Assistant / Assistante de gestion administrative

GOLD MULTI-SERVICES; Ducos; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services multiples à Ducos recherche un Assistant / Assistante de gestion administrative. Le poste implique la gestion administrative, l'assistance comptable et le support commercial. Le candidat idéal doit avoir l'esprit d'équipe et pouvoir travailler rigoureusement. Un salaire brut mensuel de 1802 euros est proposé avec un contrat CDI de 35H/semaine.

Qualifications

• Avoir un esprit d'équipe et faire preuve de curiosité.
• Être rigoureux et précis dans le travail.
• Débutant accepté.

Responsabilités

• Gestion administrative : accueil, gestion des courriers et emails.
• Assistance comptable : classement et préparation des pièces comptables.
• Support commercial et coordination : élaboration et suivi des devis.
• Support RH : gestion des dossiers salariés et préparation de paie.

Connaissances

Améliorer des procédures administratives

Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique

Assurer la gestion administrative d'une activité

Assurer la relation client

Assurer le suivi de dossiers administratifs

Assurer le suivi de la comptabilité

Classer des documents

Utiliser les outils numériques

Collaborer avec les équipes

Gérer la communication interne et externe

Description du poste

Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative 972 - DUCOS

Offre n° 200TTHC

Assistant / Assistante de gestion administrative

Responsabilités

• Gestion administrative : accueil physique et téléphonique des partenaires, clients et fournisseurs ; gestion du courrier et des e‑mails ; organisation des rendez‑vous, réunions, déplacements et plannings ; rédaction, mise en forme et transmission de documents professionnels ; mise à jour des dossiers administratifs et des bases internes.
• Assistance comptable : classement et préparation des pièces comptables ; saisie et contrôle des factures clients/fournisseurs ; suivi des règlements et relances clients ; suivi des notes de frais et des opérations bancaires ; préparation des éléments destinés au cabinet comptable.
• Support commercial et coordination : élaboration et suivi des devis, contrats et commandes ; mise à jour des tableaux de bord et indicateurs ; interface avec les clients et prestataires ; assistance au suivi des dossiers ou projets en cours.
• Support RH interne : gestion des dossiers salariés (contrats, absences, congés) ; préparation des variables de paie ; appui au recrutement (annonces, tri de CV, convocations).

Type de contrat CDI. Contrat de travail. Durée du travail 35H/semaine. Travail en journée. Salaire brut mensuel de 1802.0 Euros sur 12 mois.

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Améliorer des procédures administratives
• Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Assurer le suivi de dossiers administratifs
• Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes)
• Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
• Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils de gestion et de la relation client
• Utiliser les outils numériques
• Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail
• Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers
• Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)
• Concevoir un devis ou un projet de contrat
• Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)
• Définir les plannings et congés de ses équipes
• Développer et fidéliser la relation client
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Elaborer une stratégie d'achat, optimiser la procédure d'achat
• Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
• Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts
• Fournir des informations claires et précises par téléphone
• Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
• Gérer la communication interne et externe
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
• Gérer les plannings d'utilisation des équipements
• Gérer les réservations et les itinéraires de voyage
• Gérer un planning
• Maintenir une relation clientèle de qualité
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Négocier des conditions commerciales
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser des réunions internes
• Relayer de l'information
• Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)

Savoir‑être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Installation de machines et équipements mécaniques

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