Assistant administratif - SEMPERVIRENS Paysagistes-urbanistes - Paris

lesPaysagistes.com; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée en paysage à Paris recherche un Assistant administratif pour assurer diverses tâches de gestion et de communication. Le candidat doit avoir au moins 2 ans d'expérience, une excellente maîtrise du pack Office et d'autres compétences administratives. La maîtrise de l'anglais est un plus. Le poste est en CDD pour une durée d'un an.

Qualifications

• Parfaite maîtrise du pack Office.
• Bonnes connaissances d’InDesign et des systèmes de visioconférence.
• Pratique de l’anglais serait un plus.

Responsabilités

• Assurer accueil et secrétariat.
• Gestion des appels d’offres et candidatures.
• Suivi administratif et financier des marchés.
• Gestion comptable et facturation.
• Mise à jour des documents de communication.

Connaissances

Sens du détail

Ouvert(e) à la communication

Excellente expression écrite

Rigueur

Formation

Minimum 2 années d'expérience en assistanat

Outils

Pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point)

InDesign

Description du poste

Assistant administratif - SEMPERVIRENS Paysagistes-urbanistes - Paris

Entreprise : SEMPERVIRENS
Localisation du poste : 75006 Paris
Type de contrat : Freelance, CDD, CDI ou stagiaire

Offre d'emploi

Mi-temps - Fiche de poste : Assistant(e) administratif(ve), gestion, communication polyvalent(e)

Responsabilités

1. 1. Assurer accueil et secrétariat
   • Accueil physique et téléphonique (filtrer les appels téléphoniques), orientation, etc.
   • Envoi et réception de courrier, colis
   • Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
   • Gestion des fournitures de bureau
   • Organisation de réunions et/ou séminaires (sortie annuelle, autres événements internes)
   • Interface avec les clients, fournisseurs, salariés et autres
   • Classement et archivage des documents
   • Suivi et classement de plusieurs boîtes mails
   • Suivi et mise à jour du planning de l’agence
   • Gestion des agendas et organisation des déplacements
   • Suivi et mise à jour de la base de contacts
   • Rédaction et mise en forme des courriers, notes et compte rendu de réunion
2. 2. Gestion des appels d’offres/candidatures
   • Veille, recherche et sélection des appels à candidatures/offres
   • Recherche et constitution des équipes
   • Elaboration des dossiers de réponse en collaboration avec l’équipe (note de présentation, méthodologie, organigramme, références, …)
   • Relecture et corrections des supports écrits (notice, proposition, etc.)
   • Mises à jour des documents administratifs
   • Dépôt dématérialisé des dossiers
   • Suivi et relance
3. 3. Gestion administrative
   • Suivi administratif et financier des marchés de maîtrise d’œuvre (contrats, honoraires, avenants, situation, …)
   • Gestion du personnel : transmission des informations au comptable (contrats de travail, bulletins de salaire, congés, visites médicales, notes de frais, candidatures spontanées, demandes de stage)
   • Gestion de tous les dossiers administratifs (URSSAF, assurances, etc.) avec le cabinet comptable
   • Veille au bon fonctionnement des équipements et à l’état des stocks
   • Suivi des contrats fournisseurs
   • Réalisation de la déclaration d’activités annuelles auprès de l’assureur
4. 4. Gestion comptable
   • Facturation (notamment sur CHORUS PRO), suivi des paiements et relances
   • Relation et assistance au cabinet de comptabilité
   • Suivi analytique par affaire (heures, frais, déplacements, …)
   • Vérification et suivi des factures fournisseurs
   • Vérification et suivi des factures partenaires (marchés publics)
5. 5. Communication
   • Suivi et mise à jour des documents de communication de l’agence (présentation, book, tableau de références, …)

Profil

• Sens du détail
• Ouvert(e) à la communication et aux échanges
• Excellente expression et aisance rédactionnelle
• Discrétion et confidentialité
• Rigueur et organisation
• Ponctualité
• Intérêt marqué pour le milieu du paysage et de l’environnement

Niveau d'expérience : minimum 2 années et plus dans la fonction d’assistanat

Logiciels : Parfaite maîtrise du pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point), bonnes connaissances d’InDesign et des systèmes de visioconférence

Langues : la pratique de l’anglais serait un plus

Durée du contrat : 1 an

Date de début prévue : fin octobre

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Salaire : À définir selon expérience

Postuler : Envoyer CV et lettre de motivation