Assistant/Assistante de direction - H/F

Inserm France; Bron; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de recherche recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir la déléguée régionale. Le candidat idéal sera responsable de la gestion de l’agenda, de la coordination des communications et de la gestion budgétaire. Excellentes compétences organisationnelles et maîtrise de l'anglais requises. Ce rôle demande proactivité, réactivité ainsi qu'une capacité à travailler en équipe dans un environnement dynamique en Auvergne-Rhône-Alpes.

Qualifications

• Maîtriser ou acquérir des compétences en Sifac+ et Notilus.
• Connaissances en gestion budgétaire et comptable publique.
• Connaissance de l'environnement académique et de la recherche publique.
• Capacité à gérer des situations sensibles avec réactivité.
• Savoir communiquer sur divers supports.

Responsabilités

• Organiser l’agenda de la déléguée régionale.
• Participer à la gestion du budget de fonctionnement.
• Garantir la transmission d’informations.
• Préparer et assister aux réunions.
• Suivre les bases de données stratégiques.

Connaissances

Maîtrise de l’anglais

Autonomie

Sens de l’organisation

Force de proposition

Excellente maîtrise des outils bureautiques

Esprit d’équipe

Outils

Pack Office

Teams

Sifac+

Notilus

Canva

Description du poste

Description

Placé(e) sous l’autorité de la Déléguée régionale et en lien avec l’Adjointe à la Déléguée, la personne recrutée aura un rôle de première interface pour les interlocuteurs de la délégation régionale. Elle aura pour missions principales : de prendre en charge le secrétariat de direction d’une part et la gestion des crédits de la Délégation d’autre part. Elle aura pour atouts une capacité à trouver des solutions, à créer du lien et à être facilitateur à divers niveaux.

Assistanat de direction

• Organiser l’agenda de la déléguée régionale et entretenir le répertoire de ses contacts.
• Traiter, filtrer, orienter les courriels, appels, demandes de rendez-vous.
• Préparer, organiser, assister si besoin aux réunions de la Déléguée Régionale en préparant et diffusant les documents nécessaires en amont et en aval.
• Organiser les déplacements de la déléguée régionale (réservation, engagement des frais, validation des missions).
• Superviser les missions de l’accueil de la Délégation régionale et en gérer les accès.
• Organiser les différents réseaux de référents et en assurer la coordination administrative auprès des services du siège et des partenaires de mixité.

Gestion administrative

• Réaliser, actualiser et suivre des bases de données et dossiers stratégiques des unités de recherche.
• Apporter un savoir-faire opérationnel pour l’établissement et la réactualisation régulière des tableaux de bords, historiques, données diverses, fiches de procédures utiles à l’ensemble des services et en assurer l’exécution et le suivi concernant le volet Direction.

Coordination et communication

• Mettre en place un calendrier de rencontres des services internes et en assurer la coordination.
• Garantir la transmission des informations entre les services internes, les unités de recherche et les partenaires externes.
• Participer aux actions de soutien à la qualité de vie au travail.
• Appuyer le référent RSE dans ses missions.
• Proposer et organiser les événements de la Délégation en lien avec les services concernés.

Gestion budgétaire

• Participer au montage du budget de fonctionnement de la délégation et en assurer le suivi (≈ 250 K€ / an).
• Prendre en charge l’ensemble des opérations d’engagement de la Délégation.
• Gérer l’ensemble des missions des agents de la DR, des invités et chercheurs isolés en lien avec le service financier.

Profil recherché

• Maîtrise ou aptitude à acquérir Sifac+, Notilus.
• Connaissances en gestion budgétaire et comptable publique.
• Connaissance sur l’environnement académique et de la recherche publique.
• Maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit niveau B+ du cadre européen.
• Savoir rédiger, organiser, rendre compte.
• Être force de proposition sur les outils de pilotage et de reporting.
• Capacité à identifier les situations sensibles et en alerter sa hiérarchie.
• Travailler en transversalité sur des projets dans un contexte de mixité.
• Capacité à communiquer sur tous types de supports et à maîtriser les canaux de communication y compris digitaux.
• Connaissances en gestion financière et règlementation de la comptabilité publique souhaitées.
• Autonomie, sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Teams, Canva…).
• Discrétion professionnelle et confidentialité.
• Réactivité, adaptabilité et capacité à gérer les pics d’activité.
• Esprit d’équipe, sens du service et aisance relationnelle.