Assistant / Assistante de formation (H/F)

CAP FORMATION; Mayenne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un organisme de formation reconnu en Pays de la Loire recherche un(e) assistant(e) de formation en contrat à durée déterminée à temps partiel. Les responsabilités incluent la gestion du standard téléphonique, l'accueil des stagiaires et des partenaires, ainsi que des tâches administratives variées. Le candidat idéal doit avoir un Bac à Bac+2 en secrétariat ou gestion, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques. Ce poste est proposé pour 28 heures par semaine avec de nombreux avantages, comme un téléphone mobile et des titres restaurant.

Prestations

Téléphone mobile

Ordinateur portable

Titres restaurant

Complémentaire santé

Qualifications

• Bac – Bac+2 en secrétariat, assistanat gestion ou équivalent.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Aisance téléphonique et capacité rédactionnelle.
• Organisation et rigueur dans le traitement des documents.

Responsabilités

• Gestion du standard téléphonique et accueil des visiteurs.
• Préparation des documents pédagogiques et gestion des dossiers.
• Participation à l'organisation logistique d'événements.

Connaissances

Aisance téléphonique

Organisation

Rigueur

Capacité rédactionnelle

Formation

Bac – Bac+2 en secrétariat ou gestion

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Offre n° 201KGSZ - Assistant / Assistante de formation (H/F)

Cap Formation est un organisme de formation et CFA reconnu pour son engagement social et territorial. Il développe des parcours qualifiants et professionnalisants destinés à un public varié. Au sein d’une équipe engagée, vous contribuerez à faire vivre nos dispositifs en assurant une fonction pivot d’accueil et de gestion administrative.

Vous intégrerez notre équipe en tant qu’assistant(e) de formation. Vous serez en charge de la gestion du standard téléphonique et de l’accueil physique des stagiaires, formateurs et partenaires. Vous prendrez également en charge des missions administratives liées à la gestion des formations, avec pour objectif de devenir pleinement autonome sur les activités supports du centre.

Missions principales :

• Accueil des visiteurs, stagiaires, partenaires et prestataires : courtoisie, efficacité et gestion du standard téléphonique (filtration, réorientation). Assurer la réception, l’enregistrement et la diffusion du courrier et des livraisons. Maintenir un espace d’accueil ordonné et informatif.
• Appui aux activités administratives : préparation des documents pédagogiques (convocations, feuilles d’émargement, attestations, livrets d’accueil), gestion des dossiers administratifs des stagiaires (saisie, archivage, suivi des pièces manquantes), participation à la gestion des plannings de formation et à la réservation de salles, saisie de données avec outils numériques (Excel, bases internes et externes, systèmes d’information).
• Soutien aux missions de gestion : préparation des éléments facturation, relances en lien avec le service comptabilité (paiements OPCO, entreprises, autres financeurs), rédaction de courriers administratifs et mise en forme de documents internes, participation à l’organisation logistique d’événements ponctuels (réunions, jurys, job dating), production de tableaux de suivi, synthèses et supports de reporting, appui sur des projets spécifiques ou des campagnes administratives.

Ce poste est proposé à temps partiel (28 heures hebdomadaires).

Compétences et qualités attendues :

• Bac – Bac+2 en secrétariat, assistanat gestion, techniques administratives ou équivalent.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Aisance téléphonique, capacité rédactionnelle.
• Organisation, gestion des priorités, rigueur dans le traitement des documents.
• Service, écoute, diplomatie, réactivité, calme, gestion du stress.
• Esprit d’équipe, autonomie et appétence pour le secteur de la formation. Débutant(e) accepté(e) si forte motivation, organisation et volonté d’apprentissage.

Type de contrat : CDD – 3 mois. Contrat de travail : Temps partiel – 28 h/semaine. Durée du travail : Travail en journée. Déplacements : Ponctuels.

Salaire :

• Salaire brut mensuel : 2133,60 € (sur 12 mois).
• Avantages : téléphone mobile, ordinateur portable, titres restaurant / prime de panier, complémentaire santé.
• Le salaire mentionné correspond à un équivalent temps plein.