Assistant / Assistante de direction (H/F)

HOPITAL DE BICETRE; Le Kremlin-Bicêtre; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un établissement hospitalier en Île-de-France recherche un Assistant de direction pour gérer le secrétariat et le planning des directeurs. Vous serez en charge de l'organisation des réunions et d'autres activités d'assistance. Une formation en secrétariat est requise ainsi qu'une expérience d'au moins 2 ans. Salaire brut de 2249,37 Euros par mois.

Qualifications

• Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation).
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat des deux directions.
• Gestion du planning des directeurs et de leurs adjoints.
• Organisation et pilotage administratif des réunions.

Connaissances

Excellente orthographe

Très bonnes qualités relationnelles

Rigueur

Capacité à anticiper

Curiosité d'esprit

Formation

BTS Assistant Manager ou équivalent

Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction

Outils

Microsoft Office

Logiciel Gestime

Logiciel SAP

Application Doodle

Description du poste

Offre n° 199DKRQ
Assistant / Assistante de direction (H/F)

Vos missions

• Assurer le secrétariat des deux directions
• Gestion du planning des directeurs et de leurs adjoints
• Organisation et pilotage administratif des réunions
• Mise en forme des courriers ou des rapports, maîtrise du publipostage sur Microsoft Office
• Etroite collaboration avec l'ensemble des équipes des 7 sites de la DOP
• Accueil téléphonique et physique
• Autres activités d'assistance aux directeurs sur les dossiers
• Reporting aux directeurs

Missions spécifiques mécénat

• Suivi et gestion des conventions et formulaires de dons
• Envoi des reçus fiscaux et CERFA
• Contacts téléphoniques avec les donateurs, les services et les partenaires
• Soutien à la politique de reconnaissance
• Coordination des réunions et comités mécénat
• Coordination trimestrielle du renouvellement des posters et flyers mécénat sur les 7 sites

Missions spécifiques DOP

• Rédaction des comptes-rendus des réunions DOP bimensuelles
• Préparation et suivi des CTI (Documentation interne)

Missions RH

• Organiser l'accueil des nouveaux arrivants de la DOP et de la DRIM
• Gérer les formations des 2 directions et les déplacements des cadres des deux directions
• Saisie des congés dans Gestime des directeurs et de l'encadrement

Missions logistiques

• Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d'interventions auprès du magasin hôtelier, veiller à la tenue des locaux communs
• Demande, et suivi, des interventions auprès des services informatiques et auprès des services techniques
• Aide ponctuelle à l'équipe du mécénat

Profil

• Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation)
• BTS Assistant Manager ou équivalent
• Excellente orthographe
• Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP
• Très bonnes qualités relationnelles
• Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative, autonomie
• Sense de l'organisation, rigueur et efficacité
• Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d'esprit
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Maise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels
• Application Doodle pour l'organisation des réunions et de Teams
• Logiciel Gestime (gérer les absences des collaborateurs des deux directions)
• Logiciel SAP pour effectuer les commandes

Postuler

Postuler via le lien suivant: https://recrutement.aphp.fr/jobs/job-redirect?extId=2025-18127&source=exchange&idOrigine=502

Type de contrat: CDD - 6 Mois
Durée du travail: 37H30/semaine
Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2249.37 Euros sur 12 mois
• Primes

Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction Cette formation est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Activités hospitalières

Employeur

5000 à 9999 salariés

- Direction des opérations et de la performance (DOP)- Direction de la Recherche, de l'Innovation et du Mécénat (DRIM) La Direction des opérations et de la performance définit et conduit la politique de transformation et de modernisation des organisations du Groupe hospitalier. Ses axes majeurs d'intervention sont l'organisation du parcours patient, la transformation numérique et la Coordination des secrétariats médicaux.

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