Assistant / Assistante Formation (H/F)

INSTITUT NATIONAL DE FORMATION ET D'APPL; Fontenay-sous-Bois; Hybride; EUR 22 000 - 25 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de formation située à Fontenay-sous-Bois recherche un(e) Assistant(e) Formation pour soutenir l'équipe dans ses missions administratives et accompagner les stagiaires. Ce poste en CDI nécessite une formation Bac+2/3 et une expérience de deux ans dans un rôle similaire. Le candidat idéal devra être rigoureux et avoir d'excellentes compétences relationnelles. Rémunération entre 22 000 et 25 000 euros brut par an.

Prestations

Tickets restaurant

Remboursement transports à 50%

Accès au CSE

Qualifications

• Une première expérience de deux ans sur un poste similaire, idéalement dans le secteur de la formation.

Responsabilités

• Accueillir les prospects / stagiaires et traiter les demandes.
• Mettre à jour les outils de suivi et bases de données concernant les prospects.
• Contribuer administrativement la phase de recrutement et de sélection du candidat.
• Assurer le suivi des inscriptions et les frais de dossiers.

Connaissances

Gestion administrative d'une action de formation

Connaissance des dispositifs de formation et de financement

Utilisation des outils de gestion de la formation

Gestion des priorités et des urgences

Mise à jour des bases de données

Formation

Formation Bac+2 / Bac+3 dans le domaine de la formation, de l'assistantat ou des ressources humaines

Description du poste

Offre n° 199BQLG
Assistant / Assistante Formation (H/F)

Au sein de la Direction Territoriale, vous rejoindrez une équipe soudée pour laquelle vous aurez un rôle transverse. En soutien à la formation, vous serez aussi en contact permanent avec nos stagiaires. Dans le respect des normes Qualiopi votre objectif sera d'assurer le bon fonctionnement administratif pour nos stagiaires en prenant en compte les différentes étapes de leur parcours.

Vos missions

• Accueillir les prospects / stagiaires (physique /téléphoniques) et traiter les demandes
• Mettre à jour les outils de suivi et bases de données concernant les prospects
• Contribuer administrativement la phase de recrutement et de sélection du candidat
• Participer aux actions de recrutement en lien avec les interlocuteurs internes et prescripteurs locaux
• Réceptionner, contrôler les dossiers de candidature et assurer les relances des pièces manquantes
• Gérer l'envoi des convocations et courrier aux évènements de recrutement
• Assurer le suivi des inscriptions et les frais de dossiers
• Assurer le suivi administratif du stagiaire
• Inscrire les stagiaires sur les plateformes internes et externes (MFME, Kairos, ...)
• Éditer les listes des stagiaires
• Gérer administrativement les états de présence des stagiaires via Edusign et hors Edusign
• Formaliser et envoyer les courriers/mails aux stagiaires pour les absences, recadrages, avertissements
• Saisir et valider les heures et les assiduités sur les plateformes dédiées (Kairos, MAREMU, ATHENA 2, EOS, ...)
• Faire les demandes de facturation sur les plateformes Région
• Inscrire les stagiaires sur les plateformes de certification et faire la demande de plis (CERES, CERTIDEV, ODESSA, ...) et envoyer les convocations de certification
• Suivre les décisions / commissions (ECTS-DREETS-Odessa+, Education Nationale)
• Envoyer les PV de certification au certificateur concerné et les déposer dans le DSN
• Participer aux conseils/commissions/bilans/CTP/COPIL
• Collecter les informations liées à l'enquête DREES en collaboration avec le CSP
• Envoyer les livrets de formation, les bulletins de notes, des écrits (Education nationale, DREETS, membres du jury, ...)
• Contrôler le suivi du chiffre d'affaires
• Contrôler les actions de formation à l'aide de l'export des heures hebdomadaires et transmettre à la Direction
• Assurer la logistique du site
• Contribuer à la logistique de l'action de formation
• Préparer & organiser matériellement les sessions de validation

Localisation

Fontenay-sous-Bois
Télétravail occasionnel
Tickets restaurant
Remboursement transports à 50%
Accès au CSE

Type de contrat

CDI
Contrat travail
Durée du travail 35H/semaine
Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Annuel de 22000.0 Euros à 25000.0 Euros sur 12.0 mois

Profil recherché

• Formation Bac+2 / Bac +3 dans le domaine de la formation, de l'assistantat ou des ressources humaines.
• Une première expérience de deux ans sur un poste similaire, idéalement dans le secteur de la formation.

Compétences

• Gestion administrative d'une action de formation
• Connaissance des dispositifs de formation et de financement
• Utilisation des outils de gestion de la formation
• Gérer les dossiers de candidature
• Mise à jour des bases de données
• Gestion des priorités et des urgences
• Respect des procédures et des délais

Vos atouts

• Rigueur et sens de l'organisation
• Sens du service
• Aisance relationnelle
• Réactivité et adaptabilité
• Savoir faire preuve de discrétion

Égalité des chances

À l'INFA, chaque candidature est accueillie avec attention, dans le respect de la diversité et de l'égalité des chances. Nos offres sont ouvertes à toutes et tous.