Assistant / Assistante administratif en organisme de formation (H/F)

France Travail; Sauve; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un organisme de formation à Sauve recherche un Assistant administratif pour gérer quotidiennement les activités. Vous serez responsable de la gestion administrative avec Digiforma et de l'accueil des stagiaires. Un Bac+2 en secrétariat et 5 ans d'expérience sont requis. Le contrat est un CDD de 1 mois à temps partiel (28 heures par semaine) offrant un salaire brut de 1450 Euros mensuels.

Qualifications

• Expérience de 5 ans en secrétariat ou assistanat de formation requise.
• Formation Bac+2 en secrétariat ou assistanat de formation indispensable.

Responsabilités

• Assurer la gestion quotidienne de l'organisme de formation.
• Gérer l'administration avec le logiciel Digiforma.
• Accueillir et renseigner les stagiaires sur site.

Connaissances

Gestion administrative

Relation client

Utilisation des outils numériques

Organisation du travail

Rédaction de comptes rendus

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

Offre n° 200VSSJ
Assistant / Assistante administratif en organisme de formation (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement maladie d'un mois renouvelable en fonction de la durée d'absence du salarié:Une expérience en centre de formation et sur digiforma sera appréciéeMissions:Gestion de l'organisme de formation au quotidien : assurer le bon déroulement de l'activité de l'OF de la commercialisation à l'évaluation des actions de formation.a. Préparer la commercialisation des actions de formationa) Promouvoir les actionsb) Informer et renseigner les publicsc) Produire les devis demandés (édition des devis par le service comptable)d) Accompagner les prospects dans la concrétisation de leur inscriptionb. Assurer la gestion administrative a) Administrer l'activité avec le logiciel « Digiforma » : saisie des programmes de formation, des dates et coûts des sessions, des inscriptions, des attestations (.)évaluationsc. Mettre en oeuvre la dimension logistiquea) Vérifier la disponibilité de la salle de formation et la fonctionnalité des outilsb) Vérifier la propreté des locaux et des abords,c) Vérifier la conformité des supports pédagogiques (réaliser au besoin les impressions)d) Réserver les repas du midi pour les apprenants intéressés par ce service annexee) Réserver repas et hébergement pour les intervenantsf) Vérifier le bon approvisionnement de la salle de formation et des communsd. Accueillir les publicsa) Accueillir et renseigner les stagiaires sur site processb) Accueillir les intervenants, les accompagner dans la réalisation de leur missionc) Anticiper et organiser les astreintese. Assurer l'après formationa) Produire, distribuer et adresser les documents contractuels post-formation1b) Traiter les questionnaires de satisfaction à chaud et à froid (6 mois)c) Produire une synthèse de l'évaluation de la formation et la communiquer à la directiond) Proposer des actions d'amélioratione) Renseigner les indicateurs de suivi de gestionAssurer le travail de suivi et d'évaluation quantitative et qualitative (démarche qualité)

Type de contrat CDD - 1 Mois
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 28H/semaineTravail en journée
Conditions de travail En contact avec du public
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1450.00 Euros sur 12 mois

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 5 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat formation Cette formation est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Classer des documents
• Développer et fidéliser la relation client
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
• Maintenir une relation clientèle de qualité
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Promouvoir une culture d'amélioration continue
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes