Assistant Administratif H / F

Département des Yvelines; Plaisir; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique régionale recherche un Assistant Administratif (H/F) pour gérer des demandes et assurer l'accueil du public. Le candidat idéal doit avoir un niveau CAP ou BEP, des compétences en gestion et en relationnel, et une bonne maîtrise des outils informatiques. Ce poste promet un environnement de travail riche en initiatives et un équilibre de vie grâce à des avantages sociaux significatifs, notamment 47 jours de congés annuels.

Prestations

47 jours de congés annuels

Accès à des espaces de co-working

Télétravail possible pour certaines fonctions

Qualifications

• Niveau minimum CAP, BEP, voire niveau BAC dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative.
• Aisance à travailler avec divers interlocuteurs et en transversalité.
• Esprit d'initiative et de créativité.

Responsabilités

• Gestion des demandes et traitement de l'information.
• Assurer l'accueil du public en remplacement des chargés d'accueil.
• Préparation et participation aux réunions A.A. du P.A.I.S.

Connaissances

Aisance relationnelle

Capacités rédactionnelles

Gestion des priorités

Maitrise de Pack Office

Sens du travail en équipe

Formation

Niveau CAP ou BEP

Outils

Solis

Description du poste

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines est un acteur social de proximité de premier ordre au bénéfice des personnes âgées, des personnes handicapées, de la famille et de l’enfance.

Les Territoires d’Action Départementale (TAD) sont chargés de déployer sur un territoire donné les politiques sociales du Département. Ils sont le point de contact privilégié entre les Yvelinois et les services sociaux sous compétence départementale.

L’ Assistant Administratif H / F exerce sa mission, sous l’autorité du Chef de Service.

Gestion des demandes transférées par l’accueil au titre du niveau 2 :

• Réception et traitement de l’information
• Pré évaluation
• Appui si nécessaire sur la gestion des prises de rendez-vous des professionnels
• Assurer l’accueil du public en remplacement des chargés d’accueil physique
• Suivi et gestion des dossiers liés à l’accompagnement des personnes :
• Saisie dans SOLIS : rdv CER + CER, aides fi, FSL, BPA,
• Rappel des échéances (CER, DSF, etc.) aux travailleurs sociaux, demande de passage en EP + suivi
• Traitement de la liste active R.S.A.
• Réalisation des instructions administratives simples, aide au remplissage de documents
• Mise en œuvre du suivi administratif des dossiers
• Appui aux démarches administratives permettant l’accès aux droits des personnes
• Réalisation et mise en œuvre des travaux bureautiques, création et suivi des outils spécifiques à l’activité d’accompagnement
• Mise en relation avec les partenaires si nécessaire dans le cadre de l’accompagnement (information sur les situations)
• Classement des courriers, dossiers et activités liés à la gestion de l’accompagnement
• Classement et archivage des documents en tout genre
• Enregistrement de tous les documents sous le I
• Préparation et participation aux réunions A.A. du P.A.I.S.
• Saisie des A.S.L.L. et Axe 3 dans PAPYRUS
• Enregistrement de note dans PAPYRUS
• Préparation et participation à l’E.P.L.A. 2.0
• Prise de note en réunion et réalisation des comptes rendus
• Archivage et mise à jour des logiciels (PAPYRUS, GRC, SOLIS)
• Gestion de la boite structurelle
• Gestion de la boite C.C.A.P.E.X. / Reprise du logement, courrier de R.D.V., tableau SharePoint, D.S.F. + suivi (validation du Chef, envoi à la Préf et au Tribunal)
• Articulation avec les C.P.S. sous forme de temps de travail mensuel

Construction du réseau partenarial

• Participation aux réunions partenariales
• Actualisation de la base de données des partenaires contenus dans la G.R.C.
• Relai d’informations en interne

Chiffres et Statistiques

• Extraction mensuel de l’activité de service (nombre de rdv, P.A., C.E.R….) et B.R.S.A.
• Préparation du Rapport d’Activité Annuel. Renseignements et mise à jour des chiffres recueillis
• Suivi des indicateurs (file active, nbre de BRSA, nbre de PA, nbre de rdv, moyenne de rdv,…) par C.P.S.
• Bilan quantitatif des permanences extérieures
• Extraction de chiffres pour les fiches Canton des communes de PLAISIR, LES CAYES SOUS BOIS, VILLEPREUX

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

Niveau minimum CAP, BEP, voire niveau BAC, dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative.

Savoir-faire

• Aisance relationnelle et qualité de présentation
• Respecte des obligations de confidentialité et de discrétion.
• Sens du travail en équipe
• Capacités rédactionnelles (prise de note, compte rendu, analyse, synthèse)
• Gestion des priorités
• Capacité à rendre compte et alerter
• Qualité de prise d’initiatives, de recherche et de relai de l’information.
• Autonomie et organisation
• Respect des délais imposés par le cadre réglementaire.
• Maîtrise et aisance à la pratique des outils informatiques (Pack Office et logiciels métiers. Idéalement : SOLIS).
• Compréhension des modalités d’intervention et des outils départementaux en matière d’action sociale
• Connaissance générale du cadre législatif et institutionnel de l’action sociale.

Savoir-être

• Capacité à travailler auprès de différents interlocuteurs et en transversalité
• Rigueur et méthodologie
• Dynamisme.
• Esprit d’initiative et de créativité.
• Sens de l’accueil, du contact, de l’écoute.
• Capacité d’adaptation et de prise de recul
• Réactivité et gestion des priorités
• Appétence pour le service public.

AUTRES INFORMATIONS

Poste permanent de catégorie C de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien‑être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.

Et pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée!

La vie au Département des Yvelines

Notre promesse, vous faire vivre une expérience professionnelle :

• Riche de sens parce qu’elle sert l’intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
• Source d’employabilité car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d’intégration complet pour découvrir notre collectivité. Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer et à des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
• Source d’équilibre : vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d’un accès à des espaces de co‑working, du télétravail pour les fonctions compatibles ou encore d’un panel d’aides et de prestations sociales.