Assistant agence (H/F)

France Travail; Villeurbanne; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

France Travail recherche un agent administratif pour assister le responsable financier et le directeur d’activité au sein du service administratif et comptable.

Après une formation interne, les missions couvrent l’accueil, la gestion du courrier, les services généraux, les réservations, la logistique et le suivi des visites médicales et habilitations du personnel.

Qualifications

• Débutant accepté
• Intérêt pour les activités administratives et comptables

Responsabilités

• Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier et archivage.
• Gestion des commandes, fournitures de bureau et matériel informatique.
• Organisation des réservations (véhicules, déplacements, repas, réunions, formations).
• Diffusion des notes de service et affichages sécurité (1/4h sécurité).
• Suivi des visites médicales et habilitations du personnel.
• Suivi administratif des affaires et des chantiers (PV, DGD).

Description du poste

Vos missions : Rattaché(e) directement au Responsable Financier d'Agence et en étroite collaboration avec le Directeur d'activité, vous rejoignez le service administratif et comptable. Vous participez activement à la vie de l'agence et au suivi administratif des affaires/chantiers.Après une formation interne à nos procédures et outils de gestion, vos missions principales s'articuleront autour de 3 axes :- Support Général & Vie de l'AgenceAccueil & Secrétariat : Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier (réception, numérisation, affichage, classement, archivage).Services Généraux : Gestion des commandes, des fournitures de bureau et du matériel informatique.Logistique : Organisation des réservations (véhicules, déplacements, repas, réunions, formations).Communication interne & Sécurité : Diffusion des notes de service, tenue à jour des affichages obligatoires et des supports sécurité (1/4h sécurité), conception de supports de communication locaux (plaquettes, présentations, kakémonos).Ressources Humaines (Suivi de proximité) : Gestion des visites médicales et suivi des habilitations du personnel.Commercial : Participation à la veille commerciale, préparation et dépôt des dossiers de candidature et des offres (réponses aux appels d'offres).- Administration des Affaires & ChantiersSuivi des offres : Ouverture et suivi administratif des affaires (marchés publics).Suivi opérationnel : Contrôle des pointages du personnel et suivi administratif de la clôture des chantiers (PV, DGD).Sous-traitance : Contrôle, gestion et transmission des contrats de sous-traitance.- Démarche QualitéMise à jour des tableaux de bord et indicateurs de suivi internes.Contribution à la tenue à jour des documents du Système de Management de la Qualité (SMQ).(Cette liste de missions n'est pas exhaustive et pourra évoluer selon l'activité de l'agence).

Type de contrat Intérim - 1 Mois
Contrat travail

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Activités des agences de placement de main-d'œuvre