Assistant administratif Plateforme de Simulation (H/F)

UNIVERSITE PARIS CITE; Paris; Sur place; EUR 24 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de recherche en Nouvelle-Aquitaine recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour sa plateforme de simulation. Le poste implique la gestion financière et logistique, le suivi administratif et des compétences en communication et organisation. Expérience de 2 ans et maîtrise des outils bureautiques sont exigées. Type de contrat : CDD de 12 mois, avec un salaire brut annuel entre 24,000 et 28,000 Euros.

Prestations

CSE

Qualifications

• Expérience administrative de 2 ans requise.
• Compétences en gestion financière et logistique.
• Connaissances générales en finances publiques nécessaire.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif et logistique de la plateforme.
• Gérer les plannings et l'agenda.
• Contrôler l'application des règles de sécurité.

Connaissances

Gestion administrative du courrier

Capacités rédactionnelles

Sens de l'organisation et de la rigueur

Maîtrise des outils bureautiques

Description du poste

Offre n° 199DRMG

Assistant administratif Plateforme de Simulation (H/F) – REF 17306

RÉSUMÉ DU POSTE
En tant qu'assistant(e) de la plateforme de simulation, l'agent devra assurer la gestion financière et logistique de la plateforme en collaboration avec les responsables de disciplines et les agents de simulation. En tant qu'assistant administratif pour la plateforme de simulation H/F, l'agent doit assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique d'un service, d'une unité ou de projets et/ou réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures del'établissement.

Descriptif des activités

Sous l'autorité du coordonnateur de la plateforme, l'assistant(e) de la plateforme devra :

• Assurer le suivi administratif, financier, logistique et technique de la plateforme
• Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure
• Gérer les agenda(s) et plannings ; contrôler les échéances
• Mettre en oeuvre des procédures de gestion
• Organiser et alimenter les bases de données
• Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues
• Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
• Organiser le classement d'un fond documentaire et procéder à l'archivage des pièces administratives
• Participer à l'organisation des activités de la plateforme
• Participer au pilotage de la plateforme et établir des indicateurs
• Assurer la gestion du prêt du matériel (articulateur, caisses, fraisiers, ...)
• S'assurer de l'application des contrats et les conventions signés dans le cadre des partenariats
• Contrôler l'application des règles de sécurité au sein de la plateforme
• Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la plateforme de simulation
• Contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité dans la plateforme de simulation
• Conjointement avec le service financier : contrôler la répartition et l'exécution du budget de la plateforme de simulation
• Faire le suivi et l'analyse des dépenses d'investissement et de fonctionnement de la plateforme de simulation
• Avec le coordinateur de la plateforme de simulation, rédiger le dossier de consultation des entreprises/fournisseurs (cahier des charges techniques pour la création de marchés publics) en fonction des besoins exprimés par les disciplines et élaborer une grille d'analyse des offres

La présence fiche de poste présente un caractère évolutif en fonction des décisions de structuration de l'UFR, de la Faculté de Santé et du projet d'administration de l'établissement.

Connaissances et savoir-faire

Connaissances - Connaissance de l'environnement ESR, de l'organisation et du fonctionnement de l'université
- Connaissances budgétaires générales, finances publiques et techniques d'achat
- Culture internet
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents, notamment la conception de tableaux de bord
- Techniques de communication
- Langue anglaise : A1 à A2

Savoir-faire - Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en oeuvre des procédures et des règles
• Maîtrise des outils bureautiques et des applications métiers
• Capacités rédactionnelles
• Sens de l'organisation et de la rigueur
• Pilotage et conduite de dossiers
• Compétences dans la réalisation de synthèses, rapports ou des documents techniques
• Animation de réseau
• Veille métiers
• Mettre en oeuvre une démarche qualité
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer

Type de contrat : CDD - 12 Mois
Durée du travail : 37H30/semaine
Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Annuel de 24000.0 Euros à 28000.0 Euros sur 12 mois
• CSE

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) – Cette expérience est indispensable

Compétences

• Gestion administrative du courrier
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

5000 à 9999 salariés

D'autres offres peuvent vous intéresser :