
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité.

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Avoir le sens du service.

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise.
• Secteur d'activité : Activités des organisations religieuses.