Assistant / Assistante Gestion Administrative d'Etablissement

Artelia; Grenoble; On-site; EUR 25,000 - 35,000; Full time

Job summary

Artelia Grenoble recherche un(e) Assistant(e) Gestion Administrative d'Etablissement pour assurer la gestion du personnel, des fournisseurs et des clients sur des projets industriels.

Profil: Bac+2 en Assistanat Administratif, 2 ans d’expérience dans l’industrie souhaitée; rigueur, esprit d'équipe et maîtrise du Pack Office attendus. Participation possible à diverses tâches administratives et au support opérationnel.

Qualifications

• Formation Bac+2 Assistanat Administratif ou équivalent.
• Une expérience de 2 ans dans le domaine industriel est un plus.

Responsibilities

• Gestion du Personnel: intégration des pointages mensuels, préparation de la paie et suivi des absences et déplacements.
• Gestion Fournisseurs: rédaction des commandes, relances et traitement des factures et litiges.
• Gestion Clients: enregistrement des commandes, préparation et envoi des factures, relance des impayés.
• Gestion Administrative: suivi des véhicules, accueil physique et téléphonique, rédaction de comptes rendus.
• Gestion QSSE: assistance et suivi de la sécurité et formation professionnelle.
• Gestion diverse: suivi et gestion du parc informatique et des fournitures de bureau.

Skills

Rigueur et méthode

Esprit d'équipe

Analyse et synthèse

Organisation

Education

Bac+2 Assistant Administratif

Tools

Pack Office

Job description

Assistant / Assistante Gestion Administrative d'Etablissement

• Type de contrat: Contrat à durée indéterminée
• Rémunération: EUR 25,000 - EUR 35,000 - annuel

Qui sommes-nous?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines dubâtiment, de l’eau,de l’énergie,de l’industrieetde lamobilité.

Détenu à 100% par nos salariés, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.

Nos10 000collaborateurs et collaboratrices, dans plus de40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité.Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience.

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.

Votre équipe:

Vous rejoignez notre équipe ARTELIA Industrie de Grenoble qui travaille sur des projets industriels d’envergure en tout corps d’état (Installation générale, tuyauterie, électricité industrielle, instrumentation, automatisme, mécanique, génie civil, charpente métallique, flexibilité, procédés…)

L’équipe composée de techniciens /ingénieurs intervient sur des projets d’installations industrielles dans les domaines de la chimie, microélectronique, et autres industries de process à toutes les étapes d’un projet de maitrise d’œuvre: faisabilité/ étude / conception / suivi en phase travaux / essais.

En tant qu’Assistant - Assistante vous participez à la gestion administrative d’un établissement d’ingénierie industrielle. Dans ce cadre vos missions consisteront àla :

• Gestion du Personnel: Intégration des pointages mensuels, préparation de la paie: suivi absence, déplacements, suivi planning, suivi départ et arrivée du personnel, contrôle mensuel note de frais
• Gestion Fournisseurs: Rédaction des commandes, relance, traitement des factures et des litiges fournisseurs…
• Gestion Clients: Enregistrement des commandes, accusé réception, préparation, saisie et envoi des factures, relance des impayés…
• Gestion Administrative: Suivi des véhicules, accueils physique et téléphonique,rédaction de comptes rendus, suivi informatique.
• Gestion QSSE: Assistance du responsable QSSE sur l’ensemble de la Gestion QSSE, Suivi formation professionnelle et sécurité, , traitement des Non-conformité et Réclamations clients…
• Gestion diverse: suivi et gestion du parc informatique, du stock EPI, des fournitures de bureau,…

Vous êtes le profil idéal si vous avez une formation Bac+2 Assistanat Administratif ou équivalent. Une expérience minimum de 2 ans dans le domaine industriel est un plus.

Vous êtes une personne rigoureuse, méthodique avec une bonne capacité d’analyse et de synthèse. Vous aimez le travail en équipe et savez facilement vous intégrer à un groupe.

Vous maitrisez les procédures de numérotations, de suivi de documentations et des registres de diffusion.

Vous maitrisez les outils informatiques tels quele pack office

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité &inclusion, protection socialeet couverture mutuelle de qualité, un engagementvia la Fondation Artelia
• Une organisation du travail efficiente
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement,actionnariat salarié, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de voschallenges professionnels : politique formation individualisée, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

Mieux se connaître pour se choisir, c’est ce que nous vous proposons lors des 2 étapes de notre processus de recrutement :

Echange téléphonique avec un recruteur pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature. L’objectif est de vous présenterla mission,les contours du poste envisagé, et surtout comprendre qui vous êtes,vos motivations, votre projet professionnel

• Entretien avec unmanageropérationnel: il vous présentera plus en détail les missions, ce qu’il attend de vous,le mode de fonctionnement de l’équipe, les projets.

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