Assistant administrative au sein du Pôle Environnement (H/F)

COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DU PAYS DE GE; Gex; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une communauté d'agglomération en Auvergne-Rhône-Alpes cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le pôle environnement. Le poste inclut des responsabilités variées en gestion administrative et comptable, avec un salaire entre 2200 et 2400 euros brut par mois. Ce CDD de 36 mois est un temps plein de 35 heures par semaine.

Prestations

Titres restaurant

Prime de panier

Complémentaire santé

Qualifications

• Deux ans d'expérience en gestion administrative sont indispensables.
• Compétences en gestion et organisation des tâches administratives.
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec les autres services.

Responsabilités

• Assister le pilotage administratif et comptable du pôle environnement.
• Organiser et réaliser les tâches administratives et comptables nécessaires.
• Elaborer des rapports type bilan d'activité et bilan comptable.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Archiver des dossiers et documents de référence

Classer des documents

Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Utiliser les outils numériques

Description du poste

Offre n° 197ZFPN - Assistant administratif au sein du Pôle Environnement (H/F)

Collaborateur direct de la directrice du pôle environnement et de la responsable du service Grand cycle de l'eau et biodiversité (GCEB), l'assistant(e) administratif(ve) contribuera dans le cadre des tâches confiées à un fonctionnement fluide et efficace du pôle environnement et du service GCEB pour la réalisation des projets, par les missions principales suivantes :

• Assistance au pilotage administratif et comptable du pôle environnement et du service GCEB
• Organisation et réalisation des tâches administratives et comptables nécessaires au fonctionnement du pôle et du service GCEB

Un travail collaboratif est attendu avec l'assistante des autres services constituant le pôle environnement, à savoir « Eaux pluviales » (EP) et « Agriculture-Climat-Energie » (ACE), qu'il/elle devra être en capacité d'assister ou de remplacer au besoin.

Mission

Selon la répartition approximative du temps de travail :

• direction du pôle environnement (40%) et GCEB (60%).

• Assistance au pilotage administratif et comptable du pôle et du service GCEB
• Animer et coordonner l'ensemble des tâches administratives et comptables du pôle et du service GCEB
• Mettre en place et optimiser les outils de gestion (tableaux de bord, procédures d'exécution, notes d'information, ...)
• Assurer le suivi du budget des services et veiller au respect des procédures d'exécution des dépenses
• Réaliser des points de situations réguliers auprès du directeur de pôle et lors des réunions d'équipe
• Élaborer les rapports type bilan d'activité, bilan comptable
• Assister la directrice de pôle et la responsable du service GCEB dans l'organisation et le suivi des instances (commission environnement, comité de rivières, comités de pilotage, ...) et rédiger puis transmettre les comptes-rendus
• Mettre à jour l'agenda de la Vice-Présidente et l'informer des délibérations du pôle
• Suivre l'agenda et seconder dans leurs activités, la directrice de pôle et la responsable du service GCEB
• Organisation et réalisation des tâches administratives et comptables du pôle et du service GCEB

• Tâches administratives principales :
• Accueil physique et téléphonique, réponse aux demandes courantes des interlocuteurs
• Rédiger et assurer le suivi des courriers, conventions, délibérations, décisions, comptes-rendus, rapports administratifs et comptables
• Assister en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, de classement et de suivi de dossiers
• Réaliser des travaux de relecture et de mise en forme des documents
• Organiser au niveau administratif et logistique les réunions et les évènements
• Participer à la bonne gestion des données informatiques à l'échelle du pôle et du service GCEB
• Planifier en lien avec les équipes l'activité du service GCEB et du pôle

• Tâches comptables principales :
• Réaliser les engagements budgétaires et le suivi comptable
• Réaliser et suivre l'exécution financière et administrative des marchés publics
• Constituer et suivre, au niveau administratif, les dossiers de subvention du service GCEB, en collaboration étroite avec la responsable du service

Profil

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Techniques de prise de notes
• Utiliser les outils numériques

Renseignements pratiques

• Type de contrat : CDD - 36 Mois
• Temps plein - 35H/semaine - Travail en journée
• Salaire : Salaire brut mensuel entre 2200 et 2400 euros sur 12 mois
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé
• Déplacements : Ponctuels

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

Employeur

200 à 249 salariés

Située entre la Haute-Chaîne du Jura, le lac Léman et Genève, la communauté d\'agglomération regroupe 27 communes et 100 000 habitants. Avec près de 80 métiers et plus de 180 collaborateurs permanents, c'est une structure en plein développement qui intervient dans : la protection de l\'environnement et des milieux naturels, la gestion et la valorisation des déchets, le développement économique, l\'aménagement de l\'espace, les transports, la santé, le social, l\'enfance et la culture.Mme Brigitte TOURNIER

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