Assistant - Assistante de Direction H/F

A.F.S. Alpes Froid Services; Aix-les-Bains; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle prise en charge à 100%

Prime d'été 500 € bruts

Prime de Noël 500 € bruts

Job summary

Alpes Froid Services, située à Aix-les-Bains, recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le secrétariat et le soutien de la direction dans un contexte industriel et tertiaire.

Vous gérerez la réception, le tri et la diffusion des informations, les appels et la tenue des dossiers, avec une attention particulière à la confidentialité et à l’efficacité.

Qualifications

• Expérience d’au moins 1 an en secrétariat et gestion administrative.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des bases de données.
• Rigueur, organisation et bonne communication.

Responsibilities

• Réceptionner, trier et diffuser l’information (courrier, messagerie, téléphone, internet).
• Rédiger et diffuser des documents internes et préparer les éléments de réponse.
• Planifier les réunions, organiser les déplacements et assurer le suivi des dossiers.
• Gérer les factures et le reporting comptable; aider au recrutement et à la paie en fonction des besoins.

Skills

Planification des tâches

Gestion des priorités

Education

Employé qualifié

Job description

Localisation

L'entreprise Alpes Froid Services, située à Aix-les-Bains, est spécialisée dans l'installation, le dépannage et la location de matériels frigorifiques.

Responsabilités

• Réceptionner, trier, diffuser l'information (traitement courrier, messagerie, téléphone, internet, intranet.)
• Effectue les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance,filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie, Classe et archive les documents de la direction
• Concevoir et mettre en forme les documents types au sein de l'entreprise les soumets à validation du directeur et les diffuse
• Assurer le suivi et la mise à jour des documents de l'entreprise
• Assure la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services, diffuse des notes de service: rédige les notes de services internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature du directeur, les reproduit et les diffuse.
• Veille à la bonne application des décisions prises par la direction
• Aide au recrutement, participe aux entretiens ou tri des cv en amont
• Planifier les réunions avec la direction et l'ensemble des collaborateurs
• Dans certains cas, préparer et organiser les différentes réunions: convocations, préparationdes dossiers préalables
• Réalise et / ou centralise les comptes rendus de réunions.
• Assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail.
• Planifie les interventions des techniciens
• Organise les déplacements, séminaires.
• Elle peut se charger des achats de fournitures et du fonctionnement courant du bureau.
• Contacts avec les interlocuteurs principaux : prend en charge l'organisation matérielle desdiverses relations qu'entretient la direction avec les services internes et organismes externes :les clients, les fournisseurs...
• Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures du service
• Elle peut se voir confier des responsabilités plus importantes: suivre des dossiers dans le temps, établir et gérer des budgets, préparer et traiter des documents comptables.
• Réunir les éléments nécessaires à l'établissement des fiches de paie des salariés
• Vérifier et saisir les factures
• Saisir les règlements fournisseurs
• Relance téléphonique factures impayées client
• Gestion des tableaux de bord comptables et techniques de suivi des contrats et prestations
• Elle peut se voir confier des responsabilités plus importantes: suivre des dossiers dans le temps, établir et gérer des budgets, préparer et traiter des documents comptables.
• Organise et réalise son travail en référence aux procédures définies, en tenant compted'instructions ponctuelles données par le directeur.
• Assure la permanence du service de direction en l'absence du directeur afin de préparer etd'alléger au maximum le travail de celui-ci
• A accès aux informations parfois confidentielles. Peut fournir des réponses directement, àpartir des éléments dont elle a connaissance.
• Assure une partie de la gestion comptable du service.

Conditions de travail

• Poste du lundi au vendredi
• 25 congés payés + 8 jours supplémentaires
• Mutuelle prise en charge à 100% par l'entreprise
• Prime d'été 500 euros bruts. Prime de Noël 500 euros bruts

Expérience et compétences

• Experience: 1 An(s)
• Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités
• Permis: B - Véhicule léger souhaité
• Qualification: Employé qualifié
• Secteur d'activité: Travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation